對學校檔案管理中如何創新的思考

文/遼寧省撫順市第一中學　李雪萍

對學校檔案管理中如何創新的思考

文/遼寧省撫順市第一中學李雪萍

【摘要】通過本校的實際工作，對在學校檔案管理工作中如何進行創新，從以下四個方面進行了思考：一是檔案管理思維的創新；二是檔案管理平臺的創新；三是檔案管理流程的創新；四是檔案制度的創新。

【關鍵詞】學校；檔案管理；創新

一、檔案管理思維的創新

創新的意義在于它是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。應該突破思維的慣性，思想是最革命也是最保守的，前一場革命可能是后一場革命的“兇手”，每一個新的突破都可能演變成新的定勢，即使最激進的變革者，也要防止重蹈歷史的覆轍。從這個意義上來說，對慣性的不斷突破不僅是方法，更是一種品質。在創新為“王”的時代，每個人都要注意去除腦子里陳舊過時的觀念，及時革新固化的思維。

在檔案管理的工作中，那些已有的成功經驗一定要完整的保留，但這并不等同于不能接受新的管理思想和方法。怎樣才能使檔案管理工作更上一個臺階，更加符合時代和人的要求，讓學校的檔案管理工作更加有利和促進本校的教育教學工作的發展，這是應該經常思考和研究的問題。一定要有一個“為學校教育教學服務”的根本目的，只有目的明確，才能思維擴散，調動工作熱情并促進、提高工作質量。

二、檔案管理平臺的創新

在如今的信息化時代，應當根據本校的實際特點，加快檔案管理工作的信息化建設步伐。借助于電子檔案和數據庫管理技術，完善和規范學校檔案的各項資料。

建立電子數據庫可以使學校的檔案管理有以下幾點優勢：一是資料的快速傳達。可以使學校內外部的收發文件、呈批件、簽報、事務通知等，均以電子起草、傳閱、審核、簽發、歸檔等電子化流轉，實現無紙化辦公。二是快捷通信、協同辦公。通過電子郵件系統，形成內部通信機制，信息交流快捷流暢。將傳統的垂直化管理模式轉變成基于目的和任務的“水平”式管理，提高學校各部門之間協同工作的效率。三是提供高質量的信息服務。可系統地利用學校提供的各種信息資源，為教師和學生提供服務，提高教師教學的創新能力和學生的學習成績。更重要的是，電子檔案和數據庫的建立，為學校教育教學活動提供了信息流向規范、控制集中、信息利用方便靈活的工作平臺，使文件與檔案管理躍上了一個新臺階。

三、檔案管理流程的創新

如今的信息化時代，創建管理一體化流程成為全新的理念，它是對“分工后的工作環節，工作崗位，工作步驟一體化集成”的過程。它是根據學校的教學管理任務和目標，經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺，改進了以往的那種“碎塊拼裝式”的工作模式。

創新式的檔案管理流程應當成為“一體化的管理方式”。檔案一體化管理流程是依托信息化管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在這個管理系統中，工作流程和信息流程是不可分割的。其中，電子文件是學校管理系統運轉中最重要的信息流，是工作流程的真實反映。這也意味著在形成工作流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸檔管理的一體化流程；意味著信息系統在滿足工作活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，就是在文件流程中體現工作流程的要求，或把工作流程要求嵌入文件流程。

在實際的操作中，發現依托“一體化管理方式”如果做到以下幾點，就可以大大加強學校檔案工作的高效運轉。一是減少工作流程的中間環節。這是達到高效工作的一個重要目的，也是實現學校有效管理的一個明確目標。減少工作流程中不必要的環節，可以形成“點對點”的管理，大大省卻管理時間，使學校的檔案管理工作有序、流暢地運轉。二是建立并行、平行工作流程。把學校檔案管理工作細化和量化，從多角度去進行審視，建立并行或平行的工作流程，不能因為一件工作的阻滯而影響到相應的管理工作。三是建立跳轉、分流工作流程。在學校檔案管理的工作中，時常會遇到因時間需求不同而要完成的任務，這時就必須進行跳轉和分流的程序。應該按日期來進行重新梳理和安排，把一些日期遠的任務暫時的停止，跳轉到目前工作中來，必要時還應該將工作分流一部分，形成合力完成。四是建立循環工作流程。當一件工作完成后還需要不需要管理呢？答案當然是肯定的，所以應當建立起循環工作的流程，以確保資料的有效運用。

四、檔案管理制度的創新

如何保證檔案管理工作在學校的教育教學中能適應不同部門、教師和學生的要求，發揮最大效能，獲得最好效果，也是需要注意的問題。

我校加強檔案管理工作以來，在以往制度（《檔案庫房管理制度》《檔案保密管理制度》《檔案借閱管理制度》《檔案統計制度》《檔案銷毀制度》）的確基礎上，針對本校情況，完善建立并實施了新的制度。主要有以下三項：一是《信息系統運行維護管理辦法》。對學校的電子信息系統的運行、管理和維護進行了明確地規范，指定了責任人員和操作流程。二是《電子公文管理辦法》。內容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發送程序和發文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。三是《檔案人員培訓制度》。檔案管理工作以前主要的一個問題是只對物品進行管理而忽視了對人員的培訓，我校的這一制度明確了檔案管理人員需要的能力和資格，并依據制度對檔案人員進行了相應的培訓，主要在Word2003（文字處理）、Excel（表格制作）和Power point（圖片處理）等計算機網絡方面進行了相應的培訓。加強了檔案管理人員的業務知識和能力。