高校人事檔案的歸屬問題探析

文／湖州師范學院檔案館　程培英

高校人事檔案的歸屬問題探析

文／湖州師范學院檔案館程培英

高校人事檔案工作的歸屬一直采取多頭管理方式。本文在調查浙江省30所高校人事檔案工作歸屬管理的基礎上，分析了不同歸屬管理模式的利弊，以便為高校人事檔案管理體制的改革提供依據。

高校；人事檔案；歸屬

人事檔案工作是人事管理工作的一個重要組成部分。隨著國家人事管理制度的不斷深化，對人事檔案工作提出了更高的要求。筆者通過幾年的工作實踐發現，由于各高校人事檔案的管理權限歸屬部門不統一，檔案管理體制呈現多頭管理模式，這給高校人事檔案管理的規范化和合理利用帶來較大的不利影響。

一、高校人事檔案的歸屬現狀

高校人事檔案主要包括三個部分：1.在編教職員工的檔案。這是人事檔案的主體部分。2.已退休人員的檔案。這些人員工作經歷在本校結束，因此，這些人員所有的人事檔案均需保留在來校，以供查閱和利用。3.離職人員未提走的檔案。由于近年來高校人才流動頻繁，部分人員為了實現流動目的，不惜放棄檔案。但作為唯一性的原始資料，高校并不能將這些人員的檔案遺棄，而要管理好，以備有關部門或相關人員需要時查閱。

浙江省教育廳辦公室、浙江省檔案局辦公室關于貫徹落實高等學校檔案管理辦法的通知《浙江省教育廳【2008】156號文件》中提到，凡具備《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）規定條件的高等學校，應積極創建檔案館。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。《高等學校檔案管理辦法》中提到學校干部檔案應按照中共中央組織部和國家檔案局制發的《干部檔案工作條例》規定管理。但該辦法并沒有規定必須將高校人事檔案劃歸學校檔案館管理，導致各高校人事檔案管理部門出現多頭管理，歸口不一等現象，規范化的“統一領導、分級管理”的檔案管理體制尚未建立起來。

為客觀了解浙江省高校人事檔案的歸屬現狀，筆者調研了浙江省內的30所本科院校，了解人事檔案歸屬管理情況。主要存在以下三種歸屬關系：一是人事部門，12所學校，占40%，如中國計量學院、中國美術學院等；二是組織部門，7所學校，占23%，如浙江理工大學、溫州醫科大學等；三是檔案館，11所學校，占37%，如杭州電子科技大學、湖州師范學院等。這個現象表明，浙江省高校人事檔案的確存在多頭管理的問題。

二、高校人事檔案歸人事、組織部門管理的利弊

（一）有利的方面。1.方便利用、辦事效率高。人事檔案處于動態之中，對于在職的教職員工，每年都有新材料產生，需要歸檔，如工資表、年度考核表、專業技術職務評審表等。人事檔案管理的目標是服務，在筆者工作這些年，需要用到人事檔案主要有下列情況：（1）檔案人要報考研究生、博士需要相關的成績；（2）檔案人所在單位職能部門在對其進行考察；（3）檔案人評審職稱需要相關的材料；（4）檔案人及其子女辦理各類公證時，需要提供的相關材料復印件；（5）檔案人出國辦理簽證；（6）檔案人工作調動；（7）上級對檔案人三齡兩歷一身份的認定；（8）檔案人退休前的審核；（9）公證和司法機關調查取證等。人事檔案的利用都要經過有關領導的審批，如果人事檔案歸人事、組織部門統一管理，審批和利用就在同部門進行，提高了辦事效率。2.有利于保密。由于人事檔案具有私密性，最好是接觸的人少，避免反復借閱調卷。人事部門、組織部門是形成人事檔案材料的責任者，又是人事檔案的主要利用者。由人事、組織部門管理有利于檔案資料的及時補充，又有利于利用和保密，能夠有效避免更多的人接觸到人事檔案。3.有利于查閱和核對。一般高校人事部門多有人力資源管理系統，系統里的信息是可以公開的，人事檔案若在人事部門，公開的信息能做到及時、準確，方便教職員工查閱和核對自己的信息。

（二）不利的一面。1.缺乏檔案管理專業人員。人事部門的工作人員主要從事人力資源管理，很少有檔案專業畢業或接受過系統檔案工作培訓的人員，難以對繁雜的人事檔案進行有效管理。2.人事檔案的重視程度不夠。由于高等學校人事部門的工作重心是師資隊伍建設和管理，對檔案工作重視程度明顯不足。特別是近年來，人才流動頻繁，人事部門更多地想留住人才，難以顧及其檔案材料的管理，加之相關人員的檔案經過多個高校的流轉，不可避免地出現不規范的現象。

三、高校人事檔案歸檔案館管理的利弊

（一）有利的一面。1.檔案館硬件設施完善。筆者在工作實踐和與同行交流中了解到，幾乎所有的高校只有檔案館庫房的設計開間設置合理，庫房有防蟲去濕設備。一般高校人事檔案數量多，儲存條件要求高，只有檔案館專用庫房才能滿足要求，庫房內的設備能更有利檔案的保管。2.檔案館專業人員齊備。檔案工作是一項專業化程度很高的工作，未經訓練的人員很難有效地對海量的、多類型的資料進行管理和利用。由于人事、組織部門缺乏足夠經過訓練的檔案工作人員，極易出現失誤、錯誤、混亂等現象，給檔案材料的權威性帶來嚴重的不利影響。

（二）不利的一面。1.人事檔案只是檔案館工作的一部分。高校檔案管理工作的重點是管理學校檔案，主要任務是配合國家檔案機構對學校教學、科研、建設、財務等多方面資料的管理，人事檔案只是其中的一部分工作。從檔案學的角度來看，一般認為人事檔案是人事、組織部門的事，而不是檔案館的事。調查結果也表明，浙江省有60%左右的高校將人事檔案歸人事、組織部門管理。2.部門之間的協調銜接難。人事檔案具有現實性、真實性、動態性、專門性、集合性、機密性、認可性等特點。高校中人事檔案材料大部分來自人事部門，由于與檔案館不屬于同一個部門，而人事部門分管檔案事務的工作人員還有其他工作，沒有及時主動交接的積極性。人事部門工作人員在進行檔案管理時，檢查不仔細、審核不嚴的情況非常嚴重，更多地是把人事處當作人事材料的中轉站，接收到什么材料，就原樣移交給檔案館。由于檔案館工作人員不和檔案人接觸，這樣材料的正確性就難以保證。筆者在工作中經常發現人事檔案材料所填內容混亂、錯誤、虛假等情況。檔案工作者因為材料是人事部門移交來的，人事部門有核實校對的權利和義務，檔案館工作人員無權和檔案人核實信息，使一些虛假材料順利地進入個人檔案。3.檔案利用的不方便。人事檔案利用的時候，需要人事主管部門（人事或組織部門）的審批。現在高校招生規模的日益擴大、新校區的建設、不同部門之間辦公距離很遠，若在不同的校區，檔案人利用極不方便。

四、結語

鑒于高校人事檔案歸屬問題沒有明確的文件規定，各高校的行政管理體制也存在一定的差異，各高校可以根據自身的特點，根據人事檔案管理和利用效益出發，要充分考慮到各部門的協調工作，又要充分考慮人事檔案的保密性，選擇一種適合自己學校人事檔案管理的方式。

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[3]黃偉新.對新高校人事檔案信息化建設的問題及對策[J].賀州學院學報,2011,02:126-128.

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