如何協助領導做好時間效能管理

文/西部礦業股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

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如何協助領導做好時間效能管理

文/西部礦業股份有限公司錫鐵山分公司 童紅輝

【摘要】本文借助快速交通系統的構建思維模式，提出了協助領導做好時間效能管理的思路，達到有序高效的目的。

【關鍵詞】快速交通；規則；統籌規劃；時間快速通道

在國內一線城市往往設置有快速交通系統，其運行非常高效。快速交通系統的構建思維模式對于做好時間管理有著很好的借鑒意義，下面以廣州市的公交BRT為例進行說明。2010年，廣州市政府為了改善交通狀況迎接亞運會、亞殘會，在原來交通擁擠的路段修建了BRT快速線，交通狀況改善很多。BRT就是為公交專門修建的路線，其它車輛不能進入BRT線路行駛。BRT線路設置在道路的最中間，兼顧了雙向乘車的需要。為了使公眾能夠方便搭乘公交車，BRT站臺修建得比較長，分設了多個乘車點，使乘車變得有序高效。天橋將道路兩側的人行道與站臺相連，既解決了公交車站臺的問題，又解決了行人過馬路的問題，一舉兩得。機動車道、自行車道和人行道，相互分離。構建這樣高效便捷的交通系統的思維模式，對于從事企業行政辦公工作的人員協助領導做好時間效能管理非常具有借鑒意義。

企業的領導們工作非常多，時間非常珍貴，作為企業的行政工作人員，協助領導做好時間效能管理是一項必須具備的基本功。

首先，領導們的時間是容易被打斷的，特別是企業一把手。

當領導在做重要工作時，下屬隨時進來找領導匯報請示工作、簽批報銷都是非常常見的事情。這時領導手頭的重要工作就被迫中斷，等聽完匯報、簽完字后，又要重理思路，導致工作效率低下。如果我們把領導的工作比喻成公路上行駛的汽車，如果這汽車是行駛在沒有天橋、沒有地下通道的公路，這時如果行人不遵守交通規則，不時有人橫穿公路，車輛就不得不放慢速度或是停下來。如何盡量讓領導的時間不被打斷，需要建立像交通系統一樣相應的規則：不能隨意橫穿馬路，只能走人行橫道且綠燈時方可通行。這樣就在允許的時間里集中時間使行人通過，減少隨意打斷。行政工作人員在為領導安排工作日程時，可以這樣來考慮：把需要找領導簽字、匯報工作的時間盡量集中起來。例如公司可以規定領導出差回來后第一天全部用來聽取下屬的匯報請示，辦理員工報銷簽字等事宜，第二天用來召開相關會議，了解公司的一些近況，傳達公司的意圖或進行工作安排、部署。

第二，要協助領導很好地規劃工作日程。如果一個領導總是將自己的時間處于一種沒有規劃的狀態，那只能是被各種沒有規律的事件所充斥。所以企業的行政工作人員應該協助領導對工作日程進行規劃，界定清工作的緊急程度與重要程度，既要將當前緊急而重要的工作做好，還要把重要但不緊急的工作作為日常工作的重點。套用時間管理的721原則，就是要把70%的時間精力處理好緊急的、當前的各項工作；用20%的時間精力處理好重要但不緊急的工作；用10%的時間精力來處理一些其它的工作。如果我們把緊急事件比喻成道路上的障礙物，駕駛員在行駛過程中就會要不斷調整行駛方向、速度。作為一位領導，如果能每天花一定的時間用于重要但不緊急的工作上，重要而緊急的工作就會越來越少，在工作時往往可以從容不迫。此時領導的工作狀態如同行駛在無障礙物的平穩道路上。

交通道路上常有提前提醒的各類標識，駕駛員會根據提示信息做好預判。領導的工作日程中，也會有一些工作日程需要提前溝通，方可在正式處理時從容不迫。特別是對于上級領導、重要客人等關鍵人物來訪，行政工作人員應該提前跟領導溝通，做好相關的準備與日程安排，以免因準備不充分而影響領導的形象與工作效率。

第三，一個公司要提高效率，也需要建立各行其道的時間區域規劃，也就是各部門的時間要統籌規劃，步調一致。如一個公司可以規定，在公司的調度會開完后，下屬部門的會議可以規定在同一時間召開。還有內部檢查工作、業務培訓、安全學習等時間都可以進行統一規定，這樣互相工作不會受到影響。如此可以避免同一個公司內部A部門的人到B部門辦事，結果B部門的人在開會或在培訓的情形。相同的時間規劃有利于同一個公司內部有交叉工作時提高效率。

第四，搭建類似于天橋或地下通道的時間快捷通道，可以進一步幫助領導提高工作效率。在時間管理上，我們可以借助高科技的手段來實現這些功能，也可以通過一些職能部門來完成這些功能。如領導工作非常繁忙，需要向領導匯報請示工作或需要領導簽批的事情又很多，大家排著隊都在等領導，往往浪費了很多的時間。這些時間如果用來工作，是可以創造一定效益的。我們可以將匯報請示事項形成文字材料或寫成提案提交行政工作部門，由行政工作部門整理好之后，送到領導的辦公室，由領導在合適的時間進行處理或批示，這樣既不會隨意打斷領導的工作，匯報請示人員也可以節省很多等候的時間。現在很多企業都已經應用了辦公自動化系統，行政工作人員可以充分利用辦公自動化系統，將日常工作流程化，提高領導的工作效率與企業的運行速度。不管是請示、匯報，還是合同審批、生產計劃、資金計劃、日常報銷等都可以在系統中實現領導批示的功能，這就相當于是架設了一個將領導與下屬工作信息高效溝通的通道。

第五，協助領導減少無效的工作。領導的工作非常繁雜，各種資料、材料也是紛繁復雜。有時領導要找一個重要的資料，卻往往找不到放在哪里了，在找資料上浪費了許

時間效能管理是一門學問，也是一門藝術，更是一種組織能力。秩序創造效益，管理創造效益。以上是本人在工作中經常會運用到的幫助領導提高時間效能的一些方法，與大家一起分享。如何將交通系統構建的思維模式用于時間效能管理，可能還會有很多的創新思維，將在以后的工作中逐步進行探索。