新時期背景下人力資源檔案工作的創新發展

文/東莞市人力資源局　周敏華

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新時期背景下人力資源檔案工作的創新發展

文/東莞市人力資源局周敏華

【摘要】本文首先對東莞市人力資源局在人力資源檔案工作中的新背景進行了分析和探討，說明人力資源檔案管理工作的創新點所在；接著對人力資源檔案工作的創新途徑進行了分析；最后總結了人力資源檔案管理工作創新中應注意的問題以及應遵循的原則。人力資源檔案工作的創新的意義在于從為人民服務的角度上進行檔案管理工作的全面發展，希望本文能夠為人力資源檔案工作的開展起到幫助。

【關鍵詞】新時期背景；人力資源檔案管理；創新發展

一、引言

東莞市人力資源局對東莞市勞動人員的檔案工作負有直接責任，而檔案管理工作又直接關系到勞動人員在企業能夠獲得的勞動報酬以及享受的社會福利，如社會保險、醫療保險、住房公積金等。因此，人力資源檔案管理工作的有效性對勞動人員的個人職業發展以及社會福利的發放影響深遠，提高人力資源檔案工作的效率，始終是我們的工作重點。

二、人力資源檔案工作的新時期背景

（一）信息技術成為檔案管理工作中的重要技術。21世紀是網絡時代，也是信息時代。高新科技以及知識成為這個時代最主要的人力資源，對社會發展的方方面都產生影響，檔案管理工作也不例外。各種檔案管理軟件的發展以及電子檔案的形成，使人力資源局的檔案工作者必須重視在檔案管理工作中應用各種信息技術，以不斷提高檔案管理工作的效率。雖然目前信息化管理工作已經開展起來，但是檔案管理工作還需要從工作方法上進行創新，以使信息化管理的效率進一步提高。

（二）行政職能整合要求檔案工作服務性提高。東莞市人力資源局是原人事局和勞動局進行職責整合，原有的人事局和勞動局分管的人事檔案和勞動資源檔案都由現在的人力資源局管理，這就意味著，檔案管理工作人員必須在現在的檔案管理工作中對人事檔案和勞動檔案進行分管，同時又要充分理解人事檔案和勞動檔案之間的關聯性，并通過檔案管理為勞動人員提供更加優質的檔案服務；上級政府也強調人力資源檔案管理工作的服務性，因此，對檔案工作的服務性進行創新是十分必要的。

（三）人力資源檔案管理對人才發展的促進作用提高。人力資源檔案管理是對個人作為社會勞動資源進行的跟蹤式的檔案搜集和檔案整理，其中包括了個體的勞動能力、職業能力以及社會勞動報酬等具體的記錄，可以作為個體選擇職業以及被用人單位接收的重要標準。一份完整的、規范的檔案不僅對個人的職業發展具有重要作用，也對用人單位的人才培養計劃有影響。因此，檔案管理工作有必要從檔案檔案信息的完整性以及信息化等方面進行創新，以充分發揮檔案管理工作對人才發展的促進作用。

三、人力資源檔案工作的創新

（一）以工作標準化促進管理工作方法創新。檔案管理信息化建設的基礎是檔案形式的信息化，因此，將傳統文檔轉化為信息形式頗費時間，并且，不同的檔案類型所使用的電子文檔類型也不同。目前的應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，尤其在技術檔案管理方面，這種問題層出不窮。常見的問題是局里投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，這大大影響了大家對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案管理人員的工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案信息化管理在實際應用過程中少走彎路。因此，人力資源檔案管理部門應根據檔案管理信息化建設的過程和目的，制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。

（二）以設施完善促進信息化創新。在選擇電子檔案的硬件設施時，要充分考慮存儲設備的穩定性，且設備功能要齊全，以保證電子檔案存儲的安全性。在對電子檔案存儲設備等硬件系統進行保存時，要考慮到溫度、環境等因素可能帶來的影響，并對防磁設施進行強化維護，以確保這些硬件設施使用的耐久性。在電子檔案內容的保護方面，要采用多種方式進行內容備份，比如定期備份、光盤備份等，為電子檔案的長期保存給予保障。此外，人力資源局的工作人員對電子檔案內容的真實性和原始性要給予一定的重視，在進行電子檔案傳輸時，要對傳輸入口、傳輸路徑及傳輸內容使用等多方面采取安全保護，以保障電子檔案內容的安全使用，防止電子檔案被隨意修改、訪問、刪除等現象的出現。

（三）以檔案宣傳工作促進服務。人力資源局的檔案工作是具有社會服務性質的，一方面，人力資源檔案管理和保存本身就是為公眾提供的一種服務；另一方面，人力資源檔案管理和調用是人們享受社會福利的基礎。但是，很多從外地來務工的人員，尤其是知識文化水平較低的勞動人員，對個人檔案的重要作用認

識較低，一旦出現問題，又不知道怎樣維護自己的權利，這實際上是檔案宣傳工作不到位造成的。因此，創新化的檔案管理工作應該包含對檔案工作的服務性質、服務范圍、服務形式進行的各種宣傳，只有公眾對檔案知識掌握的多了，檔案工作的服務性質才能顯示出來。建議檔案管理工作人員將日常工作流程以及服務性質編制成手冊，進行公益發放，也可以在檔案局網站首頁建立專門的宣傳窗口，或者在檔案局辦事大廳設立宣傳展板。這樣的宣傳方式能夠使大多數勞動人員重視起個人檔案的管理，檔案工作的服務性質也更容易展示出來。

四、在檔案管理工作創新過程中需要注意的問題

（一）檔案管理信息化建設方法符合實際。檔案管理信息創新的主要目的是為了使檔案工作更加高效，因此，人力資源局所使用的檔案管理信息化工作方法應該與東莞市檔案資料的實際相符合。將需要轉化為數字信息形式的檔案資料進行合理轉化，而一些有重要價值和歷史意義的檔案文件，則應該酌情處理，避免一味的信息化建設而導致珍貴檔案資料的遺失。

（二）檔案服務性與檔案管理實際相結合。對檔案管理的服務性進行創新根本目的是為了提高人力資源檔案的利用率，凸顯檔案管理工作對社會發展的積極作用。因此，在檔案管理的服務性發展過程中，應始終注意以檔案管理工作的實際為出發點，使檔案管理工作者、人力資源管理中對檔案進行利用的辦公人員以及社會上的勞動人員對檔案管理服務的應用程度以及服務需要，始終是檔案管理工作創新的出發點。

五、結語

綜上所述，人力資源檔案管理工作對東莞市勞動人員的職業發展以及政府的社會服務職能的實現有著十分重要的影響。隨著信息科技的發展和網絡時代的到來，人力資源檔案工作有必要跟上信息時代的步伐，從檔案管理的信息化建設以及檔案管理的服務職能體現等角度進行檔案工作創新。相信檔案工作的創新會使東莞市的勞動人員感受到檔案管理工作對他們的幫助，使各企業和單位的人力資源管理及檔案管理工作更方便。

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