淺談信息化時代如何做好醫院檔案管理工作

文/湖北省荊州市沙市區人民醫院　袁海瓊

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淺談信息化時代如何做好醫院檔案管理工作

文/湖北省荊州市沙市區人民醫院袁海瓊

【摘要】隨著信息時代的到來，國內很多醫院都實現了信息化管理，尤其是醫院OA辦公系統、HIS系統的應用，極大提升了醫院管理效率。檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，但檔案信息化建設仍存在不少問題。因此，本文著重探討醫院檔案信息化管理現狀與存在的問題，并提出解決對策，以期盡快實現醫院檔案信息管理的規范化與科學化。

【關鍵詞】醫院檔案；信息化；對策

醫院檔案是指在醫療工作中形成的各種具有保存價值的文檔資料，涉及到臨床、科研、行政、后勤等諸多方面。檔案以文字、圖像、音像等形式記錄了醫院的發展歷史，在醫療改革、醫院管理、科研工作等方面發揮著重要的作用。隨著信息化時代的到來，電子文檔逐漸取代了傳統紙質文檔。這也促使醫院檔案管理向信息化方向發展。下面對如何加強醫院檔案信息化管理提出一些淺見，以供參考。

一、國內醫院檔案信息化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理觀念滯后，對檔案信息化缺乏正確的認識。盡管很多醫院已實現了檔案信息化管理，但在傳統檔案管理觀念的影響下，不少醫院領導對檔案信息化管理缺乏正確的認識，片面認為利用電腦管理檔案便是信息化管理。檔案工作一般由行政人員或其他科室人員兼任，由于他們未受過專業培訓，檔案安全觀念薄弱，專業水平偏低。

（二）管理軟件未統一，檔案管理雜亂無章。目前，醫院各科室與相關部門均從自身工作需要出發，引進相應的檔案管理系統。比如，人事部門采用人事檔案管理系統，后勤部門采用后勤事務管理系統。這樣形成的檔案缺乏統一的管理標準，導致檔案管理雜亂無章。

（三）檔案檢索效率不高。隨著醫院的不斷發展，原有的檔案檢索工具不能滿足檔案信息化發展的需要。不少檔案查詢仍是利用編號查詢，然后查閱傳統紙質檔案。這不僅費時費力，還不利于檔案的管理與利用。

（四）投入力度不夠。當前，大部分醫院對檔案信息化的投入力度不夠，造成相關硬件配套設施落后。這主要表現在兩方面，一方面是缺乏相關配套設施，如加密電腦、專業掃描儀、檔案管理專用機房等；另一方面是不少醫院未打造專門的檔案管理局域網，也無大容量的服務器。這嚴重制約了醫院檔案管理信息化的推進。

二、加強醫院檔案信息化建設的對策

（一）增強檔案信息化管理意識。醫院管理層對檔案信息化管理的重視程度直接決定著醫院檔案管理工作的科學性程度。因此，院領導必須充分認識到檔案信息化管理的必要性與緊迫性，要將其納入醫院戰略發展規劃中。要明確檔案管理工作在醫院管理中的重要地位，營造出領導重視、部門協作、職工支持的和諧氛圍。

（二）出臺統一的檔案信息管理標準。第一，醫院要制定權威統一的檔案信息化管理制度，以實現醫院檔案管理的規范化與制度化。同時，在醫院發展過程中不斷完善檔案管理制度，及時更新相關標準。這樣才能促進醫院檔案信息化建設的快速發展。第二，要構建科學、規范的檔案管理制度。要立足于檔案信息信息化發展的要求，參照《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等相關法律法規，出臺一套健全的檔案管理制度。比如，崗位責任制、授權共享制、集中管控制、分級管理制等。其中，要著重完善電子文檔的操作準則，明確對電子文檔的收集、鑒定、歸類等工作流程，從而確保電子文檔的可靠性與完整性。

（三）加大軟硬件投入，實現檔案資源的共享。醫院要加大財政投入，將檔案信息化建設納入醫院財政預算中，逐步完善相關基礎設施。其中，要采用統一規范的檔案管理軟件，以實現檔案管理的規范化。同時，根據本院檔案管理工作需要，逐步配齊相關設備，如掃描儀、UPS電源、專用電腦等。還要加快構建醫院檔案管理信息網絡平臺，將各科室各部門利用網絡相連，從而實現對檔案資源的充分共享，進一步提高對檔案資源的利用率。其中，要以醫院OA、HIS系統與醫院局域網為基礎，在檔案管理系統中設置不同的權限，方便人們查閱相關檔案資料。

（四）打造高水平的檔案管理隊伍，提高檔案信息化管理水平。信息化管理是一個龐大的系統工程，涉及到計算機、網絡、信息安全等諸多方面。醫院要經常開展業務培訓，讓檔案人員熟練應用相關檔案管理軟件。要采用“請進來，送出去”的方式，不斷提高檔案人員的信息化管理水平。同時，還要加強對各科室相關人員的培訓，讓其熟練使用醫院各終端電腦的操作系統，從而確保各部門的步調一致。這樣才能在短期內加快醫院檔案信息化管理的進程。另外，還應廣泛吸納檔案專業人才與計算機人才進入院檔案管理隊伍中，從而為檔案信息化建設提供充足的人才保障。

三、小結

當今全球已步入互聯網時代，人們的生活與工作方式也發生了巨大的改變。信息化是今后社會發展的必然趨勢。作為國家信息化建設的重要組成部分，檔案信息化建設起步較晚，面臨著很多新挑戰與新問題。因此，醫院領導必須高度重視醫院檔案信息化建設工作，更新理念，不斷完善相關硬件設施與檔案管理制度，實現電子檔案管理的規范化、網絡化、共享化。

參考文獻：

[1]王進朝.淺談信息化條件下如何提高醫院的檔案管理水平[J].健康必讀,2012,11(11):536-537.

[2]胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案,2012,13(3): 43-44.