淺談如何做好人事檔案保密工作

史躍華

摘 要：人事檔案信息是記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，記載了大量的個(gè)人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說(shuō)，人事檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊(yùn)含著大量的個(gè)人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時(shí)增強(qiáng)對(duì)涉密人事信息的管制力度，不斷推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好人事檔案保密工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；保密

人事檔案信息是記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，記載了大量的個(gè)人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說(shuō)，人事檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時(shí)也蘊(yùn)含著大量的個(gè)人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時(shí)增強(qiáng)對(duì)涉密人事信息的管制力度，不斷推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好人事檔案保密工作。

1 提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

人事檔案管理人員是為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會(huì)主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補(bǔ)充。“愛崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)”是我們社會(huì)主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范，也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識(shí)”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對(duì)檔案管理工作的權(quán)責(zé)進(jìn)行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠?qū)n案管理工作對(duì)自身提出的要求與自己在工作中樹立起來(lái)的理想信念相結(jié)合，同時(shí)也要牢記法律規(guī)定，嚴(yán)格遵紀(jì)守法，做好《檔案法》中要求的每一項(xiàng)工作。

2 增強(qiáng)人事檔案保密意識(shí)

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負(fù)責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識(shí)。

2.1 提高保密意識(shí)，學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)

檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)。

一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時(shí)間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。

二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國(guó)家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識(shí)。

三是定期開展保密自查活動(dòng)，對(duì)各個(gè)易涉密的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行定期自查，一方面差缺補(bǔ)漏，一方面對(duì)各檔案管理人員提出新要求，以此為契機(jī)宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識(shí)，督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識(shí)。

2.2 增強(qiáng)檔案管理人員的保密責(zé)任感

人事檔案中蘊(yùn)藏著大量的個(gè)人信息，其中不乏個(gè)人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責(zé)任感，在工作中細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負(fù)其責(zé)，分兵把守，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下，自覺維護(hù)檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。

3 做好人事檔案存放過(guò)程中的保密管理工作

“保密工作無(wú)小事。”在人事檔案的存放過(guò)程中，我們主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

3.1 要加強(qiáng)人事檔案存放庫(kù)房的管理工作

人事檔案存放的庫(kù)房是做好保密工作，維護(hù)檔案安全的重要保障。檔案庫(kù)房要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應(yīng)將人事檔案存放庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠，檔案庫(kù)房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的涉密人事檔案保險(xiǎn)柜，由專人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。

3.2 嚴(yán)格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實(shí)承擔(dān)起維護(hù)人事檔案完整與安全的職責(zé)：

一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過(guò)層層嚴(yán)格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時(shí)，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補(bǔ)救，以免以后遺忘或增加破損；

二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財(cái)力保障，負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格職守，積極采購(gòu)保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問(wèn)題；

三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。

4 落實(shí)人事檔案保密工作職責(zé)

想更好地落實(shí)人事檔案保密工作，就要充分發(fā)揮保密工作委員會(huì)的作用。保密工作委員會(huì)應(yīng)由企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人、各個(gè)部門負(fù)責(zé)人及人事部門全體人員組成。人事部和檔案室為保密要害部門，人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的保密和整理工作，根據(jù)每個(gè)人事檔案的內(nèi)容、標(biāo)注及密級(jí)確定該檔案是否屬于保密檔案。需采取保密措施的檔案要放置妥善，在檔案袋或檔案盒上標(biāo)注密級(jí)，將檔案按時(shí)交送檔案室進(jìn)行保管。

人事檔案工作人員和人事檔案利用人員，都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《保密法》及有關(guān)管理規(guī)定，增強(qiáng)自身保密觀念，遵守保密制度。在借閱、查閱涉密人事檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批、本人登記手續(xù)，簽訂“涉密檔案保密書”。利用涉密人事檔案者負(fù)有對(duì)其保密的責(zé)任，不得將人事檔案帶走或轉(zhuǎn)借他人，禁止攜帶人事檔案外出。涉密人事檔案一般不得復(fù)印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制品、衍生品秘密等級(jí)不變，由專人登記、保管，用后及時(shí)歸檔，定期統(tǒng)一銷毀。利用完人事檔案后，應(yīng)立即將其收回并入柜上鎖，不得在外存放。保密委員會(huì)應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，對(duì)人事檔案的存放及使用進(jìn)行定期檢查。如發(fā)現(xiàn)有泄漏事件發(fā)生，必須及時(shí)整改報(bào)告，立即采取補(bǔ)救措施，避免或減輕所害后果。對(duì)于做法不當(dāng)而導(dǎo)致保密檔案內(nèi)容泄露的職工，應(yīng)追究其責(zé)任，視情節(jié)輕重對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處罰。