地方院校紙質檔案數字化探討

文/賀州學院綜合檔案室 葉景青

在全球信息化和信息資源共享的趨勢下，社會對數字化檔案的客觀需求日益加強，傳統的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011年頒布的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，把“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理”列入主要目標。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質時代向數字化時代邁進，紙質檔案的數字化作為實現數字檔案館建設的基礎工作就顯得尤為重要。而作為培養人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對地方院校紙質檔案數字化建設進行分析探討尤為必要，只有在對檔案數字化有清楚認識的基礎上，才能更好地解決好紙質檔案的數字化之路，為今后的地方院校數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。

一、地方院校紙質檔案數字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質檔案數字化就是采用現代的科技設備，如掃描儀、數碼相機等對紙質檔案進行掃描和拍攝，加工成圖像或數字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進行識別的數字圖像處理過程。經過數字化處理的檔案可以在計算機上得到很好地保存，需要查尋時方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實行紙質檔案數字化，能使數字檔案資源不斷豐富，學校的各院（系）、各部門以及校友、社會公眾能通過數字化檔案管理系統即時查詢，利用所需要的檔案數據原文（件）信息，避免了紙質檔案利用方式對檔案實體的多次借出或復印所造成的大量時間和人力的浪費，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統的檔案保存方式是紙質檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發黃、發霉、變脆等。而檔案管理由紙質檔案為主轉變為數字檔案為主后，可以通過一定的權限控制直接在網上查閱復制或打印，減少了對庫存紙質檔案查閱和復印次數，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對庫存檔案進行有效管護，確保檔案實體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會地位。在以紙質檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機械的手工勞動，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作者的評價。紙質檔案的全文數字化管理，既是各級檔案管理部門與時俱進，實施國家檔案事業“十二五”規劃的大事，是促進檔案管理信息化、現代化的具體措施，也是適應信息時代發展的需要和現階段檔案工作的亮點工程。地方院校檔案數字化項目完成得好，檔案的價值得到充分發揮，檔案工作對本校的發展及服務地方經濟等發揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會地位。

二、地方院校紙質檔案數字化面臨的問題

（一）缺乏數字化的規范和標準。目前，紙質檔案數字化標準是《紙制檔案數字化技術規范（中華人民共和國行業標準DA/T，31-2005）》。這一規范盡管為紙質檔案數字化工作的開展提供了技術指導和支持，但與紙質檔案數字化工作相配套的管理規范尚未建立完善，如數字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標準規范較少或各系統、各省市自行其是，或標準的內容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設施、技術水平相對落后，還必須同時接受省級、地(市)檔案行政管理部門的領導和管理，在面對某些標準前后不一、上下不一時，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關設備硬件的差異，直接影響著數字化過程中形成的電子數據的規范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設的步伐。

（二）缺乏檔案數字化背景下高校檔案工作復合型人才。

信息化背景下，檔案信息化建設需要既精通檔案業務知識，又掌握現代化、網絡化技術等信息技術的復合型人才。受地方高校現行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊伍整體素質普遍偏低，年齡結構、學歷結構不合理，計算機水平較差，一直以來，習慣并固守于傳統的紙質檔案管理的工作模式。往往是懂計算機、網絡技術的人員不了解檔案業務，精通檔案業務的人員對數字化及網絡技術研究不夠，有的甚至認為檔案數字化是計算機人員的事，對此項工作的重要性及自身的責任和義務沒有較好地把握，服務意識和綜合素質不強。

（三）紙質檔案數字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護檔案的安全，優化工作流程，地方院校檔案部門大多根據實際情況制定相應的檔案安全措施，如紙質檔案的領取、掃描、數字轉換、掛接等環節的保管制度。但由于紙質檔案數量龐大，參與掃描、掛接等諸環節的人員多，加上計算機硬件、數據導入、導出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。

（四）重視不夠，經費投入不足。紙質檔案的數字化要求具備相應的軟件和硬件條件，要人力、物力和財務支撐。如購置計算機、服務器、掃描儀及相關軟件，聘請專業技術人員或直接將數字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經費困難，學校必須將有限的資金投入到關系學校生存發展的教學和科研工作中，對學校檔案工作的經費投入相當有限。

三、地方院校紙質檔案數字化建設思路

（一）提高思想認識，加強硬件投入。首先，面對信息化的時代要求，地方院校的各級部門應當在思想上有明確的認識，應當充分認識到紙質檔案數字化的重要性和必要性。在信息化時代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會越來越高。這樣一來，檔案的社會性質就必然會不斷地得到強化，檔案所涉及到的對象和檔案利用的范圍也會不斷地逐漸擴大。作為培養地方社會經濟發展人才的高校，應當首先充分地認識到檔案數字化建設的重要性，提高思想認識，轉變觀念，發揮高校檔案信息資源在地方經濟發展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認識后，要做好建設規劃。紙質檔案數字化是一項龐大的系統工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學生培養、學科建設、人才培養、校園基礎建設、上級文件等檔案，需要花費大量的人力、物力和財力來進行數字化。這種數字化過程不是一蹴而就的，得對館藏檔案進行調查，要求對檔案的類型、數量、利用情況和保存狀況有一個很好的了解。然后再根據情況做一個統籌計劃，然后進行數字化建設，包括掃描儀、服務器等硬件配套設備的采購，數字化時間進度的安排，專職人員和專項經費的安排等，從實際和長遠的目標保證紙質檔案數字化建設的效果，早日對重要檔案和利用率較高的檔案進行數字化，在保證檔案數字化正常建設的同時，也能滿足檔案館正常功能的運行。

（二）做好培養或人才引進工作。要適應信息時代檔案工作發展的需要，必須有一支素質高、業務精的檔案工作隊伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認識等的影響，往往認為檔案室是一個不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現象，導致檔案工作人員素質不高，業務能力不強，從而影響了地方院校檔案部門所發揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進檔案專業的人才以外，更應當考慮挖掘現有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓班、研討學習、考察學習、脫產進修學習等多種形式，使他們的業務知識、能力和技術得到不斷地更新，促使整個部門的業務素質也得到提高，為紙質檔案數字化建設工作順利進行創造條件。

（三）做好檔案數字化全過程的管理，保證數據安全。地方院校在紙質檔案數字化過程中，應當嚴格管理，保證數據安全。首先是檔案部門工作人員應按照上級部門制定的統一技術標準和規范，保證在操作過程中能有章可循，同時以利于實現成果共享。掃描時參數的設置不能隨意而行，在確保圖像完整清晰的前提下，保證原件的本來面貌。同時也要考慮到存儲的方便，做到存儲空間占用量的適中，做好優化設置。其次是對掃描后的文件要全程檢查，以確保質量。掃描前要對檔案原件的完整性、順序性進行檢查，對影響掃描質量的原件進行修整處理后再進行掃描。原件掃描后應當對其文字數據的質量和圖像質量進行檢查，對不清晰的進行重新掃描。最后是對原件和掃描文件進行妥善保管，確保安全。紙質檔案在數字化過程中，從檔案庫房分批大量取出，對裝訂的檔案有時需要拆開掃描，然后再重新裝訂，因此在掃描后要做好原件保管工作，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。對掃描后得到的電子文件，要及時進行備份，以防止因電腦突發故障而丟失。

（四）開展專門研究，解決檔案數字化建設中的難題。紙質檔案數字化是信息時代對檔案工作所要求的一項新內容。在實施的過程中，新情況和新問題隨時會出現，因在數字化過程中涉及網絡科學和信息技術，如果不進行專項研究和學習，往往會遇到檔案信息安全、保密等關鍵技術問題；業務形態與現有技術手段相抵觸的問題；數字化檔案信息知識產權等問題。如果在檔案數字化建設過程中出現的問題不進行研究處理，對我們檔案數字化工作的順利進行會產生障礙。因此，我們一邊在進行紙質檔案數字化時，一邊得對出現的問題進行研究，及時解決工作中出現的技術性問題，使地方院校的檔案事業不斷地得到發展。

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