疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)狀與思考

文/廣元市蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心　劉忠俊

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疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)狀與思考

文/廣元市蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心劉忠俊

【摘要】疾病預(yù)防控制中心檔案，一度是作為預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)的重要構(gòu)成部分而存在，因此在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，不斷強(qiáng)化疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作，對(duì)于疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展、科研及疾病檢測(cè)等領(lǐng)域工作的開展，發(fā)揮著重要的支持促進(jìn)作用。然而從當(dāng)前我國(guó)縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理控制現(xiàn)狀來(lái)看，不乏存在著相應(yīng)不足之處，有待進(jìn)一步做出改善提升。鑒此，筆者結(jié)合自身多年疾病預(yù)防控制檔案管理經(jīng)驗(yàn)及所在單位檔案管理實(shí)際情況，對(duì)目前疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的開展，提出了自身建議。

【關(guān)鍵詞】疾病預(yù)防中心；檔案特點(diǎn)；檔案管理

疾病預(yù)防控制中心檔案，源于疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)的總結(jié)，在一定程度上是作為疾病預(yù)防控制工作的重要構(gòu)成部分而存在，是后續(xù)疾病預(yù)防控制工作開展的重要參考資料。從現(xiàn)代發(fā)展視角來(lái)講，疾病預(yù)防控制檔案管理工作的開展，涉及范圍甚廣，尤其是在科技快速發(fā)展的背景下，電子檔案的產(chǎn)生對(duì)傳統(tǒng)疾病預(yù)防控制檔案管理工作提出了新的要求，同時(shí)也進(jìn)一步加大了疾病預(yù)防控制檔案管理人員的工作壓力。如何契合時(shí)代發(fā)展需求，以適宜的檔案管理方法為縣級(jí)疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心發(fā)展中一項(xiàng)所需著重思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中的現(xiàn)狀問(wèn)題研究

客觀來(lái)講，目前縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中，面臨著相對(duì)較多的有待改善的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，具體可劃分為以下三個(gè)層面內(nèi)容：

（一）檔案綜合管理能力較差。目前多數(shù)疾病預(yù)防控制中心資料的歸檔移交欠缺合理規(guī)范，甚至存在著相應(yīng)科室資料未曾分類即作歸檔或直接不予歸檔的情況。出現(xiàn)該類問(wèn)題，同疾病預(yù)防控制中心檔案管理制度的落后不無(wú)關(guān)聯(lián)，因管理機(jī)制欠缺完善，眾多單位檔案管理單位缺少對(duì)檔案整體管理協(xié)調(diào)的能力，造成眾多數(shù)據(jù)資料無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)歸檔處理，從而導(dǎo)致檔案管理工作紕漏。

（二）優(yōu)秀檔案管理人才不足，工作安排欠缺合理。多數(shù)疾病預(yù)防控制中心檔案管理專業(yè)型人才引進(jìn)機(jī)制不足，缺乏對(duì)口的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理人員，但對(duì)一些必要的衛(wèi)生科研檔案，需要由專業(yè)人員做出研究及利用，方能發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，由此也導(dǎo)致了工作重心偏頗問(wèn)題。同時(shí)，現(xiàn)有管理人員多為非專業(yè)人才，且面臨著年齡較大的情況，對(duì)于新型計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不足，難以適應(yīng)電子化方案的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，另外眾多單位的檔案管理人員為外聘人員，崗位更迭情況頻繁，能夠獲得檔案專業(yè)助理館員以上的技術(shù)型人才尤為困缺，因?yàn)楣芾砣瞬诺牟蛔悖矊?dǎo)致檔案收集上交不及時(shí)；檔案堆壓未處理；過(guò)于重視行政、業(yè)務(wù)、人事、會(huì)計(jì)等檔案的整合歸檔，忽略科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器、基建等檔案的收集整合，檔案資料嚴(yán)重缺失。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施欠缺完善。現(xiàn)代科技環(huán)境下，檔案管理工作逐步形成了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡，因此配備必要的軟硬件設(shè)備，是保證疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。譬如空調(diào)防潮設(shè)備、計(jì)算機(jī)檔案管理軟件、檔案室防盜門窗、防火設(shè)備等。但是從現(xiàn)實(shí)層面來(lái)看，目前諸多地方單位依然面臨著軟硬件配套設(shè)備不足的情況，工作中一度沿襲著傳統(tǒng)的檔案柜歸檔存放管理模式，由此一來(lái)也極難達(dá)到國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)所提出必須配備移動(dòng)式密集架、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，而產(chǎn)生管理技術(shù)難以吻合時(shí)代發(fā)展需要的差距性問(wèn)題。同時(shí)因檔案管理設(shè)備不足，也易造成紙質(zhì)檔案受潮、意外燒損、丟失，電子檔案、技術(shù)型檔案難以歸檔的情況，亟待處理改善。

二、疾病預(yù)防控制檔案管理工作的對(duì)策建議

針對(duì)上述縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作問(wèn)題的存在，筆者立足于自身工作單位——四川省廣元市蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作路徑之上，提出了自身對(duì)于疾病預(yù)防控制檔案管理工作優(yōu)化的建議，具體表述如下：

（一）強(qiáng)化重視，落實(shí)檔案管理工作責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)重視是工作有序開展的保證，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開展中，可相應(yīng)借鑒蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心所制定的等級(jí)管理機(jī)制，實(shí)行由中心“一把手”主抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制，在科室管理崗變動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整充實(shí)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，另聘任檔案館員1名，專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，以此認(rèn)真做好文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)和督促，確保立卷、歸檔等工作準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)各科室可專門設(shè)置一名助理檔案員，負(fù)責(zé)本科室文件材料收集、整理及立卷、歸檔工作，按時(shí)將已整理檔案材料向綜合檔案室移交，確保歸檔資料的完整。通過(guò)建立合理的崗位負(fù)責(zé)機(jī)制，由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌監(jiān)管，由分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)，將疾病預(yù)防控制工作中相對(duì)繁瑣的工作一一細(xì)化落實(shí)到具體的檔案工作人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各項(xiàng)指標(biāo)的細(xì)化、分解，即可有效解決檔案管理工作存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理運(yùn)行。

（二）完善構(gòu)建檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作提升。檔案管理工作中，需有針對(duì)性強(qiáng)化專業(yè)型管理人才的培養(yǎng)，做到具體崗位、具體專業(yè)型人才負(fù)責(zé)，更近一步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的同步進(jìn)行。如蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心檔案管理中，即定期組織了中心檔案管理人員積極參與上級(jí)檔案局與衛(wèi)生部門所組織的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并于培訓(xùn)結(jié)束后，定期在內(nèi)部實(shí)施全員檔案知識(shí)考核，踐行了定崗、定責(zé)、定人、定獎(jiǎng)懲的管理體系，將知識(shí)培訓(xùn)、擴(kuò)充直接同檔案管理人員的崗位、獎(jiǎng)懲相關(guān)聯(lián)，

營(yíng)造了良好學(xué)習(xí)氛圍。由此也最大化避免了因管理人員自身不足而造成的文件歸檔整理不足情況，達(dá)到了檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)人盡其才的管理效果，為眾多縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作開展提供了有益思考。

（三）強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)，優(yōu)化檔案保管條件。首先建立健全各種規(guī)章制度，從建章立制入手，建立各種檔案管理工作制度，嚴(yán)格按照收集、鑒定、整理、接收、立卷、歸檔、銷毀、保密、統(tǒng)計(jì)、修改、補(bǔ)充等規(guī)章制度執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。同時(shí)可設(shè)立溫濕度登記簿、借閱檔案登記簿、查閱檔案登記簿、檔案利用效果登記簿，做好檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。根據(jù)工作職能和任務(wù)，制定各種文件材料的歸檔范圍和保管期限表，確保檔案材料的完整和可操作性，提升檔案利用率。其次應(yīng)嚴(yán)格做好文件材料準(zhǔn)確性的審查落實(shí)，做到分類與編號(hào)、賬目與實(shí)存檔案相符。盡可能的對(duì)檔案保管條件予以優(yōu)化，確保檔案保管的安全性。從檔案室、閱覽室配置層面加大容納空間，實(shí)現(xiàn)專屋、專柜、專盒、專用、專人保管，落實(shí)防火、防潮、防盜、防蛀、防暴曬等軟硬件設(shè)施，定期開展檔案室及周圍環(huán)境的消毒、殺蟲工作，加大力度逐項(xiàng)落實(shí)檔案保管條件，確保檔案保管的安全與完整，杜絕檔案違法事件發(fā)生。

（四）綜合開發(fā)利用檔案信息資源。現(xiàn)實(shí)中，為了充分發(fā)揮檔案資料信息功能、知識(shí)功能、可助功能，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制事業(yè)持續(xù)發(fā)展，文書處理人員應(yīng)與檔案管理人員相互配合，不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力培養(yǎng)，大力開發(fā)利用檔案信息資源，注重開發(fā)利用與保密、檔案保護(hù)技術(shù)以及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作建設(shè)，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，以便快捷準(zhǔn)確檢索，提高檔案利用率。此方面，蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中既嚴(yán)格遵循了上述規(guī)程，為社會(huì)各界提供了良好的可助功能，還先后為衛(wèi)生領(lǐng)域?qū)W者的學(xué)術(shù)研究、縣級(jí)衛(wèi)生防疫書目的編著、突發(fā)衛(wèi)生事件處理提供了科學(xué)的參考依據(jù)，達(dá)到了良好的社會(huì)服務(wù)功能。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作依然面臨著眾多有待改善的問(wèn)題。蒼溪縣疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中，針對(duì)此類問(wèn)題所予以的處理對(duì)策及所獲取的成績(jī)，值得眾多縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心深思，以及時(shí)調(diào)整管理觀念，契合時(shí)代發(fā)展需求，展開檔案管理工作的定向優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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