探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

文/內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué) 連紅宇

對于一個單位來講，檔案管理工作是不可或缺的重要工作步驟，它具有較高的保存價值。在科技飛速發(fā)展的21世紀(jì)，檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)成為社會發(fā)展的需求。而目前我國傳統(tǒng)檔案管理方式方法，早已不能供應(yīng)社會的需求。所以，加快新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的進度便成為檔案管理工作開展的首要任務(wù)。

一、簡述檔案管理

檔案管理也稱檔案工作，是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個社會科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位，是社會信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn)，還存在于整個社會。目前我國檔案管理工作，由于工作者的創(chuàng)新意識薄弱，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。重點表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）整體意識不足。由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識，對檔案管理工作的認(rèn)識過于片面性，缺乏整體意識，無法把檔案管理與各項建設(shè)相互結(jié)合，導(dǎo)致業(yè)務(wù)及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。

（二）創(chuàng)新意識需增強。檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識。深化檔案管理改革對于思想發(fā)展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統(tǒng)老舊，致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴(yán)重缺乏。

(三)全面性較低。對于新形勢下的檔案管理工作，從本質(zhì)上缺乏全面認(rèn)識，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結(jié)構(gòu)，無法向社會及時提供準(zhǔn)確的服務(wù)，影響了檔案管理工作職能打分正常發(fā)揮。

二、優(yōu)化改善檔案管理的工作力度

（一）采取依法管理的形式。做好每一項工作的前提都是需要規(guī)章制度，檔案管理的工作同樣也不例外，做好檔案工作的前提就是需要嚴(yán)格按照法定法規(guī)進行檔案制度的完善，隨著社會進程的不斷完善，經(jīng)濟不斷的發(fā)展，我國的檔案管理工作也在不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，隨著檔案管理工作設(shè)備的不斷優(yōu)化和完善，也就促使著檔案管理需要進一步加強改革。所以，從事檔案工作的相關(guān)工作人員必須具有先進的管理和創(chuàng)新意識，不斷提高自己的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)工作水平，建立健全的法規(guī)，最大限度的實現(xiàn)檔案管理工作的機制化，更好的為社會服務(wù)。

（二）做到與時俱進，不斷創(chuàng)新。隨著我國科技的發(fā)展，信息化技術(shù)不斷普及應(yīng)用，檔案工作在這一系列的過程中不光迎來了機遇，還面臨著重大的挑戰(zhàn)。因此，如何將現(xiàn)代化的新技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，這就需要檔案工作人員的努力，檔案管理工作人員不光要了解和熟悉檔案管理工作過程中的一系列的特點和問題，還要提升自我的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新意識，并不斷加強信息化技能的培訓(xùn)，使得檔案管理工作者能實現(xiàn)現(xiàn)代信息化科技與檔案工作的相整合，最大限度的發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢，檔案管理工作人員樹立為人民服務(wù)的意識，在檔案管理工作過程中要克服困難和阻礙。

雖然，在進行現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理體制的有機結(jié)合的前提下，工作人員仍然要按時定期的對檔案進行處理、審查和分類，在進一步的運用現(xiàn)代技術(shù)對人工檢查的過程進行進一步的總結(jié)和歸納，促使管理工作人員加快工作效率的前提上還能保證服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)化，這種整合往往能起到事半功倍的功效。

但是，在現(xiàn)代化信息技術(shù)方便大眾工作的同時，也隨之帶來了一定的安全隱患，有可能會出現(xiàn)檔案在網(wǎng)絡(luò)的保存中出現(xiàn)丟失和泄露的情況，因此，檔案管理工作人員在進行檔案的信息輸入時，要建立加密系統(tǒng)，保證檔案的絕對安全。管理工作人員也可以對電子管理系統(tǒng)進行定期的維護和更新。同時，也可以設(shè)立電子的簽證系統(tǒng)功能，專業(yè)的管理人員只有通過指紋識別以及密碼信息的方式才能進入管理系統(tǒng)從而對檔案進行檢查和加控。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在新形勢下，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)成為了檔案管理的要求之一，只有不斷地提升管理人員的專業(yè)水平，才能不斷的推進檔案管理工作的規(guī)范化及高效化。就目前而言，我國檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)一般，對各種現(xiàn)代化技術(shù)的使用依舊不夠熟練。對這一問題可以從以下兩個方面改進：第一，應(yīng)加強對于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中除了重點培訓(xùn)管理人員的專業(yè)水平外，也要加大對于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作水平。第二，在人員的引進問題中應(yīng)更多聘用一些良好素養(yǎng)的人才，并逐步培養(yǎng)們成為檔案管理工作中不可或缺的人才。

三、結(jié)語

社會的發(fā)展，離不開檔案管理。在新形勢下，我國檔案管理工作只有隨著時代不斷改革創(chuàng)新，才能適用于社會，真正保障檔案管理工作的正確發(fā)展。

[1]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè)（中旬刊）,2015(2).

[2]曲晶.現(xiàn)階段對實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23).