做好編外聘用人員檔案管理的實踐與思考

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做好編外聘用人員檔案管理的實踐與思考

鄭學勇

木蘭縣人才交流中心 151900

隨著事業單位編外聘用人員的逐漸增多，做好編外聘用人員檔案管理工作已成為事業單位人事檔案管理的一項重要工作。但是，目前編外聘用人員人事檔案管理工作存在諸多問題。在這種情況下，如何立足自身，做好編外聘用人員人事檔案收集、整理和日常管理工作，就成為事業單位人事干部需要面對的重要課題。筆者，結合單位實際在做好編外聘用人員人事檔案管理方面作了一些有益的探索和實踐，就加強和改進編外聘用人員檔案管理工作作了一些思考。

一、編外聘用人員檔案管理存在的主要問題

1.編外聘用人員“棄檔”現象較為普遍。目前，單位編外聘用的人員絕大部分是應往屆大學畢業生。由于大學生就業形勢較為嚴峻，不少大學畢業生在畢業后2—3年內，先后在3—5個單位工作的情況比較普遍。按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，他們的人事檔案大都交由當地人才交流中心保管。由于每年要繳納數百元檔案管理費，對于工作尚不穩定、工資待遇相對較低的大學生來說，確實是一筆不小的支出。于是，紛紛托交或不交，時間一長就干脆棄檔不要，使流動人員“棄檔”現象日漸嚴重。

2.編外聘用人員檔案內容記載不完整。由于編外聘用人員流動比較頻繁，他們在每個單位工作期間的檔案材料根本無法及時被收集歸檔。加上，用人單位對編外聘用人員人事檔案管理重視不夠，未能及時收集和整理他們在單位工作、學習、考核等信息，人員流出后又未及時移交和轉遞，導致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。有的甚至連考核定級、職稱晉升等重要的檔案材料都記載不全。

3.檔案內容不全。正常情況下，流動人員人事檔案材料一般應包括：履歷表，大中專畢業生分配派遣(證)單，轉正定級的考核材料，每年度的考核表，專業技術職稱評審材料，檔案工資變更材料，獎懲材料，黨團組織材料以及其他按規定應收入人事檔案的材料。由于流動人員的流動性較大，用人單位未及時收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外聘用人員人事檔案的信息未能隨工作經歷的增加而增多，尤其是缺少反映當事人綜合能力、素質和權威部門認定的業績考核材料，這給用人部門選擇人才帶來困難，也使編外聘用人員人事檔案的價值隨之降低。

4.檔案的真實性存疑。部分外聘人員人事檔案在轉遞的過程中，未能嚴格執行《流動人員人事檔案管理暫行規定》的“流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。”和“不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。”等相關規定，將檔案材料交由當事人本人代為轉遞，有的出現擅自涂改、抽取、銷毀或偽造人事檔案材料的情況。有的學歷越填越高、業績越填越突出，使用人單位無法客觀全面了解聘用人員的真實情況。

5.用人單位對編外聘用人員人事檔案管理重視不夠。部分用人單位認為編外聘用人員流動性大，建不建人事檔案無所謂；單位人事部門不重視編外聘用人員人事檔案人事檔案材料的及時收集和定期整理，對聘用人員在單位學習進修、工作考核、從事科研活動等形成的材料收集整理不及時、不完整，從而造成編外聘用人員人事檔案“殘缺不全”，嚴重影響了編外聘用人員人事檔案的價值和可用性。

二、對做好編外聘用人員檔案管理的思考

1.提高對做好編外聘用人員人事檔案管理工作重要性的認識。人事檔案是在人事管理活動中形成的經過認可的記錄和反映人員經歷、德才水平和工作表現及人事獎懲、變化情況的以個體為單位，集中保存和備查的人事檔案資料，具有重要的憑證價值和參考價值。目前，人員流動已成為常態，社會也已進入信息化時代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯系、單位自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、完整的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運轉。加強編外聘用人員人事檔案管理工作，既可以為單位和聘用人員提供良好的人才信息服務，更好地服務于單位的組織人事工作，又可以優化市場人力資源配置，促進聘用人員的社會化管理，推動社會保障體系的建立和完善，維護社會的穩定。

2.建立和完善檔案管理制度，規范編外聘用人員檔案管理工作。目前使用的《流動人員檔案管理暫行規定》頒布已有十幾年，在使用中暴露出的問題也已十分明顯，特別是對用人單位和人才交流中心對流動人員檔案管理的責任、義務規定不全面，又沒有相應的罰則，在具體的施行過程中對管理檔案的雙方難有約束力。加之，沒有具體規定用人單位、勞務中介機構在使用編外聘用人員時，應如何為聘用人員建立規范的人事檔案，造成了目前編外聘用人員檔案管理中有人用人、無人建檔的現狀。因此，應考慮修訂《流動人員檔案管理暫行規定》或者出臺比部門規定更具約束力的法規，對流動人員人事檔案管理中用人單位、勞務中介、人才交流中心和流動人員個人在檔案資料的形成、收集、整理、歸檔以及管理服務等各個環節上，制定出規范性的操作規程和相應的權利義務，保證檔案資料的真實、可靠和鮮活，全面提高檔案質量。對不按規定履行義務或在實際工作中、弄虛作假、敷衍應付、造成不良后果的，給予相應的處罰，以有效規范編外聘用人員檔案管理工作。

3.適當降低流動人員檔案管理費用，減少“棄檔”“死檔”現象發生。目前，流動人員人事檔案統一在當地人才交流中心管理，流動人員不管檔案材料有無增加，也不管檔案是否被查閱和利用，每年都要給人才交流中心交納數百元的管理費。作為各級人力資源管理部門下屬的人才交流中心，有義務為人才的合理流動提供必要的服務，當然也包括提供檔案管理與查詢服務。因此，鑒于目前“棄檔”、“死檔”現象日益普遍的現狀，建議政府各級人力資源管理部門把流動人員檔案管理和服務，當作一種公共產品向流動人員和用單位提供，同時，適當降低管理和服務費用，或者，實行檔案內容有增加和使用的適當交納管理費用，沒有變化和使用的不交管理費用，以減輕流動人員的經濟負擔，減少“棄檔”、“死檔”現象發生。

4.加強檔案管理人員工作隊伍建設，提高編外聘用人員管理質量。檔案管理人員是人事檔案工作的主體，在人事檔案管理工作中起主導作用。流動人員人事檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作。因此，要定期舉辦由用人單位和人才交流中心人事檔案管理人員參加的管理業務與操作實務培訓班，通過培訓學習，提高檔案工作人員的政治、業務和職業道德素質，有效加強檔案管理人員隊伍建設，提高流動人員人事檔案管理水平。