做好文書檔案管理工作的途徑分析

文/東莞市虎門鎮(zhèn)人民政府 何玉鳳

文書檔案管理是對機關單位發(fā)展過程中各項事務的資料保存，也包括對單位工作人員個人資料的存儲和調(diào)取。

一、文書檔案管理工作對機關單位發(fā)展的重要意義

文書檔案管理工作從表面上看是對單位和員工發(fā)展歷史資料的總結(jié)和保存，但實際上，這項工作的意義不止于此。對于機關單位來說，文書檔案管理包括了機關單位發(fā)展過程中各項事務的記錄，不僅能夠為單位未來發(fā)展走向提供建議，還能夠使單位領導從中查找工作疏漏，解決工作問題；對于員工個人來說，文書檔案資料記錄了他們的職業(yè)發(fā)展路線，為員工職業(yè)規(guī)劃提供幫助。機關檔案管理工作能夠最大程度的反映出機關單位的日?；蛘唠A段性的工作情況，同時對其工作的效率等方面也起到一定的促進作用，有利于機關單位履行自身工作職責。由此可見，做好文書檔案管理，對機關單位的宏觀發(fā)展和微觀發(fā)展都是十分重要的。

二、文書檔案管理工作中的常見問題

目前機關單位的文書檔案管理工作雖然有所發(fā)展，但其中還存在一些問題。首先，大多數(shù)單位文書檔案管理的制度還不是十分健全，檔案當中所記錄的內(nèi)容比較繁雜，種類比較多，有的檔案出現(xiàn)了空白或者內(nèi)容零散的情況；其次，文書檔案管理的方法還不夠嚴謹，機關單位的領導對其不夠重視，其領導人員總是將檔案管理的工作歸為管理人員自己，使其管理檔案服務執(zhí)行力度較弱，阻礙其管理工作；最后，工作人員職業(yè)能力不足，限制了文書檔案管理的發(fā)展。由此可見，機關單位文書檔案管理工作由于這些問題的存在，使得管理效力降低，要進一步做好文書檔案管理，就必須著重解決這些問題。

三、做好文書檔案管理工作的途徑

（一）進行文書檔案宣傳保存工作。檔案工作從表面上看是一個部門的專職工作，但實際上，收集檔案和處理檔案卻需要單位全員的配合。如果檔案管理制度能夠為機關全體成員所接受，那么，檔案文件的復雜性會降低，檔案收入和提取工作也會更加方便。因此，要處理建設機關單位檔案管理的要點和難點，首先需要積極進行檔案工作的宣傳。進行文書檔案管理宣傳可以采用以下兩種方法：第一，面向全機關建立文書檔案管理細則，實行精細化管理，將文書檔案管理工作的責任，從檔案管理工作人員推行到單位各個員工頭上，保證各個部門和員工所呈交的工作資料以及個人資料符合單位檔案的標準格式，方便檔案工作人員進行整理和存儲；第二，由檔案管理工作人員將專業(yè)檔案知識手冊在機關單位內(nèi)部印發(fā)，并組織員工進行學習，使員工認識到文書檔案對自身發(fā)展的重要作用，促使員工和單位各部門主動遵守檔案管理規(guī)范，配合機關文書檔案管理工作。

（二）積極進行文書檔案數(shù)字化與管理制度的建設。檔案工作包括了對機關單位檔案資料的收集、管理和調(diào)取，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，能夠大大縮減檔案工作的時間，使檔案調(diào)取不受時間和空間的限制，是提高檔案工作效率的方法之一。檔案數(shù)字化工作的實現(xiàn)需要一系列與電子信息有關的硬件設備和軟件設備。硬件設備包括電腦、打印機、掃描儀、移動硬盤等；軟件設備則包括適合于機關單位的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應該以檔案數(shù)字化工作的實際內(nèi)容為基礎，對單位目前已有的硬件和軟件資源進行考察和整合，爭取實現(xiàn)資源的最大化利用，并列舉出數(shù)字化檔案工作發(fā)展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請材料，進行設備申請。同時，對機關檔案管理工作進行制度確立工作是其根本，良好的檔案管理制度能夠促進機關單位的全面發(fā)展。在其制度確立的過程當中，要將檔案管理制度明確化、細分化，協(xié)調(diào)機關單位各部門與其相互配合，使檔案管理制度確立更具有科學性，能夠體現(xiàn)機關單位的階段性發(fā)展成果，對機關單位的未來發(fā)展起到一定的導向作用。

（三）使文書檔案工作人員職業(yè)能力不斷提升。文書檔案管理員工職業(yè)能力的提升是做好檔案管理工作的根本，機關單位應對目前從事文書檔案管理工作的工作人員進行職業(yè)能力考核，按照目前單位所需要的文書檔案管理水平來確定工作人員的職業(yè)能力，發(fā)現(xiàn)工作人員職業(yè)能力的缺失，然后針對這些缺失給予一定的職業(yè)技術培訓；另外，單位還應該重視文書檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)對整個機關單位的影響，應從招聘環(huán)節(jié)開始注意吸納優(yōu)秀的文書檔案管理人才并保證工作人員的職業(yè)素質(zhì)能通過相應的考核。

四、總結(jié)

綜上所述，機關單位文書檔案管理工作對單位的發(fā)展和員工個人發(fā)展都具有極為重要的輔助作用。

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