對城市道路工程檔案編制質量的反思

文/唐山市古冶區市政工程管理處 李巍

一、城市道路工程檔案編制存在的問題

目前的城建工程都是投資比較大、時間跨度比較長、涉及施工單位比較多的工程，在城市道路工程檔案編制過程中就出現了很多問題，詳細來說主要包括：

（一）缺乏管理理念，只建不管的思想普遍存在。在我國城市化建設過程中，很多施工的單位由于受到傳統思想的影響，他們只關注建設而忽視了管理，再加上很多建設單位都屬于專業部門，他們并沒有經營的理念，導致對城建檔案工作不太重視，從思想上沒有樹立檔案的意識，在建設過程中經常出現城建檔案編制規范不重視的現象。

由于在思想上不重視，導致在城建檔案編制過程中經常出現檔案臨時拼湊、方案變更大的現象，這樣在道路工程檔案的收集時造成了很多困難。

（二）道路工程檔案編制質量低。雖然有些建設單位建立了檔案，但是其質量不能讓人滿意，經常出現很多錯誤。比如沒有編制竣工圖、復印件過多和書面不規范等缺點。從編制竣工圖方面來看，很多建設單位是在歸檔過程中在設計圖上加蓋竣工圖章來充當竣工圖，有的檔案甚至沒有圖章，有的竣工圖也沒有將變更的地方標出，這些都是違反國家規定的。從復印件方面來看，一些建設單位大量復印了試驗報告和材料合格證等內容，這就失去了檔案的真實性。最后從書寫角度來看，一些檔案存在書寫不規范、字跡不耐久的弊端，這些都給檔案的永久保存帶來了困難。

（三）城建檔案不能及時編制和報送。按照有關部門規定，我國城市建設中的道路工程檔案應該在工程竣工后的半年之內將其檔案送到城建檔案館，但是在實際工作中卻出現了很多拖延的現象，有些工程的資料都是在幾年以后才放在城建投資公司，有的檔案甚至沒有送到檔案館。另外一方面，在工程竣工驗收和檔案資料報送之間還存在不銜接的問題，這樣就造成檔案內容在移交中出現缺失，在這種情況下，即使是城建檔案館根據規范提出整改意見，具體建設單位也很難在檔案缺失的情況下進行整改，更無法按時報送。

二、提高道路工程檔案歸檔質量的建議

通過上文分析我們可以看出，造成城市道路工程檔案歸檔問題出現的原因是多方面的，而解決這些問題需要從建設主管單位和工程設計、監理等單位幾方面入手，具體措施包括：

（一）完善城建檔案管理制度。目前城建檔案館在檔案管理方面處于被動，而轉變這種局面首先應從制度完善角度入手。第一，應該規范其程序，在建設單位的招標過程中就要有相關規定，特別是在簽訂工程合同時應該納入城建檔案的相關條目；第二，應該建立檔案臨檢制度，也就是由建設主管部門牽頭，對正在建設的工程進行臨時監察，指出建設單位存在的具體問題，并立即下發整改通知單；第三，應該建立檔案聯絡員制度，讓各個建設單位與城建檔案館保持聯系，從而能夠明確他們的責任，加快工作的進程。

（二）加強城建檔案業務指導。目前我國各個城市在城建檔案方面已經有了具體要求和做法，雖然可以為施工單位提供有章可循的指南，但還需要城建檔案館在實際工作中認真履行自己的管理職責，改善其工作方法，采用主動上門指導的工作方式，對那些重點工程應該派專人指導和監察，從而確保檔案編制工作質量。城建檔案館應該在檔案收集過程中積極承擔自己的責任和義務，起到模范帶頭作用，這樣就能夠促進各個施工單位履行職責，從而在各個環節保證城建檔案歸檔的質量。

（三）各個施工單位應該依法履行建設工程檔案的責任。城市道路工程檔案編制質量的提高,不僅需要城建檔案館的努力，而且還需要各個施工單位自覺履行自己的職責。建設單位的職責在于收集工程前期的文件資料，同時還要及時督促一線施工隊伍在竣工檔案和竣工圖方面的收集。一線施工單位應該在布置施工任務的同時加強施工文件的編制工作，確保施工文件編制和施工同步進行，最好是工程驗收交接和竣工文件、竣工圖交接同步進行。在建設過程中經常出現工程變更的現象，施工單位面對這種情況就需要及時做好竣工圖的修訂編制工作，從而確保歸檔的質量。建設單位、施工單位和城建檔案館之間應該保持互動和密切聯系，加強協同工作進程，從各個環節推進檔案質量的提高。

三、結論

從以上分析可以看出，目前我國城市道路工程檔案編制存在的問題主要包括：缺乏管理理念，只建不管的思想普遍存在；道路工程檔案編制質量低；城建檔案不能及時編制和報送等。通過結合我國實際情況，解決以上問題可以從完善城建檔案管理制度、加強城建檔案業務指導、各個施工單位應該依法履行建設工程檔案的責任等方面入手，從而提高城市道路工程檔案編制質量。

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