加強城市展示館檔案管理的思考及建議

文/濟寧城市展示館 李田田

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加強城市展示館檔案管理的思考及建議

文/濟寧城市展示館 李田田

【摘要】當前我國的城市展示館管理，特別是檔案管理方面還存在著很多問題，嚴重阻礙了我國城市展示館的發展，不利于城市社會與經濟的發展。本文從我國當前城市展示館檔案管理的現狀及其存在的問題出發，詳細分析了加強檔案管理對于城市展示館管理的重要作用，闡述了一些改善我國城市展示館檔案管理的建議，旨在促進我國城市展示館的持續發展。

【關鍵詞】城市展示館；檔案管理；管理機制

檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的有價值的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的各種固化的原始信息。在企事業單位中，檔案是工作考察的重要憑據，是領導決策的主要依據，也是科學研究開展、設備建設發展以及基礎設施建設的可靠資料來源。檔案管理是城市展示館管理的重要組成部分，直接影響著城市展示館管理的成效，因此，了解我國當前城市展示館檔案管理的現狀及其存在的各種問題，提高我國城市展示館檔案管理的水平，以促進我國城市展示館發展有著重要的現實意義。

一、檔案管理的現狀及存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足，重視不夠。檔案具有原始記錄性，但檔案管理中檔案資源積累過程緩慢，檔案管理活動對形成檔案的當事人有著很強的依附性，如果檔案當事人對檔案的重要性認識不足的話，會對檔案創建和檔案質量以及其管理帶來很大的不利性。目前我國有很多城市展示館的工作人員對館內的檔案管理工作的重要性認識不足，雖然很多工作人員說起來都知道其重要，但是在實際工作中往往是說一套做一套，抱著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的態度，經常對于很多已經完成的工作沒有及時建檔保存，無法為日后工作的總結和必要的改進提供所需的資料依據。

（二）檔案管理機制落后，操作性不強。檔案管理是一套涉及面很廣，信息量很大，牽扯的人員很多的龐大的信息控制系統，所以一套合理科學的管理機制是檔案管理的前提條件。但當前很多城市檔案管理的機制較為落后，實際的操作性不強，不方便檔案的建立、保管和利用以及管理，增加了工作人員的工作難度，造成檔案管理多是重藏輕用，實際價值不大，致使很多工作人員認識不到檔案管理對日常工作的重要意義，甚至于認為是額外工作，對檔案工作采取消極態度。

二、檔案管理對于城市展示館管理的重要性

城市展示館檔案的建立需要展示館各種有關材料的匯集，城市展示館檔案管理是一種信息控制系統，承擔著展示館檔案收集、保管、傳播、開發和利用的重要職責，是展示館實現信息化建設，提升展示館社會地位的必要途徑。同時，檔案管理是展示館管理的重要組成部分，同時又顯示和作用于整個展示館管理當中，通過對檔案材料的分析和總結，有利于改進展示館工作，提升展示館管理水平的重要作用。

三、加強城市展示館檔案管理的一些建議

檔案管理對于城市展示館管理有著非常重要的作用，展示館要想強化檔案管理工作，就必須積極主動地分析展示館檔案管理發展的過程中出現的新情況、面臨的新問題，用全新的觀念，不同的視角，科學的模式，創新的技術以及合理的手段來促進展示館檔案管理水平的提高，加快展示館現代化建設的步伐。筆者結合自身工作實踐，對于加強城市展示館檔案管理提幾點建議：

（一）健全檔案管理機制，促進有關科室的溝通交流。做好各科室間的協調工作，取得檔案管理方面的主動權。在檔案管理機制方面，應理順管理機制，實行檔案管理的“提前介入”，與各科室溝通協商好，由展示館派出具有豐富檔案管理經驗的人員到各科室，采用“提前介入”方式，促進各科室檔案建立的水平，保證各科室所建立的檔案規范化、標準化，以符合展示館檔案管理的要求。與此同時，要加強對檔案管理重要性的宣傳，嚴格檔案管理各項工作要求，改變展示館工作人員對于檔案管理認識不足的問題。

（二）制定合理科學的業務檔案整理規范。根據國家的檔案整理規定、分類標準以及科技檔案管理規定等，結合展示館自身的分類大綱與檔案整理規定制定出合理科學且便于實際操作的業務檔案整理規范，例如：在立卷方法上按照“事由”的原則，創新立卷方法；在確立檔案歸檔內容時，按照“組小卷的”原則，并且適當調整分類大綱和著錄內容等；對于檔案實體上架的問題，應按照屬類的不同上架，保持展示館庫房內館藏檔案實體管理的一致性和有序性。

（三）加快電子檔案管理規范的制定，推進電子檔案管理進程。隨著社會的發展和時代的進步，人們對于信息化的要求也越來越高。辦公自動化系統普及以后，城市展示館亟須加快對電子檔案管理規范的制定和完善，以適應新形勢下工作的需要。

參考文獻：

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