淺淡如何做好辦公室檔案管理工作

文/國家新聞出版廣電總局七八三臺 史紅偉

一、引言

隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化成為了信息時代的主要特征，同時在各個領(lǐng)域也得到了更加廣泛的應(yīng)用。因此，將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到辦公室的檔案管理之中，也是時代發(fā)展的必然趨勢。在業(yè)務(wù)工作的開展中，做好檔案管理工作的作用非常明顯，要不斷調(diào)整策略，優(yōu)化服務(wù)體系，使各項工作都能夠高效展開。管理辦公室檔案的主要任務(wù)是為了便于檢索使檔案的完整新得以保持，以提升檔案利用價值。保障檔案的正常使用，做好保密工作，是管理人員最基本的工作要求。隨著電子信息化的普及，在各行各業(yè)中計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用也越來越廣泛。

二、檔案管理的概念

要想做好辦公室的檔案管理工作必須要明確檔案管理的相關(guān)概念，這不僅僅是做好工作的基礎(chǔ)和前提，也能夠在一定程度上提升辦公室檔案管理的工作效率。辦公室檔案管理的內(nèi)容非常寬泛，這其中主要包括整理和收集檔案，而后通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用使檔案的利用價值最大化。隨著時代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷更新進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)在很大程度上滿足不了實(shí)際工作的需求，有時候還會影響辦公室檔案的有效利用。因此，現(xiàn)階段改善辦公室檔案管理工作的主要著力點(diǎn)就是要用新的管理模式取代傳統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)相關(guān)單位之間的額聯(lián)系，交流彼此的管理經(jīng)驗，積極探討新型的管理模式和管理理念。只有如此才能使辦公室的檔案管理的質(zhì)量和管理效率得以提升，同時也能降低辦公室檔案管理的成本，提升檔案的利用價值，最終能夠服務(wù)于單位的發(fā)展建設(shè)。

三、加強(qiáng)辦公室檔案管理的必要性

由于辦公室檔案的性質(zhì)和內(nèi)同區(qū)別比較大，同時檔案的重要程度也有很大的不同，有一些檔案可能屬于單位發(fā)展的核心機(jī)密，能夠決定單位實(shí)際工作開展過程，因此這個時候管理人員就要做好保密管理工作。同時對于一些不是很機(jī)密的檔案文件，也要妥善管理，也要做好相應(yīng)的保密工作，避免檔案的丟失，從而對單位工作的開展帶來影響。因此要在檔案的管理過程中采用網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，在需要查找過往的資料的時候，就可以利用電子信息系統(tǒng)的優(yōu)勢采用模糊檢索或者高級檢索等功能，使資料能夠更加快捷地被檢索到。同時也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料庫的遠(yuǎn)程控制和管理，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)資料異地查詢，也能夠更大程度地發(fā)揮檔案的利用價值。另外，當(dāng)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)化的時候，還可以設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對訪客的訪問權(quán)限進(jìn)行控制管理，這樣不僅能夠提升檔案道德利用效，也能夠?qū)Y料進(jìn)行有效的保護(hù)。

四、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作的首先要條件就是要有一個完備的檔案管理制度。這不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，同時也需要建立起完善管理體制，不斷推進(jìn)檔案管理制度的優(yōu)化建設(shè)。要建立起獨(dú)立的檔案管理的科室，要有固定并且安全的場所，將各種將辦公室檔案按照一定的門類順序進(jìn)行分類存放，還要注明標(biāo)簽，方便日后查閱。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平以及責(zé)任意識。作為一名檔案管理人員，應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識，要在時代發(fā)展的過程中，不斷與時俱進(jìn)，不斷提升自身的工作能力。單位也要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作的開展，還要培養(yǎng)起保密意識的形成，最終提升其工作的效率和質(zhì)量。要加強(qiáng)管理人員的保密法制教育，同時對于單位的其他人員，也要重視檔案管理工作，要盡可能配合管理人員的工作開展。通過相應(yīng)的法制教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理能力和對檔案保密工作的重視程度。

五、總結(jié)

綜上所述，對辦公室檔案管理中的必要性以及針對相關(guān)問題提出的一些建議都有了一定的了解。隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化成為了信息時代的主要特征，同時在各個領(lǐng)域也得到了更加廣泛的應(yīng)用。辦公室檔案是一種非常重要的檔案資料，可以在一定程度上展現(xiàn)一個單位的發(fā)展變化軌跡，同時也能夠為單位制定未來的發(fā)展規(guī)劃以及研究其經(jīng)營業(yè)績等、提供有力的證據(jù)。隨著時代的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，怎樣做好辦公室的檔案管理工作是目前我國單位辦公室面臨的一項重要任務(wù)。將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到辦公室的檔案管理之中，也是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也要優(yōu)化管理理念，提升管理效率。

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