高校網上預約報銷的探析

王蕾

摘 要：隨著高校辦學規模的不斷擴大，高校財務部門的報賬工作量劇增，報賬難的問題凸顯，傳統的報銷模式已不能適應現實需要。為了提高管理效率和管理水平，很多高校開始了網上預約報銷的嘗試。文章分析了網上預約報銷的優勢以及推行網上預約報銷的途徑，對改革高校傳統核算方式進行了探討。

關鍵詞：網上預約報銷 高校 財務管理

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）09-115-02

近年來，高校辦學規模空前擴大，其不斷增長的收支規模給財務處的報賬帶來很大壓力，核算中心經常上演這樣的場面，一邊是焦急等待報賬的師生，另一邊是疲憊工作的財務人員。等待產生不滿，疲憊容易出錯。“報賬難、難報賬”已經成為制約高校內部發展的一個重大問題。改革傳統報賬方式，提高報賬效率，提升高校財務工作水平乃當務之急。隨著網絡技術的廣泛運用，一種更加高效的報賬方式“網上預約報銷”應運而生。

一、傳統財務報銷方式的弊端

傳統的財務報銷方式盡管存在了很多年，但隨著形勢的發展，報賬過程中一系列的矛盾逐漸顯現。

1.學校財務工作工作量增大與財務人員短缺的矛盾。多年來，盡管電算化的財會系統在一定程度上提高了報賬的效率，但學校師生長期以來所謂的“報賬難”頑疾問題依然存在而并沒有從根本上得到解決。隨著科教興國戰略的實施，一方面國家對教育的投入量已占到國民生產總值的4%，高校的教育經費撥款逐年遞增;另一方面，隨著國家加大對科研的支撐力度，科技經費迅猛增加，與此同時，高校與地方的科研合作明顯加大，也使橫向協作的課題經費來源渠道廣泛。這一切都表現為近年來高校財務收支活動的資金規模和勞動量的節節攀升。但是，多數學校受人員編制因素制約，一線財會人員數量的增加，遠遠跟不上財務報銷工作量的增加。現有人員的不足，使得工作捉襟見肘。

2.財會人員高強度工作與報賬者抱怨之間的矛盾。簡單說來，賬務報銷就是由報賬人拿著合格的發票和事先已經填好并符合規范的報賬憑證（報銷單），經項目負責人簽批后，到財務核算中心辦理報銷手續的過程。傳統的報銷模式下，報銷者拿來的票據多數未經整理，往往雜亂無章，財務人員先要將這些票據整理、歸類，再進行核算和信息錄入，其中票據核算是報賬流程中最繁瑣、最費時的環節，在這個環節往往需要報賬人有較長時間的等待。尤其是在臨近畢業，或學校每年年底結賬之前，核算中心人員擁擠的狀況經常上演，大量的報銷業務集中在同一時段、同一地點，一些師生每天在上班之前就趕到財務室門口進行等候，生怕錯過了當天報銷機會。核算中心經常人頭攢動，接踵而至。在這樣的場面之下，一方面是報賬人的焦急等待以及報賬廳內此起彼伏的抱怨;另一方面，財務工作人員在一片嘈雜喧嘩的工作環境中高強度長時間工作，大腦一直處于超負荷地運轉狀態，難免也會焦躁。當抱怨遇到焦躁，報賬師生和財會人員的情緒沖突往往就在核算中心發生了。

3.報賬過程中報賬師生與財會人員因財務信息不對稱而產生的矛盾。財務信息包括國家的財經法律法規、學校的財務管理制度和各種經費報銷管理規定。對這些規章的掌握程度以及按章整理票據的規范程度，是報賬能否順利通過審核的關鍵。很明顯，報賬的師生員工大多不是會計專業出身，對報賬信息、報銷程序的了解很有限，對有些報銷的規定也不能理解，從而使他們在來財務部門辦理報銷業務時經常不能一次順利辦好，可能要跑很多冤枉路，很容易使他們對財務人員產生不滿情緒，甚至從心理上覺得財務人員在刁難他們，雙方矛盾沖突隨時可能爆發，財務投訴時有發生。另外，從財務管理方面來看，報賬人員報一次賬卻多次往返，致使會計人員在繁忙的核算工作的同時，不得不停下來回答他們提出的有關疑問，降低學校財務管理工作的效率，與當前現代化辦學的要求極不適應。

二、“網上預約報銷”的優越性

“網上預約報銷”系統以誠信為前提，報賬師生將報賬信息準確錄入系統，并將辦理好簽字審批手續的預約單及正規發票遞交到報賬大廳審核，初審通過后即可離開，無需等待，財務人員在數據交換系統中，依據預約確認單上的編號，自動生成信息基本齊全的記賬憑證，經審核、復核，最終的報銷金額通過網銀轉入個人銀行卡或者對公單位賬戶中，實現無現金支付，為師生員工提供更加安全、高效和便捷的財務報銷服務。

相對于單一的傳統報銷方式，“網上預約報銷”有以下優越性：

1.優化了報賬環境，提高了財務工作的服務質量。首先，“網上預約報銷”模式下報銷人員將簽章齊全、票據合格的憑證送至會計核算中心后就可離開，不需像以前那樣在柜臺前排隊，最大程度上減少了報賬人員等待時間。同時，財務人員可以在相對安靜的環境中工作，報賬環境得到很大改善。

其次，會計人員對系統生成的賬務信息之相關內容確認無誤后，由系統自動生成記賬憑證，經過復核，由出納通過網上銀行及時將報賬款項劃轉至單位或個人的賬戶上，手機短信也同時提示報銷金額、到款時間，既方便報銷人進行查詢，又使報銷工作透明化，提高了服務質量。

2.減少了財務核算的差錯率，提高工作效率。“網上預約報銷”系統下，會計人員根據報銷規定，審核擬報銷的原始單據和審批手續是否合格后，核算時，無需花費精力去一一輸入報銷憑證的摘要、報銷金額、會計科目、經費編碼和應支付給單位或個人的銀行賬戶信息等等，僅需通過對系統自動生成的記賬憑證中的報賬信息進行確認、修改和必要的調整。實質上就等于將以前需由會計人員獨立完成的工作變成了報賬人提前做好報銷工作中的一部分，如金額的計算、銀行信息的錄入等。這樣就把會計人員從繁瑣的數字核算和一些基本信息錄入工作中解脫出來，更有利于他們集中精力去復核和校對，降低了財務核算中的差錯率，使會計人員的工作效率和工作的質量得到明顯提高。

3.實現了無現金支付，保證了資金及時、安全的周轉。“網上預約報銷”系統中，票據經審核、復核無誤后，需支付的款項通過“銀校直聯”系統直接轉入個人銀行卡或單位賬戶，實現無現金報銷。這樣，就在很大程度上減少了庫存現金，從而降低或避免了單位和銀行在現金保管及運輸環節上的風險;與此同時，也省去了出納人員要反復清點現金的過程，解決了報賬人員隨身攜帶大量現金的后顧之憂。和傳統報銷方式相比減少了現金流動，規避了現金風險，更加保證了學校資金的安全。

4.有利于項目負責人對項目進行科學管理。在“網上預約報銷”系統中，項目負責人不再需到財務部門就可直接通過報賬系統對項目中的每一筆支出進行查詢，也可隨時了解自己項目經費的支出和使用情況。這改變了傳統報銷模式下項目負責人只管經費報銷，不能實時了解項目經費使用的各項開支，往往在結題審計時才發現項目未按照計劃嚴格執行，一些費用開支遠遠超過原來預算額度，給項目順利結題造成影響。預約報賬將項目管理由事后管理變為以預算為基準的事前管理，使項目負責人時刻做到心中有數，項目執行中始終能圍繞經費預算要求，嚴格控制費開支范圍，使管控落在實處，并在項目完成結題時，賬目清晰，各項開支符合原預算和國家財務管理要求。“網上預約報銷”有利于從源頭上保證項目的開支合理及控制效果，實現項目管理的科學化。

三、推行“網上預約報銷”的途徑

1.做好系統的維護，保障系統安全穩定運行。網絡系統是實行“網上預約報銷”的基礎條件，要保證報賬的正常進行，“網上預約報銷”系統的穩定和系統內數據信息的安全是前提。系統必須要有專業技術人員定期維護，做到數據資料真實客觀不被刪改。加強層級授權管理，應按照部門內部控制制度，規定不同用戶的使用權限，高度重視財務數據資料的安全保密性。必要時要借助數據加密、防火墻、身份認證等專業手段保證財務數據傳輸、共享中的安全。

2.廣泛開展“網上預約報銷”的宣傳，增強師生對新的報賬方式的認識。“網上預約報銷”是個新生事物，為了使這項新的報賬方式在財務管理中能夠順利推進，學校財務管理部門首先要結合學校特點，在充分調研的基礎上，制訂科學可行的實施方案，便于師生員工對這一新生事物的理解和接受;其次，利用各種傳播媒介，例如校園網絡、廣播、印制宣傳單等，向廣大科教人員介紹網上預約報賬，盡可能讓大家認識并喜歡這一新的報賬方式;最后，財務處還應有針對性地開展網上預約報賬系統的相關規定、要求、規范以及學校財務報賬方面的制度的宣傳，使報銷人員能夠比較熟練的操作系統，填寫預約單。另外，一線會計人員在日常工作中要耐心地聽取師生員工們對“網上預約報銷”實施過程中提出的各種意見或建議，并將在實際工作中發現的問題及時與技術人員溝通，使網上預約的報賬工作在實踐中不斷完善。

3.加強對報賬人員的知識和技能培訓，使其盡快熟練操作“網上預約報銷”系統。財務部門應積極主動地組織熟悉業務的工作人員到學校各個二級單位開展網上預約報銷系統知識和財務報銷法規的宣講，提高報賬人員對該系統的操作能力和水平。在開展預約報銷系統宣講時，可主要通過圖文并茂的方式講解報銷流程，清楚地展示每一流程的操作步驟，配合現場實際演示等方式，指導大家整理粘貼票據，搞清楚所發生的經濟業務與財務會計科目對應關系。有關財務知識宣講的主要內容，包括國家有關的財經法規、學校內部的財務管理制度和各種報銷規定、報賬注意的事項，票據真偽的甄別等。這些對于報賬人員來說都是必須清楚掌握的，這樣報賬人員才能夠規范填寫預約單，提交經過整理的票據，到財務部門審核的時間就會相對縮短，賬務報銷流程明顯加快，提高了工作效率，同時也在某種程度上增進了財務人員與報賬人員之間的交流，使人際關系得以和諧。

總之，網上預約報賬順應了當前網絡化、信息化、自動化的時代潮流，是對傳統報賬方式的一次革命。它大大提升了財務管理水平和服務質量，促進了財務管理過程中報銷單據填寫的規范、業務審批流程操作簡單易行、財務部門審核更加透明，資金周轉更加安全及時;同時，也提高了財務人員的工作效率，把他們從瑣碎的重復性工作中解放出來，很大程度上使他們的工作從核算型轉變成了管理型，極大地提高了高校的財務管理水平。

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[5] 李洋.會計信息化下高校網上預約報賬的探索[J].經濟師，2012（6）

（作者單位：西北農林科技大學計財處 陜西楊凌 712100）（責編：若佳）