淺談如何做好檔案管理工作

文/青海省疾病預防控制中心 陳怡君

衛生防疫檔案的工作對象是與衛生防疫服務相關的文件材料、衛生防疫建設的歷史資料等，它是衛生防疫機構在日常工作中形成的文件，如工作記錄、圖表和影像等各種書面材料，這些檔案記載了其發展歷程以及期間的研究成果、優秀結論，不但可以用來得出衛生防疫的業績，同時也將為衛生防疫的未來發展方向與投資決策提供最真實可靠的依據。現階段隨著我國衛生防疫事業的快速發展，各級衛生防疫部門的檔案管理工作正逐漸走向科學化、規范化的軌道，但是要想讓檔案管理工作適應社會發展需要，還應該做好以下幾方面工作。

一、加強衛生防疫檔案管理人員的培訓力度

衛生防疫管理工作的規范化，使大量、多種的相關文件隨之產生，這就需要高素質的管理人員來對這些檔案進行整理和分門別類，同時，因為衛生防疫是具有強專業性的一個行業，其所有的相關人員不但要有其他機構（如政府部門等）工作人員細心、耐心等素質，還要具有一定程度的醫學知識。基于這些要求，可進行公開招聘等方式，在即將畢業的檔案管理專業的學生和已工作的檔案管理人員中，選拔專業技術過硬、思想覺悟高和工作細心有耐心的人擔任。檔案工作必須高度重視衛生防疫檔案管理人員的培訓，應至少每年加強培訓一次，多管齊下，一方面要不斷引進先進的管理理念和方法，如不定期舉行相關知識講座，由專家和相關行業的前頭軍為他們講課，傳授經驗和研究成果；另一方面，應加強內部交流，衛生防疫管理人員都應與檔案管理部門建立聯系，相互之間有溝通、了解，才能更好更全面準確的進行檔案管理工作。培養新時代的衛生防疫檔案管理人才是確保衛生防疫檔案管理工作有序進行的有力保證，為此，必須加強對衛生防疫檔案管理人員進行技能、經驗以及業務熟練程度的綜合培訓，培養復合型優秀人才，以不斷提高衛生防疫機構檔案管理工作質量。

二、設立嚴格的檔案管理人員考核和獎懲制度

衛生防疫檔案管理工作同樣屬于行政管理的范疇，因此，在進行行政管理考核的時候，對于檔案管理部門同樣應該建立獎懲機制，并將考核結果與升職等聯系在一起，以此進行更科學合理的人員調整，只有具有較高素質的人員才能勝任，不能勝任的可進行調職。如此不但可增強檔案管理人員的整體素質，更會調動起危機意識和積極性，使其不斷提升自身素質，約束自己。除此之外，還應該不斷加強衛生防疫檔案信息的現代化數字化管理，將各類信息手段應用到衛生防疫工作中，借助計算機等對檔案信息進行儲存、分析，并通過互聯網平臺，實現檔案管理的網絡化，實現資源共享，以不斷提高衛生防疫機構內部信息的準確性，提高檔案管理工作的效率和質量。

三、建立健全的衛生防疫檔案管理制度

正確清晰的制度對于衛生防疫檔案管理人員的日常規范也起著非常重要的作用。并且，它也為工作人員的自我提升點明了方向。如今，國家衛生防疫事業不斷發展完善，衛生防疫的檔案管理制度卻并沒有得到準確而及時的補充和修正，許多衛生防疫都未將檔案管理工作納入到考核中，沒有適應衛生防疫發展的關于檔案管理的規章制度，在每所衛生防疫中也沒有針對于檔案工作的相關制度和檢查措施。這對于衛生防疫的發展是非常不利的。為此，建立完善的檔案管理體系和健全檔案管理制度，是衛生防疫檔案管理工作能否更上一層樓的關鍵。另外，國家《檔案法》亦規定，衛生防疫應結合本單位的實際情況進行檔案的編制和管理工作的各項規章制度，建立各級崗位職責，科學而合理的管理制度是檔案管理工作展開過程中的重要依據及標準。

四、加強檔案管理部門與其他部門機構的聯系

衛生防疫檔案工作人員也要深入一線進行調研，了解各科室對檔案信息的具體要求，然后從檔案中挖掘各類有價值的信息，還可開展電子編制工作，提供各種檢索工具，為科研和領導的決策提供主動的服務。另外，檔案管理工作人員還必須充分收集和利用的各科室的反饋信息，加強改進力度，加大管理步伐，加強各級衛生防疫之間的信息聯系與共享，互通一些檔案信息，以滿足醫療、教學和科研需要，逐漸實現在一定程度上的檔案信息資源的共享。衛生防疫的獨特是厚重歷史賦予的，它在人們的日常生活中不可或缺，然而隨著經濟發展，具體到檔案工作人員，則應著重培養其細心與耐心，總的來說，檔案管理工作是一個比較無趣的工作，并且可以稱之為有些清閑的部門，所以如何在日常工作中找到樂趣、認識到內部檔案管理工作的重要性并且發揮活到老學到老的精神，都是檔案管理人員應該去認真思考的重要課題，只有搞清楚這些問題，才能寓樂于工作，寓學習于工作。

五、結語

衛生防疫檔案管理工作對當下以及未來的疾病防止工作具有重要影響，為此，我國必須進一步加強衛生防疫事業的檔案管理工作，不僅要加強和完善衛生防疫機構的檔案管理制度，而且還要注重衛生防疫檔案管理人員的培訓和考核，以不斷提高衛生防疫檔案管理工作人員的專業技能素養，在工作中能夠借助先進的檔案管理技術維護檔案的完整性和安全性，以充分發揮衛生防疫檔案管理工作的社會價值。

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