醫(yī)院文書檔案信息化管理探索

文/武漢市第六醫(yī)院 劉艷

一、引言

醫(yī)院文書檔案進(jìn)行信息化管理和使用，是適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)普及和發(fā)展的要求，是符合時(shí)代潮流和歷史發(fā)展趨勢的必然選擇。不僅可以提高醫(yī)院文書檔案的管理水平和質(zhì)量，還可以打造以人為本的和諧醫(yī)院。醫(yī)院文書檔案管理在醫(yī)院信息化管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，我們在充分發(fā)揮其優(yōu)勢特色的同時(shí)，要適時(shí)調(diào)整方向，不斷完善文書檔案信息化管理的制度和規(guī)范，使得醫(yī)院的信息化管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

二、醫(yī)院文書檔案信息化管理優(yōu)勢分析

（一）提高辦公效率。傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理模式，主要靠人工操作和處理，本身有著無法克服的弱點(diǎn)和缺陷，不利于信息的統(tǒng)合和處理分析，不適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院患者的需求，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、物力，造成了資源的浪費(fèi)。而現(xiàn)代醫(yī)院文書檔案信息化管理模式不同以往，主要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，克服了傳統(tǒng)管理方法和手段的弊端，提升了辦公效率。因?yàn)橛?jì)算機(jī)具有迅速的信息處理能力以及精確地進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算的能力，不再像人工手寫、核算那樣費(fèi)時(shí)、費(fèi)力且易出誤差，而是從速度上、從準(zhǔn)確度上都大大提升了，簡化了文書檔案程序。

（二）文件與文字信息得到充分共享。在落后的檔案管理模式中，工作人員不能做到信息的共享，這就造成了資源的巨大浪費(fèi)和不合理使用；而且大量文件信息堆積，不易分類整理，容易混亂，使用不方便。而依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的文書檔案管理形成了一套獨(dú)立完整的體系，可以在一定程度上與其他系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系和有機(jī)組合，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域資源信息共享。

（三）電子文件保存具有穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件易磨損導(dǎo)致字跡不清、信息不完整，將對醫(yī)院患者信息及其相關(guān)工作的內(nèi)容保存產(chǎn)生很大的危害；而電子文件相比具有很大的穩(wěn)定性，可以擺脫時(shí)間、溫度、紙張質(zhì)量等條件的制約，可以長時(shí)間保存，而且可以借助U盤、內(nèi)存卡等現(xiàn)代電子儲存設(shè)備進(jìn)行傳遞。

（四）提高文件傳輸?shù)乃俣扰c安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸靠人與人之間的手手相傳，容易丟失，靠郵遞傳送需要消耗大量的等待時(shí)間，效力低下且不安全。而現(xiàn)在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過電子郵件、文件助手等文件傳輸方式，既快捷又方便，又不易被盜取，安全系數(shù)大大增加。

三、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案信息化管理建設(shè)探討

（一）對醫(yī)院文書檔案的信息化管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。原始的文書檔案信息化管理模式存在固有弊端，需要大家與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式，將現(xiàn)在電子信息技術(shù)與醫(yī)院文書檔案進(jìn)行緊密結(jié)合，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，加強(qiáng)信息管理方面的交流與合作，自主創(chuàng)新開發(fā)獨(dú)具特色的方案實(shí)施管理，逐步提高醫(yī)院的辦公效率，提高服務(wù)患者的水平和質(zhì)量。

（二）不斷完善基礎(chǔ)的辦公設(shè)施。哲學(xué)上有這樣一句話“人的主觀能動性的發(fā)揮是建立在客觀物質(zhì)條件的基礎(chǔ)上的”，也就是說醫(yī)院要想推行文書檔案信息化管理的新模式，必須擁有一定的醫(yī)療基礎(chǔ)設(shè)施，才能完成任務(wù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大有關(guān)醫(yī)院文書檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，向醫(yī)療人員提供充足的設(shè)備、儀器，在掌握先進(jìn)科技知識的工作人員的帶領(lǐng)下，使得醫(yī)院各個(gè)部門、各個(gè)科室之間相互協(xié)作、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證按時(shí)完成工作計(jì)劃。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。先進(jìn)的管理模式采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，則需要高端新型人才，才能真正實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對醫(yī)療(改成管理)人員的培訓(xùn)進(jìn)修力度，為工作人員提供學(xué)習(xí)信息管理的技術(shù)和相關(guān)知識的機(jī)會，讓他們具有豐富的理論知識，同時(shí)還要提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任感。邀請有關(guān)方面的專家來醫(yī)院做報(bào)告或者講座，傳播、普及知識，增強(qiáng)自我學(xué)習(xí)、自我提高的意識。并定期對管理人員進(jìn)行綜合考核，借以提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化布局建設(shè)的力度。醫(yī)院要以自己院內(nèi)建立的信息網(wǎng)站為平臺依托，不斷完善和拓展網(wǎng)絡(luò)體系，建立健全文件檔案管理的專門網(wǎng)站模塊，提高信息查詢、審核、分析、歸類等功能，通過專業(yè)網(wǎng)站的專門化服務(wù)，切實(shí)履行醫(yī)院職能，提高醫(yī)院文書的檔案信息化管理層次和水準(zhǔn)。

（五）注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展。應(yīng)該把檔案資源挖掘的重點(diǎn)放在醫(yī)院的重大事件、重點(diǎn)項(xiàng)目、重大方案以及醫(yī)患人員的信息、先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)等方面，不斷更新、修正相關(guān)信息，保障信息的實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院的文書檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代潮流，符合現(xiàn)代社會的發(fā)展規(guī)律，有益于全面提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和水平的重大事件，我們要持續(xù)不斷地推進(jìn)這項(xiàng)事業(yè)健康、有序發(fā)展。

[1]肖慧平.醫(yī)院文書檔案信息化管理[J].中國科技信息,2013(24).

[2]許新萍.醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用[J].科技資訊,2013(21).