醫院歸檔文件材料的質量問題與管理建議

文/齊齊哈爾醫學院附屬第一醫院 李思瑤

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醫院歸檔文件材料的質量問題與管理建議

文/齊齊哈爾醫學院附屬第一醫院 李思瑤

【摘要】當前醫院歸檔文件材料的質量問題是由于相關機構工作人員的意識觀念不強，不能嚴格按照相關規定進行歸檔整理。解決歸檔文件存在的問題，需要從思想上進行重視，并在行為上進行約束。

【關鍵詞】醫院歸檔文件材料；質量；管理建議

一、醫院文件材料歸檔問題概述

歸檔文件，廣義來講，指機關工作中形成的應歸檔保管的文件材料，包括紙質或者其他形式的檔案材料。醫院歸檔文件材料則是指醫院在完成醫療、科研、行政管理等職能過程中形成的、須作為文件檔案進行保存的所有紙質文件材料。這類歸檔文件材料記錄著醫院在歷史發展中的成績與不足，是對醫院各項決策工作起參考作用的資料來源。由于目前我國醫院檔案人員的法制觀念、檔案意識不強，導致一些重要資料未能有效收集，造成文件缺失問題。對歸檔文件的信任感不足、強調信息保密性則導致一些文件資料的空白。另外，在實際工作中，歸檔人員錯認為有紅頭的文件才需歸檔的錯誤理解也導致歸檔文件的不完整。人員的素質問題、意識問題都是造成醫院歸檔文件材料質量不符合要求的原因。

二、醫院歸檔文件材料存在的質量問題

（一）歸檔文件材料不齊全。工作人員不能嚴格按照醫院所制定的《文件材料歸檔范圍》進行歸檔整理，造成一部分重要資料缺失。比如上級領導視察醫院工作時留下的題詞、講話材料等；本院召開重要會議的會議資料；專家學者來醫院講學留下的資料；領導進行了批示的人民信訪資料；或者手續已辦結的留于科室、個人手中的應歸檔文件材料。這種疏忽的文件歸檔態度會阻礙歸檔文件發揮作用，導致醫院在進行決策時忽略、遺漏一些問題，削弱歸檔文件價值。

（二）工作人員對歸檔文件概念不清。負責歸檔人員對于“文件”概念理解有誤，造成歸檔文件材料的不完整。比如歸檔人員只歸檔了文件正文而遺漏附件；轉發文件只歸檔了轉發文件而缺失被轉發文件；或者歸檔了正本卻未歸檔文件的處理單；還有缺失材料公章以及非紅頭文件的；甚至一些歸檔文件缺失某頁內容等。工作人員這種概念性的工作失誤將影響醫院查找資料、利用歸檔文件的價值。

（三）歸檔文件長久保存的質量問題。歸檔文件是需要長期保存、留以日后作為參考依據的資料，在關注其內容完整性的同時，還要考慮能否長期保存的問題。由于一些檔案員對于歸檔文件重要性認識不夠，不能對文件材料的用紙質量、筆跡要求等嚴格要求，造成文檔后期的損失。比如用熱敏傳真紙、甚至廢紙作為歸檔文件用紙；用字跡留存時間不夠久的鉛筆、圓珠筆、復寫紙等材料。這種不負責任的材料選用不利于文檔的長期保存，影響其整理、保管和利用。

三、醫院歸檔文件材料管理建議

（一）加強對歸檔文件的宣傳力度。目前，大部分醫院只重視醫療工作而忽略了檔案管理的重要性，但完整、齊全、規范的歸檔文件材料可以服務于醫院發展決策。廣大醫務工作者及醫院的決策者應當用發展的眼光看問題，在醫院內部加強歸檔文件宣傳，提高對醫院歸檔文件材料重要性的認識。可以通過在醫院內部組織座談、演講、展覽等多種形式進行宣傳，鼓勵醫務工作者學習檔案的法律法規，并由醫院領導進行部署、安排，帶動各部門積極配合。只有由上到下都意識到歸檔文件的作用并合理安排，才能將歸檔文件材料工作落到實處。

（二）嚴格履行手續。文件由文書處理部門或者業務部門移交檔案室時，要求雙方認真清點、核對，確認無誤才能簽字，完成檔案轉交。醫院內部的檔案部門在進行歸檔文件材料接收時，要持高度重視的態度，嚴格按程序進行，不得講究情面。在核對時，從文檔的范圍是否合理、材料是否齊全、文件是否完整、紙張是否符合規范等方面進行核對，若發現不合乎規范的現象，要協助進行補救。另外，在保證歸檔文件質量的同時，也要保證文檔歸檔的及時性，對于漏歸的文件要及時催要。認真細致地履行每一步手續，保障歸檔文件質量。

（三）以實際情況為指導。歸檔文件材料來自于醫院各個職能部門，而檔案員大多是兼職，對歸檔內容不能完全了解，造成歸檔工作的質量無從保障。想改善這一問題，醫院要根據相關的規章制度對檔案部門工作人員進行定期培訓，幫助文書整理部門和業務部門的檔案人員提高文件歸檔工作的專業素養，同時幫助他們掌握文件歸檔的正確方法，提高工作效率。要結合醫院文件材料歸檔的實際情況，發現工作問題并給以糾正。

（四）責任到人，獎懲分明。對文書處理人員和檔案員職責進行規定，嚴格按照歸檔制度落實相關人員的責任，建立獎懲分明的機制，為醫院歸檔文件材料的工作提供制度保障。將檔案員歸檔工作的績效與評先、年終考核、獎金數目等聯系，實現獎優懲劣的目的。比如對不按照歸檔制度執行，造成拖延、漏歸、丟失文件的工作人員按其損失程度進行罰款；對工作認真負責、歸檔工作成績顯著的在年終進行獎勵。通過明確責任、獎優懲劣等措施來規范文件材料歸檔工作，為醫院檔案管理體系的健全夯實基礎。

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