淺析自來水公司檔案管理信息化

文/哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司 董淑新

一、自來水公司檔案信息化管理的重要意義

自來水公司業(yè)務范圍廣且復雜，像施工圖紙資料和地下管網(wǎng)資料都為標定工程質(zhì)量和后期維修改建提供可靠的參考依據(jù)，更是施工過程中和施工后出現(xiàn)工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故分析及責任追究的重要憑證，是工程技術人員和各有關部門實施工程管理、制定技術標準和規(guī)范的重要參考資料。自來水公司檔案管理工作的不斷完善勢在必行。就目前檔案工作的現(xiàn)狀而言，自來水公司的檔案管理依舊停留在地區(qū)化管理和人工管理下，隨著網(wǎng)絡化和數(shù)字化的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中集成管理成為自來水公司檔案管理工作重中之重的任務。由于自來水公司的檔案管理具有一定的特殊性，服務的客戶千千萬萬、涉及市政工程建設和維修等多科目、多領域的資料，因此，自來水公司檔案管理系統(tǒng)必須建立科學化可共享的分類和數(shù)據(jù)的集中管理。網(wǎng)絡信息化的發(fā)展為檔案綜合管理信息平臺的建立提供了保障，信息化檔案管理將會使自來水公司檔案管理工作的服務水平和服務效率獲得飛躍性的提高。

二、哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司成立于1989 年，公司遵循“踏實、拼搏、責任”的企業(yè)精神，并以誠信、共贏開創(chuàng)經(jīng)營理念，擔負著全城區(qū)人民的公共供水任務。公司形成了機構健全、設施齊全，集產(chǎn)、供、銷、稽查、設計、施工等一體的供水體系，基本適應了公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理與生產(chǎn)服務的需要，滿足了縣城居民生活用水和部分企業(yè)的自來水供應。隨著城市的建設全區(qū)供水業(yè)務越來越復雜，因此對公司檔案的管理工作要求也越來越高。目前哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司檔案管理主要按照以下原則實施：

1.綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理；

2.檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用；

3.借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。隨著無紙化辦公的發(fā)展，呼蘭區(qū)自來水公司也在逐漸開展檔案管理信息化建設，力爭實現(xiàn)公司檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。

三、呼蘭區(qū)自來水公司檔案管理存在的問題

（一）檔案資料信息不全面。自來水公司檔案資料要求嚴謹、規(guī)范和準確，然而有些負責部門并不重視檔案資料的搜集和整理，經(jīng)常以本部門的方便為主，使得檔案資料記錄填寫準確度低，造成很多原始檔案數(shù)據(jù)缺失，檔案資料成不全面狀態(tài)。

（二）檔案管理規(guī)范缺乏。由于公司各部門對檔案管理工作重視意識的淡薄，往往會造成搜集到的檔案資料內(nèi)容不完整、資料提供不全面、不規(guī)范。目前，就哈爾濱呼蘭區(qū)自來水公司而言，非規(guī)范化的檔案資料管理已經(jīng)限制了檔案信息化和共享化發(fā)展。

（三）檔案管理信息化水平低。哈爾濱市呼蘭區(qū)自來水公司的檔案管理信息化水平較低，目前，多數(shù)檔案管理依舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理，在檔案搜集、整理、建檔、存檔、保管、編研和統(tǒng)計過程中經(jīng)常會出現(xiàn)人為的失誤，此外，一些重要的工程設計、圖紙、原始票據(jù)等由于保管條件有限已經(jīng)出現(xiàn)老化和遺失的現(xiàn)象，而解決這些問題的途徑就是大力推薦檔案管理信息化和規(guī)范化建設。此外，檔案信息化建設的一個好處是可以使部門之 間檔案信息實現(xiàn)共享，方便借閱和檢查。

四、加強自來水公司檔案信息化管理的措施

加強檔案的信息化建設主要是，建立檔案信息細化平臺，在信息化平臺中使文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊形成電子文件后將其歸檔、保管和利用。自來水公司檔案管理分為工程管理模塊、客戶管理模塊和企業(yè)經(jīng)營管理模塊。

（一）工程檔案管理模塊。通過在線系統(tǒng)、離線客戶端讓相關負責部門將多個項目搜集資料上傳，通過信息化平臺的分類和整理功能實現(xiàn)工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。

（二）客戶檔案管理模塊。在客戶服務平臺建立包括業(yè)務咨詢、信息查詢、業(yè)務申報受理、業(yè)務投訴受理、用戶服務熱線模塊，并建立用戶基本信息數(shù)據(jù)庫為基礎用戶檔案，形成便于用戶報裝自來水表和熱線服的管理系統(tǒng)。

（三）經(jīng)營管理模塊。經(jīng)營管理信息模塊主要是使抄表、收費、與銀行間代收水費數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化。

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