民政檔案信息化建設的對策及建議探析

文/濱州市沾化區民政局　呂翠峰

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民政檔案信息化建設的對策及建議探析

文/濱州市沾化區民政局呂翠峰

【摘要】民政部門是政府的重要職能部門，民政檔案管理作為民政部門的業務基礎，在整個民政系統起著重要作用。隨著社會信息化程度的不斷加深，民政檔案的信息化、科學化已經成為社會發展的必須。本文從民政檔案管理工作信息化的特點著手，通過敘述當前民政檔案信息化管理存在的問題，繼而提出民政檔案信息化建設的對策及建議，使得民政檔案工作更好的適應信息化社會的要求，更好的發揮行政職能，為人民服務。

【關鍵詞】民政檔案；信息化；科學化；對策

一、民政檔案工作信息化的特點

民政部門業務廣，分類繁多，由此產生的各種業務檔案也相應繁多。為順應社會信息化的發展形勢，基層民政業務近幾年來正在逐步進入信息化管理。在已經引入信息化管理的民政部門，其優勢已初顯凸出：首先，工作效率明顯提高。傳統的民政檔案管理工作主要是人工操作，耗時耗力且容易出現差錯。引入信息化管理后，通過計算機進行資料的處理，辦公效率明顯提高且準確率高。其次，資料實現共享和交流。傳統的檔案管理無法做到信息共享，查閱更是不便。引入信息化管理后，實現了市、區、鎮的三級聯網，信息實現了共享。最后，更加方便快捷的服務群眾。引入民政檔案管理信息化后，人民群眾需要查詢民政信息更加快捷。

二、民政檔案信息化管理存在的問題

（一）對民政檔案信息化管理工作的認識不到位。政府民政部門的某些工作人員對民政檔案信息化工作不夠重視，態度不端正，對檔案管理上級部門部署的任務和檢查工作存在應付心里，上級部門來檢查時做做樣子，日常工作中懶散、不認真；政府對民政檔案信息化建設投入的經費不足。現階段的民政檔案信息化管理相對滯后，軟件、硬件設施缺乏，已不能適應高速發展的社會需求；民政檔案管理工作任務重，而工作人員又身兼多職責，不能專心做好檔案管理工作，使得檔案管理工作在思想上很重要，在具體工作中又放在次要位置。

（二）全面的檔案信息化管理不健全。隨著社會信息化的進程不斷加深，計算機越來越廣泛的應用到民政檔案管理工作之中，但是由于計算機技術的制約以及當前民政政策的規定，當前民政檔案管理工作仍然實行雙軌制，即民政檔案信息管理沒有實現全部的電子化，仍有一部分的工作是人工管理、紙質化。普通群眾對紙質版的文件信任程度高，對電子版檔案信息缺乏正確的認知。因此，民政信息檔案的信息化整理和歸檔，沒有被廣泛的重視起來，電子文件的管理也存在混亂之處。

（三）工作人員素質參差不齊。從民政檔案的整體工作隊伍看，專業素質低、信息化管理水平偏低是普遍存在的問題，這個問題在基層民政部門尤為突出。許多檔案管理的工作人員的業務水平沒有達到檔案信息化的管理水平，信息化管理經驗匱乏，仍然停留在管理紙質版檔案的水平上，跟不上新形勢的發展。

三、民政檔案信息化建設的對策及建議

（一）在思想上提高對民政檔案信息化的建設的認識。首先，領導應高度重視民政檔案信息化的建設工作。民政部門的相關工作人員應及時、主動向上級主管領導匯報工作，引起上級主管機關對民政檔案信息化的建設重視，這樣才能根據民政部門的實際需要，給予其配備確保工作必須的技術設備、充足的工作人員。其次，民政檔案的基層工作人員在思想層面上要高度重視民政檔案信息化工作，提高安全責任意識，確保檔案安全無小事。最后，民政部門也應該做好檔案安全知識的宣傳教育工作，增加民政檔案學習交流的機會，以增強民政檔案管理工作人員的責任意識。

（二）推進民政檔案信息管理系統的建設。民政工作的信息化程度加深，對民政檔案的管理水平提出了更高層次的要求。電子文檔將隨著計算機技術的不斷完善、數據技術的成熟與數據安全問題的解決，應用于民政業務的范圍將越來越廣泛，不僅包括日常工作方案、總結還包括結婚檔案、離婚檔案、補領結婚檔等案婚姻登記檔案、優撫安置檔案、地名檔案、社團、慈善檔案、政權、殯葬等關于民政工作的各個方面。故此，推進民政檔案信息系統化建設，確保民政各部門的檔案信息真實、完整、有條理的歸檔，保證檔案數據庫的安全，進而進一步服務于人民群眾，服務社會。

（三）提高檔案管理人員的業務素質。有好的法律、好的制度，但若工作人員的業務素質低下，在執行過程中，不正確、有偏差的操作，那么也不會取得良好的社會效果。所以應加強行政部門檔案管理工作人員的業務素質，更好的發揮制度優勢，更好的為人民服務。在日常工作中，聘請專家做業務講座，定期舉行業務能力培訓，使工作人員掌握基本的計算機應用知識、網絡安全知識等并且逐步拓寬其自身的民政方面的知識面；定期舉行業務能力比賽，提高工作人員的競爭意識，努力提高自身業務水平。

四、總結

總之，隨著社會信息化的不斷推廣與深入，民政檔案業務管理已經廣泛的應用計算機信息化管理，不僅提高了工作效率、簡化工作程序，而且還使得信息能夠實現共享和交流。雖然實踐中還存在問題，但相信通過民政機關和民政檔案管理工作人員的努力，民政檔案信息化建設能夠越來越完善，更好的為和諧社會服務，為人民群眾服務。

參考文獻：

[1]姜旭穎.民政檔案信息化建設芻議[J].黑龍江史志,2014(5).

[2]韓東.檔案信息化建設若干問題研究[D].吉林大學,2011(4).