學(xué)習(xí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

文/新疆四師供銷合作社聯(lián)合社 陳芳

一、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確了企業(yè)檔案的工作性質(zhì)和作用

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分；企業(yè)檔案工作是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄；這一條明確指出企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用，體現(xiàn)了對(duì)檔案與檔案工作的價(jià)值與作用的提升。

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目的是創(chuàng)造價(jià)值、利潤(rùn)和效益，建立檔案資產(chǎn)觀對(duì)企業(yè)檔案工作及其重要。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性，企業(yè)檔案的資產(chǎn)與資源屬性相近而不同，會(huì)在一定條件下發(fā)生轉(zhuǎn)換，需要不斷深化認(rèn)識(shí)，以引導(dǎo)企業(yè)檔案工作的深入開展和創(chuàng)新發(fā)展。

二、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》明確了企業(yè)檔案管理體制、任務(wù)目標(biāo)、管理責(zé)任的總要求

（一）企業(yè)檔案工作的管理體制。企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。明確企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍，企業(yè)（集團(tuán)公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作都應(yīng)是企業(yè)（集團(tuán)公司）檔案工作的組成部分。因此股份公司的控股企業(yè)通常也是股份公司的經(jīng)營(yíng)管理者，它具有對(duì)企業(yè)檔案監(jiān)督、管理和控制的責(zé)任和義務(wù)。

（二）企業(yè)檔案工作的任務(wù)與目標(biāo)。企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)為企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。也就是說：當(dāng)企業(yè)面臨各種法律事務(wù)，企業(yè)檔案方面能夠提供合法文件為企業(yè)免責(zé)；當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)各種糾紛，企業(yè)檔案方面能夠提供及時(shí)、有效地合法文件；當(dāng)企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中取藥過去形成的文件和數(shù)據(jù)作為參考依據(jù)的時(shí)候，企業(yè)檔案方面能夠提供相應(yīng)的檔案信息。這為企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提出了更高要求。

(三)企業(yè)檔案管理的責(zé)任。企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。這一規(guī)定明確反映了企業(yè)檔案工作遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法制經(jīng)濟(jì)的法規(guī)要求。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與顧客之間的關(guān)系，特別是糾紛關(guān)系，必須以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，而事實(shí)依據(jù)與法律證據(jù)的重要組成部分就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案記錄。

三、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的特點(diǎn)

（一）管理創(chuàng)新。《規(guī)范》適應(yīng)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的要求，全面系統(tǒng)地提出了企業(yè)建立和開展檔案工作的基本要求，結(jié)束了企業(yè)檔案工作沒有系統(tǒng)管理的歷史，將企業(yè)檔案管理工作提上了一個(gè)新的高度。

（二）觀念創(chuàng)新。隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)檔案與檔案工作的認(rèn)知水平也在不斷深化。檔案作為企業(yè)的核心信息資源，其資產(chǎn)的屬性也逐步被人們認(rèn)識(shí)和接收。《規(guī)范》首次將“信息”界定為“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”。這一認(rèn)識(shí)對(duì)企業(yè)的檔案管理觀念和創(chuàng)新有著重要的意義和作用 。

（三）經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)。《規(guī)范》從檔案工作的原則、體質(zhì)、制度、業(yè)務(wù)、信息化和設(shè)備設(shè)施等方面對(duì)企業(yè)檔案工作提出了更具體的新要求，是企業(yè)檔案工作的行為準(zhǔn)則和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的工作依據(jù)。這些要求都是企業(yè)檔案工作多年的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是對(duì)檔案工作的基本要求。

（四）信息化建設(shè)的方向。《規(guī)范》中設(shè)有專門章節(jié)，與檔案業(yè)務(wù)并列說明，闡述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要地位和作用，明確體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向性。

四、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》加強(qiáng)了檔案工作組織和檔案工作制度

在企業(yè)檔案工作組織中，將企業(yè)檔案工作作為企業(yè)整體工作的一部分加以管理，同時(shí)提出了一些新的管理理念，主要有：第一，企業(yè)檔案管理不僅是企業(yè)檔案人員的責(zé)任，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、全員參與才是關(guān)鍵；第二，企業(yè)應(yīng)樹立檔案信息資源、資源觀，這是對(duì)檔案及檔案工作價(jià)值認(rèn)知的深化。良好的檔案管理要符合法律法規(guī)要求、是各項(xiàng)工作的需要，也能使企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)刻受益。第三，《規(guī)范》是新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新的要求。第四，貫徹《規(guī)范》的關(guān)鍵在于向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳。由于很多條款需要領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥和全員參與才能達(dá)到目標(biāo)，所以要明確向領(lǐng)導(dǎo)宣傳的重要性。

五、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》突出了檔案信息化建設(shè)

《規(guī)范》專門提出了企業(yè)檔案信息化問題。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)和任務(wù)，將檔案信息化解釋為“運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式”。表明運(yùn)用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個(gè)發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程，與國(guó)家將信息化界定為“過程”“進(jìn)程”的表述一致。同時(shí)也表明信息化的持續(xù)推進(jìn)過程將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新檔案工作模式。