淺談項目檔案的文件級管理

文/廣州市番禺區(qū)中心醫(yī)院 陳偉光

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淺談項目檔案的文件級管理

文/廣州市番禺區(qū)中心醫(yī)院 陳偉光

【摘要】針對第二批黨的群眾路線教育實踐活動項目文書檔案的整理，本文從檔案管理長遠發(fā)展考慮，對比文件級管理和案卷管理的優(yōu)缺點，思考地區(qū)檔案整合問題，提出以文件級管理項目檔案的思考，并初步探討平衡兩種方法優(yōu)點的辦法。

【關(guān)鍵詞】實踐活動；項目文書檔案；文件級管理工作

2014年10月，第二批黨的群眾路線教育實踐活動進入了“收官”階段，各地區(qū)實踐辦相繼進入了活動檔案資料的收集、整理工作。黨的群眾路線教育實踐活動產(chǎn)生資料可分為文書、聲像、電子檔案三大類，聲像與電子檔案已有固定的整理方式，而在文書檔案的整理上，雖然2006年國家檔案局8號令已規(guī)定以文件級管理文書檔案的辦法，但由于對項目文書檔案管理方式未有硬性規(guī)定，所以在部分地區(qū)還存在以案卷方法整理項目檔案的方式。就效果而言，選擇哪一種方式都能保證檔案保管與利用，但隨之發(fā)展，地區(qū)間項目檔案不統(tǒng)一的問題將長期存在，從而影響各地項目檔案日后的整合。從實踐活動項目檔案的管理來看，明確項目檔案管理方式將是各地區(qū)必須統(tǒng)一的問題。

總體來看，黨的群眾路線教育實踐活動三個階段形成的檔案資料聯(lián)系性比較緊密。從保留材料之間的原始聯(lián)系，保證整個活動各階段工作的整體性和連貫性考慮，以案卷管理的方式無疑應(yīng)該比較符合活動項目檔案的整理要求。然而，綜合檔案整理和后期檢索、利用工作的考慮，以文件級管理的方式才是適合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的要求，主要有三大原因。

一是便于整理工作的開展和地區(qū)檔案的統(tǒng)一。以案卷方式整理檔案資料需要進行案卷分類命名，容易受人的思維影響，主觀隨意性較大，同時，也需要檔案團隊熟悉分類才能開展工作。而以文件級整理的方式雖然打亂了活動檔案資料的整體性和延續(xù)性，但以件為單位，放寬了對檔案實體形式上的要求，使文書歸檔工作化整為零，避免漏件需補充的麻煩，更便于檔案工作的開展；而按保管期限分類，固定的整理方法，統(tǒng)一了各地區(qū)項目文書檔案分類的同時，避免思維認知不同而出現(xiàn)的分類差異。

二是利于建立檔案檢索和適應(yīng)信息化發(fā)展需求。以案卷管理檔案，其查找文件是先分析歸類，再通過“案卷目錄→卷內(nèi)目錄→查找實體”。而以文件級管理檔案，在查找文件時是通過“文件目錄→查找實體”，由于沒有卷宗目錄鎖定檢索范圍，在依靠人眼檢索時，以案卷管理形式相對比較容易查找檔案實體，但前提是檔案檢索者要對分類比較清晰。而隨著現(xiàn)代檔案檢索技術(shù)的加入，檢索方式不再單一依靠人眼檢索，更多是通過在計算機上輸入關(guān)鍵詞查找的檢索方法。以文件級管理檔案既減少在檔案管理軟件上目錄數(shù)據(jù)錄入的工作量，也適應(yīng)計算機直接定位于文件級條目的檢索方式，提高檔案的檢索速度與準確率，有利于計算機在檔案管理上的普及與應(yīng)用。

三是便于檔案的保管、保密和提供利用。實現(xiàn)文件級管理檔案后，不再是若干份文件裝訂在一個案卷內(nèi)互相牽扯，增加查閱和借取檔案時的直接提取性，減少了其它檔案材料因不必要的翻閱、拆線而增加的磨損。更關(guān)鍵的是黨的群眾路線教育實踐活動項目文書檔案的對照檢查、整改落實等材料中存在涉及個人私隱的敏感信息，以件為單位管理使每份資料相對獨立，避免了在提供查閱利用時由于在同一案卷內(nèi)而出現(xiàn)信息曝光的可能。

綜合以上分析，黨的群眾路線教育實踐活動項目文書檔案的整理應(yīng)采用以文件級方式整理，但不能否認，以文件級管理檔案過于側(cè)重在保管期限的分類，而淡化了材料之間的聯(lián)系。回歸檔案管理最終目的“更好地提供利用”，縱觀兩種方法，可以發(fā)現(xiàn)盒與卷有相似的作用點——“定位”，但卷相比盒多有聯(lián)系性。那有沒有一種方法可以保留案卷管理檔案的優(yōu)勢呢？我們嘗試思考，既然在以文件級管理中互有聯(lián)系的兩份文件可為一件，那么互有聯(lián)系的多份文件也應(yīng)該能組成一件。這樣組件其實就是相當于組成一個小“案卷”，既遵循文件形成規(guī)律，又避免了因厚薄程度不一，而出現(xiàn)檔案在利用時丟失的問題。但這樣做法就又回到了老問題上，黨的群眾路線教育實踐活動是聯(lián)系相對緊密的，按“單位-階段-內(nèi)容”把多份相聯(lián)的文件組成一件相對明確，而其它聯(lián)系不那么緊密的檔案資料，究竟以哪個標準組為一件，人的主觀隨意性影響將再造成不統(tǒng)一的問題，但畢竟組件是在保管期限分類后進行，相對來說，不會出現(xiàn)兩種方式“各自為政”的情況。一隅三反，從項目文書檔案管理長遠思考，重申明確統(tǒng)一各地區(qū)以文件級管理項目文書檔案將十分必要。

參考文獻：

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