淺談林業(yè)科技檔案管理存在的問題與對策

文/阿勒泰市北屯林場 劉薇

林業(yè)科技信息為社會可持續(xù)發(fā)展決策、人口、環(huán)境、資源和經(jīng)濟決策提供依據(jù)，林業(yè)科技信息是我國信息基礎(chǔ)設施以及經(jīng)濟信息系統(tǒng)最為重要的組成。而在林業(yè)基本建設、技術(shù)推廣、林業(yè)教學、林業(yè)科研以及林業(yè)生產(chǎn)的過程中，產(chǎn)生并形成的聲像材料、圖表材料、文字材料等，對這些信息進行歸檔保存，所得到的歸檔便是林業(yè)科技檔案。作為一種重要的信息資源，應用林業(yè)科技檔案可以對林業(yè)生產(chǎn)進行指導，開展林業(yè)科學研究，提升林業(yè)綜合效益，保護經(jīng)營者合法權(quán)益，對林業(yè)科技交流和林業(yè)教學等具有十分重要的利用價值和參考價值，下面，筆者就談談林業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策。

一、我國林業(yè)科技檔案管理的特征

在林業(yè)科技檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)，林業(yè)科技檔案具有很強的系統(tǒng)性、成套性、豐富性、記錄性、階段性、特殊性、地域性、復雜性、多樣性特征，下面就結(jié)合我國林業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀，闡述我國林業(yè)科技檔案管理的特征。

（一）我國林業(yè)科技檔案管理的地域性。由于森林中樹木的生長受到水系條件、氣候條件、地質(zhì)條件的影響，其分布呈現(xiàn)出地域性狀態(tài)，這一特征表明我國林業(yè)生態(tài)的工程不能夠按照一貫的行政區(qū)域?qū)嵤仨氁黄茀^(qū)、省、市的界限，跨流域和跨區(qū)域地實施管理和作業(yè)。所以，林業(yè)科技檔案管理工作必須要將工程項目作為基本單位，按照流域來落實。

（二）我國林業(yè)科技檔案管理的階段性。從事林業(yè)行業(yè)的人們都知道，培育一代森林少則需要幾十年的時間，多則需要上百年的時間，可以說，林業(yè)發(fā)展過程中，注入了一代又一代人的心血，從樹苗的采種到育苗，從育苗到造林，從造林到撫育，進而實現(xiàn)郁郁成林，這些環(huán)節(jié)一個也不能少。林業(yè)科技檔案管理工作更是如此，檔案管理工作和林業(yè)生產(chǎn)的周期性相互呼應，一套完整齊全的林業(yè)科技檔案材料同樣需要很長時間，是伴隨著每一個育林環(huán)節(jié)而產(chǎn)生的，這一個特征使我國的林業(yè)科技檔案管理工作必須要根據(jù)森林成林每一個階段來實施，比如木材加工、木材采伐、造林、育苗、撫育、采種等階段，所以，我國林業(yè)科技檔案管理具有階段性特征。

（三）我國林業(yè)科技檔案管理的差異性。因為水系環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境和氣候環(huán)境等外界環(huán)境能夠直接影響到林業(yè)發(fā)展，不同區(qū)域中的樹木生長的差異性比較大，同一個地域里也可能會存在較大的差異性。林業(yè)科技檔案主要對林業(yè)生產(chǎn)和作業(yè)調(diào)查資料進行整理和歸納，所以，林業(yè)科技檔案具有很大的差異性。

（四）我國林業(yè)科技檔案管理的復雜性和多樣性。我國森林資源豐富，物種具有多樣性，森林資源和動物、水文、氣象、地理共同構(gòu)成綜合體。林業(yè)建設和林業(yè)生產(chǎn)活動與交通運輸行業(yè)、旅游行業(yè)、環(huán)境保護工作、工業(yè)、農(nóng)業(yè)息息相關(guān)，例如跟蹤調(diào)查野生資源、林業(yè)作業(yè)生產(chǎn)、林業(yè)資源調(diào)查等的大部分林業(yè)生產(chǎn)活動，均需要在野外完成，從這些工作開始到結(jié)束，產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，這些資料就是我國林業(yè)科技檔案，所以，可以說我國林業(yè)科技檔案管理具有多樣性和復雜性。

二、林業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

首先，在我國林業(yè)科技檔案管理過程中，有些干部和領(lǐng)導人員對檔案管理工作不夠重視，對于林業(yè)科技檔案產(chǎn)生、管理、設備等考慮比較少，有些單位甚至沒有將檔案管理工作納入到工作和管理計劃之中，導致我國林業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)建設比較落后，存在著無專人負責和無領(lǐng)導分管等問題。有些部門的檔案管理人員缺少檔案管理的意識，不明確什么才是檔案，也不知道什么是檔案管理中的歸檔，應該采用哪些方法進行歸檔，這樣便導致有些科技文件、科技材料、科技數(shù)據(jù)逐漸損壞、丟失和外流，從本質(zhì)上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

其次，我國林業(yè)科技檔案管理工作缺乏健全的規(guī)章制度。雖然有些單位擁有檔案管理的規(guī)章制度，但是，現(xiàn)行的規(guī)章制度與實際的檔案管理工作不能銜接，規(guī)章制度的可操作性比較差，導致林業(yè)科技檔案的管理工作有制難依，無章可循，無法有效開展林業(yè)科技檔案的管理工作。與此同時，我國缺少制約和監(jiān)督機制，很多檔案管理部門不按規(guī)定工作，檔案借出以后歸還很難，致使大量寶貴的檔案丟失，收集資料的時候沒有人配合，規(guī)章制度僅僅是為了應付上級檢查而設置，是一種擺設。檔案管理工作缺少業(yè)務標準和行業(yè)規(guī)范，整理和存放都不規(guī)范，檔案查閱難度大，利用率也很低，檔案管理不能發(fā)揮自身作用。

最后，我國林業(yè)科技檔案管理方式落后。很多檔案管理人員對科研工作沒興趣，不主動參與收集檔案，而是坐在自己的座位上等著相關(guān)部門來進行資料的上報，這導致檔案移交工作有缺口，收集的資料和檔案不完整。同時，林業(yè)的科研周期比較長，很多項目都是由多個部門和多個單位齊心協(xié)力來完成的，甚至有些項目需要實施跨區(qū)域合作，科研人員具有很強的流動性，檔案也比較分散，從本質(zhì)上增加了資料收集的難度。

三、完善林業(yè)科技檔案管理的措施

（一）保證檔案收集和信息整理工作質(zhì)量。在對已有或者現(xiàn)有的資料進行歸檔和管理的過程中，對于有關(guān)資料開展歸檔管理，這便是林業(yè)科技檔案的收集階段所需要開展的工作。首先，管理人員要將資料和數(shù)據(jù)的收集渠道拓寬，為了能夠搜索和收集具有存檔價值的林業(yè)資料，必須要對現(xiàn)有的林業(yè)科技檔案資料進行重新分類和整理，在分類和整理過程中，要對資料內(nèi)在的聯(lián)系進行保持，遵循便于保管和利用的原則。要在每一個案卷的首頁對課題進行簡介，這樣可以方便科技人員和檔案管理人員對課題的進展及時掌握和了解，在第一時間內(nèi)建立起科技管理的檔案，從本質(zhì)上提升檔案管理的服務質(zhì)量。同時，建立起網(wǎng)絡查詢的系統(tǒng)，以便實現(xiàn)信息共享，為科研人員提供高效的服務，提升工作的效率。由于科學技術(shù)信息的來源十分廣泛，想要使信息資料在最大限度上獲得使用價值，必須要對它們進行篩選，任何信息資料都要在選擇和分析基礎(chǔ)之上得到全面、合理和科學的開發(fā)和利用。

（二）加強林業(yè)科技檔案宣傳和服務。想要實現(xiàn)林業(yè)科技檔案的科學、有效管理，要求管理者必須要強化自身的服務意識和宣傳意識，對我國的《檔案法》進行認真貫徹和落實，使林業(yè)科技檔案能夠發(fā)揮參謀助手的作用，積極為領(lǐng)導灌輸科技檔案宣傳工作的作用和重要性，使領(lǐng)導重視林業(yè)科技檔案的管理工作，領(lǐng)導的支持和重視是落實林業(yè)科技檔案管理工作的保障。與此同時，檔案管理人員還要提升檔案意識，充分認識到在科研工作中林業(yè)科技檔案管理工作的重要性，將林業(yè)科技檔案的管理工作成為所有工作人員自覺的行動。

（三）健全和完善林業(yè)科技檔案管理制度。林業(yè)科技檔案是林業(yè)科研最為重要的媒介，因此，林業(yè)科技檔案應該被納入到綜合檔案管理部門的工作中，檔案管理部門要對林業(yè)科技檔案進行統(tǒng)一管理。建立和林業(yè)科技檔案管理工作相適應的運行機制，健全林業(yè)科技檔案的管理制度，在管理工作發(fā)展過程中，逐漸形成資料收集、資料和數(shù)據(jù)整理、資料和數(shù)據(jù)建檔、歸檔、開發(fā)利用的檔案管理工作良性的循環(huán)。在林業(yè)科技檔案管理工作過程中，充分運用激勵機制和利益機制，對于那些能夠準確、及時收集檔案資料的部門和職員進行獎勵，對于檔案資料收集和管理敷衍了事的職工和部門進行處罰，相關(guān)單位還可以推行目標管理方法，這樣可以增強檔案管理人員的責任感，雖然林業(yè)科技檔案管理工作并不是單位開展工作的主干線，但檔案管理工作卻具有舉足輕重的地位和特殊職能，因此，要將檔案管理工作融入到林業(yè)科技管理、計劃管理和發(fā)展規(guī)劃之中。

四、結(jié)語

林業(yè)科技檔案管理是林業(yè)部門中十分重要的工作，同時，林業(yè)科技檔案管理也是我國檔案管理領(lǐng)域中不可或缺的組成部分。我國林業(yè)想要得到良好、長足發(fā)展，必須要充分重視林業(yè)科技檔案的管理工作，提升林業(yè)科技檔案完整程度，通過科學技術(shù)來加強林業(yè)科技檔案的管理工作，使得科學技術(shù)能夠很好地應用到林業(yè)科技檔案管理之中。

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