信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

文/連云港海事局 潘亞麗

眾所周知，在任何事業單位中，各類行政事務要想有條不紊地運轉都需要以檔案管理作為根本依據，這無論是對于單位自身的發展，還是對群眾精神面貌的改善都具有重要的意義。在社會的不斷發展中，事業單位的改革也在不斷地發生著變化。仔細分析先進事業單位檔案的管理，目前還存在檔案文件內容不完善等問題?，F代社會已經進入了網絡時代，隨著信息技術的飛速發展，以其為核心的數字化管理已經開始受到越來越多人的推崇，檔案管理工作也應該在原有傳統模式的基礎上有所改變，現代化的信息技術無疑能夠提高這項工作的效率，因此利用檔案信息化管理充分發揮檔案的管理價值，已經逐漸成為現在檔案管理的趨勢。從這個角度來看，信息化時代機關事業單位檔案管理的創新就具有非常重要的現實意義，能夠為眾多事業單位提供一些可供借鑒的建議。

一、檔案信息化建設的相關概念

顧名思義，檔案信息化建設是指國家檔案行政機構對檔案的管理進行統一規劃，運用現代化的信息技術整理檔案，使得檔案管理現代化的步伐進一步加快。總之，檔案信息化就是由紙質的實體模式轉變為電子信息模式的過程。這個過程不是一蹴而就的，需要一定的時間。所以，機關事業單位應該轉變思想，積極采納使用現代化的信息技術設施，不管提高檔案管理的水平。

二、信息化技術發展與檔案管理信息化的趨勢

現代化信息技術正以迅猛的速度發展，因而電子政府的使用對檔案及其管理工作影響巨大。由于數字政府的建立以及發展，各機關事業單位都開始較為常態化地使用各種電子文件，檔案信息也隨之發生了變化，由過去使用紙張、照片或者錄像的形式朝著數字形式轉變。當需要某一類檔案信息時，不用再像過去一樣必須要到專門的檔案室去調閱，而是可以直接在網上進行索取，查詢方式也發生了巨大的變化。面對這樣的發展趨勢，機關事業單位的檔案部門應該將工作融入到信息管理的大環境之中，充分使用數字文檔以及視頻，利用網絡傳輸的特點，制定出完本的數字檔案管理系統。隨著網絡技術的不斷完善以及網絡環境的不斷優化，檔案管理信息化會在現有的基礎上，有更為快速的發展。針對這種現狀，機關事業單位一定要有清醒的認識，從而加快本單位檔案管理信息化的進程，以便適應時代的發展，不斷提高該項工作的效率。

三、信息化技術在檔案管理工作中的優勢

（一）提高檔案管理的工作效率。對眾多機關事業單位而言，檔案管理工作所面對的對象通常都是數以萬計的，內容紛繁復雜，涉及到單位的方方面面，如果沒有信息化的幫助，檔案的整理與保存都是一項繁重的工作。利用現代化的信息化設備，檔案管理部門就能夠較為有效地提高工作效率，進行檔案的整理與保存工作，能夠節省人力、物力、財力。

（二）提高對陳舊檔案的管理效率。在機關事業單位之中，進行檔案整理的時候我們會發現，各類檔案令人眼花繚亂，培訓、學習、考察、活動、評聘……這些資料以及數據對于單位都是非常重要的，很多都屬于需要長期保存類。但是，如果使用紙質的檔案保存，首先檔案室便是一大考驗，面對大量的紙質檔案，目前各個單位的檔案室都是捉襟見肘；其次是查詢工作困難，人工查詢讓檔案工作人員的管理變得比較繁重。而如果采用信息化的設備與技術，機關事業單位可以將紙質的檔案進行真空、數字化的現代化處理，這樣不僅提高了檔案的保存率、節省了存放空間，同時查詢與調用也更為方便。

（三）促進檔案文件信息的交流和分享。由于傳統的紙質檔案在搬運方面十分不便，所以機關事業單位的各個部門或者是各個單位之間在檔案交流分享方面一直都是一個缺陷，但是信息化的管理技術很好地彌補了這一缺陷。在應用了信息化技術之后，檔案的管理級別發生了巨大的變化，由案卷級朝著文件級轉變，體系化管理的模式初步形成。信息化技術的使用使得機關事業單位的各個部門之間聯系更為緊密，檔案查詢更為方便快捷，從而提高了檔案的使用效率，提高了檔案管理的工作質量。

（四）提高檔案保存的穩定性。傳統的紙質檔案保存受自然環境影響比較大，而電子檔案相對于紙質檔案，保存壽命更長，而且具有一定的穩定性。電子檔案通常使用移動硬盤、光盤等一些電子文件載體進行保存，一般而言，每份電子檔案都會進行二至三份備份，大大提高了電子檔案保存的穩定性以及安全性。這些電子文件載體無論是存儲還是讀取都非常方便快捷，受外界影響比較小，因而穩定性強，可以滿足機關事業單位長期存儲檔案的需要。

（五）提高檔案傳遞過程中的速率以及安全性。傳統的紙質檔案在運輸的過程中需要耗費大量的人力、物力，稍有不甚便會造成檔案的遺失。而在信息化管理技術的基礎之上，采取相應的技術手段便能夠通過互聯網來進行檔案的傳遞，這在無形當中便減少了運輸檔案所使用的時間，提升了傳遞速率，同時安全性也得到了極大的保證。

四、信息化時代的檔案管理新思路

信息化時代的檔案管理方式與傳統的管理方式進行比較，無論是在思想上還是內容上都需要全方位的創新。首先體現在工作人員的思想觀念上，必須要與時俱進，摒棄過去遺留的那些落后的觀念；其次是工作人員的技術，需要其不斷地進行學習，掌握信息化的技術手段，只有這樣才能夠適應檔案信息化管理工作。

（一）變管理為服務。在印象之中，傳統的檔案管理只不過是一種單純的管理性工作，但是時代的發展變化使得信息化時代已經來臨，過去想都不敢想的信息共享與傳遞在幾秒之中便能夠完成。在這樣一種背景下，人們對于檔案材料的便捷度要求日益提高，這就需要檔案管理部門必須要從自身出發，轉變過去那種傳統的工作性質，而是以服務的理念來指導工作。例如，利用信息化的優勢幫助服務對象提供更為完善和豐富的檔案資料，將電子檔案進行專門分類，以方便他人的查詢等等。隨著信息化進程的不斷加快，人們對于檔案資料以及信息的需求也越來越多，種類也更為豐富，獲取檔案的速度上也有了更高的要求，所以作為檔案管理部門必須要讓自己的管理服務更進一步。

（二）變被動為主動。傳統的檔案管理材料全部是枯燥的紙質材料，而現在的信息化檔案管理面對的是各種電子材料，要想提升檔案管理的服務質量，滿足人們的各種要求，檔案管理工作就要由被動變主動。例如，將相關人員更新后的信息進行自動上傳與修改，以便在信息需要更新的時候系統可以主動地進行提示，避免漏下。同時，檔案管理部門還需要將檔案服務進行一定的延伸，也就是無論在何時、何地都能夠對檔案進行查詢，這樣檔案管理的方便快捷就得以很好地體現。

（三）變實體為虛體。與傳統的紙質檔案相比，信息化時代的檔案資料管理便不再需要大量的紙質材料，而是轉變為使用無紙化的信息采集以及操作，更具根據不同的需求，檔案的種類以及方式也在悄然發生著變化，在不斷地豐富之中。電子檔案數據庫的使用，讓檔案電子化管理的功能變得更為強大，數據的更新速度更快，查詢也更為快捷。

五、信息化時代檔案管理工作創新的措施

（一）不斷提高檔案信息系統化水平。在信息化時代，要想使檔案管理工作有所創新，那么就需要提高信息系統化水平。檔案系統的各個環節必須要達到相應的標準，只有如此，各個環節才能夠相互聯系，進而發揮出其應有的作用，從而不斷提高信息化系統的功能。當然，檔案的電子系統在運行的過程中會出現不同的問題，其自然會使得系統運作能力有所下降，從而影響檔案工作的順利開展，這也是機關事業單位檔案管理部門要不斷提高檔案信息系統水平的一個重要原因。

（二）做好檔案信息數據庫建設。數據庫的建設是機關事業單位進行電子檔案信息體系管理的一個有利措施，不可否認，我國的電子檔案信息體系目前還只是停留在對文件的處理以及系統管理的發展時期，進一步完善還需要一定的時間。所以，在這個時期，建立以及完善數據庫對進一步優化電子檔案工作以及對該工作進行進一步的創新都起著至關重要的作用。因此，必須要加大數據庫分析研究的力度，從而進一步創新電子檔案工作。

（三）完善相關制度。就我國目前檔案信息管理工作的現狀來看，主要存在以下四個方面的問題：第一，技術相對比較落后；第二，規范性較差；第三，檔案之間的分享不及時；第四，工作人員技術水平較低。仔細分析上述四個問題，檔案管理工作要想創新，首先應該建立一套較為完善的管理體系來規范電子檔案的信息工作，其次要不斷提升檔案管理人員的素質以及專業技術水平，定期對其進行考核，對不能符合要求的人員要予以辭退或轉崗，從而實現檔案的有效管理。

六、結語

機關事業單位的檔案管理是社會發展的必然需求。從總體情況來看，信息化不僅給檔案工作注入了生機，同時也增添了該項工作的新思路。信息化資源為眾多參與者提供了便捷服務，同時也帶來了大量的信息需求。應該說，信息化時代使得檔案工作更加具有生機，也進一步開拓了檔案工作的新思路。信息化的資源不僅讓我們獲得了眾多的便捷，同時也有大量的信息需求。檔案工作信息化不僅在硬件上需要進行進一步的更新，同時更需需要檔案管理人員思想的進一步轉變，從而能夠開發出更加適合現代社會需求的檔案管理服務，使得檔案管理系統更加完善，從而不斷加強檔案管理現代化進程的發展。檔案信息化對機關事業單位的管理提出了更高的要求，同時檔案管理工作的好壞也影響著單位現代化的提升。從這個意義上而言，機關事業單位的檔案信息化可以進一步改善各單位的管理環境，豐富檔案的管理以及服務形式，對提升整個單位的信息現代化起著極為重要的作用。

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