城市建設檔案數字化管理存在的問題及對策

文/汕頭市城市建設檔案館 鄭育能

隨著信息技術的出現，城建檔案管理中融入了檔案信息管理系統，極大地促進了檔案管理信息的共享，初步實現了自動化處理。不過，這些新技術的運用大多是從方法改進上來優化傳統檔案管理，而管理方式還沒有出現徹底的變化。城建檔案數字化管理是城建建設中文化精神的重要保存途徑，也是數字城市的基礎數據源，能夠有力地提供數字城市建設所需的依據性檔案信息。所以，反思城建檔案數字化管理的現實困境，轉變管理理念及方式，是當前城建檔案數字化發展的基本要求。

一、城建檔案數字化管理的問題

城建檔案數字化管理滯后的問題有著多方面的因素，例如數字信息技術水平低，城建檔案管理體系單一，相關管理規定不完善等等。但實際上，城建檔案數字化管理存在的問題主要有三個方面：

（一）資金投入少。國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。

（二）數字化利用沒有形成氣候。城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。

（三）數字化管理人才急缺。城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。

二 城建檔案數字化管理方法

城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。

（一）打造規范的管理體系。在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。

（二）加強基礎設施建設。城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養專業的復合型人才隊伍。城建檔案館需要有一支復合型人才隊伍，隊伍的知識結構合理、層次比例分明，具有團隊創新能力，以適應新時期城建檔案管理的數字化趨勢。以管理型人才建設為基礎，以復合型人才為重點，按照城建檔案數字化管理業務的分工合作要求，加大檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理和數據加工、計算機信息技術和網絡設計開發、數字檔案理論與實踐研究、數字化管理系統服務等方面人才的培養，為城建檔案管理數字化發展提供更多的人才保障。

數字化管理是當前城建檔案發展的趨勢，因而，我們必須認清事實，以此為依據，優化數字化管理思路，提高城建檔案數字化管理意識，真正促進城建檔案的數字化發展。

[1] 閻育新.城建檔案數字化管理略談[J].辦公室業務，2013（5）：157

[2] 潘中.淺談城建檔案數字化管理利用的設計與實現[J].科技創新導報，2011（24）：250