對會計檔案管理中的問題及對策淺析

文/新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司　張玉英

對會計檔案管理中的問題及對策淺析

文/新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司張玉英

【摘要】在諸多檔案科學管理工作中，通過對比學習，發現把會計電算化應用在會計檔案管理里，可以有效提高會計管理的效率。眾所周知，會計檔案不僅是一種非常重要經濟檔案，更是國家重要檔案的組成部分，由此可知，科學管理會計檔案具有不可替代的作用，所以，如何科學管理會計檔案成為人們研究的重要焦點之一。為了充分發揮會計檔案管理在促進我國各項事業發展中的作用，本文將在闡述會計檔案的特點與作用的基礎上，分析我國會計檔案管理中存在的問題，進而探索出完善會計檔案管理的對策，進而充分發揮科學管理會計檔案的作用。

【關鍵詞】科學管理；會計檔案；財會部門

一、引言

會計檔案是各種經濟實體中的會計人員或者財務部門在企業的經濟活動中為了防止行私舞弊的事情發生而形成的會計憑證、賬薄與報表等核算材料，以及記錄與反映和企業相關的經濟業務的重要歷史材料與企業經營的證據。所以，會計檔案管理不僅是企業的重要任務，更是企業中的會計人員的基本業務，以及開展會計工作的一項非常重要的工作內容。因此，必須在意識上增強對會計檔案管理的重視程度，在行動上不斷提高科學管理會計檔案的技巧，提高會計人員科學管理會計檔案的水平，進而充分發揮會計檔案在企業可持續發展中的重要作用，促進我國各項事業的又好又快發展。

二、會計檔案的特點與作用

（一）會計檔案的特點。會計檔案不僅是一種非常重要經濟檔案，還是國家重要檔案的組成部分，會計檔案是對企業經濟信息的原始記錄，它具有一定的信息性與知識性，對企業而言有著無法代替的價值。在長期的工作經驗中，本人總結的會計檔案的特點如下：

第一，會計檔案的信息來源非常廣泛。每一個具有獨立會計核算能力的企業單位中的會計人員記錄的企業經濟活動的信息都可以納為會計檔案中的信息。所以，只要是具有獨立經濟核算和財務收支的企業單位都會形成一定的會計檔案，因此，會計檔案的信息來源是廣泛的。

第二，會計檔案中的內容具有專業性。目前，很多人認為會計檔案是財會檔案或財務檔案。嚴格說來，會計與財務雖然有密切的聯系，但又有明顯的區別。一方面，兩者具有不同的職能，其中財務的職能是籌集、分配、調節企業單位的資金，然而會計的職能是反映并監督企業中的資金使用的過程；另一方面，兩者實現自身職能的方法不同，實現財務職能的方法是根據企業單位實際情況編制企業的財務預算計劃，然而實現會計職能的方法是經過會計的核算。由于財務與會計的職能不同，所以它們在各自活動中產生的檔案性質也不同。財務活動產生的計劃、制度、規定等材料，不構成專門檔案的一個類別，而會計核算活動中產生的會計憑證、會計賬簿、財務報告等材料則具備專門檔案的性能。因此,會計檔案是通過會計核算的方法直接反映各單位的經濟收支情況，這在一定程度上也表現出了會計檔案中的內容的專業性。

第三，會計檔案的形成過程具有嚴密的特點。開展會計核算是指對會計單位進行從始到終的，具有連續性、系統性的記錄經濟活動、反映經濟狀況，并對經濟的活動情況給予必要的監督，為了保證會計核算精確有效，在此過程中會采用一系列防護措施，例如，在最初的時候會為企業單位開賬戶，對企業的經濟活動采取復式記賬的辦法，記錄企業的經濟活動，并依據經濟活動的實際情況填寫審核憑證，并將其記錄在冊，對于有需要的企業需要開展成本核算，在年末的時候清查企業單位的財產和制作會計財務報表。這一切都體現著會計核算的精準與嚴密，這在很大程度上也決定了會計檔案形成過程具有嚴密性。

（二）會計檔案的作用。會計檔案作為一種非常重要經濟檔案，以及國家重要檔案的重要組成部分，在經濟的發展過程中起著非常重要的作用。第一，每一個上市公司都要對外界展現其精準的財務狀況，并且有關該上市公司的財務狀況都需要存于會計檔案里。第二，當國家統計部門統計相關數據的時候，會計檔案可以向其提供一定的數據。第三，如果某單位想對外開展融資或投資，其需要把最近幾年的企業經濟活動數據提交給向協作單位，而且所有的相關數據都被存在會計檔案中。第四，如果司法部門要檢查單位中是否存在亂紀或貪污等問題，都需要會計檔案提供財務方面的證據。與此同時，會計檔案記錄了企業一切經濟活動，為以后清查提供依據。

三、會計檔案管理中存在的問題

（一）對會計檔案管理的重視程度較低。眾所周知，財務管理工作的最后一環是會計檔案管理，因此，最后一環也是最容易被人們忽視的，這也就形成了財務管理工作中的最薄弱的一環。大部分管理者認為只要出示了企業財務報告，并提出了財務管理的意見，并根據企業的實際情況做出來財務決定，其財務管理的活動就結束了，他們忽視了對財務數據材料的整理、分析以及歸納與總結，并且形成會計檔案。雖然大部分會計工作者熟知有關的會計的一切活動，但是他們并不了解會計檔案的重要性，遑論對會計檔案規范化整理標準的認識程度；一部分企業單位的會計檔案工作由出納會計來做，這在很大程度上是違反管理制度規定的，嚴重影響了企業單位財務管理的效果。

（二）缺乏健全的會計檔案管理制度。一部分企業單位的領導非常重視管理資金，但是忽視了對會計檔案的管理，因此很多企業單位缺乏健全的會計檔案管理制度，更缺乏與現代企業制度相比配的會計檔案的法律法規。

（三）會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。我院在60年代建檔初期都是把會計檔案分為三類:即會計憑證、會計帳簿、會計報表，并給定三個案卷流水號，編制三種相應的案卷目錄。這種分類法，雖然整理歸檔來得簡便，但存在三個不可忽視的不利因素:1.利用查閱不方便；2.檔案到期銷毀時清理審核工作量大；3.繼續保存的卷冊要重新編號編目。通過多年來的總結，接下來本人將從六個方面闡述會計檔案的不規范之處。第一，一部分企業把會計的憑據放于辦公桌上，或者將其放于特定的盒子里，并沒有將其裝訂起來；第二，一些企業單位并沒有按相關規定裝訂憑證，要么是用訂書釘裝訂憑據，要么是用繩子將憑據穿起來；第三，對于企業單位中裝訂活頁賬簿時，并沒有按頁碼裝訂，也沒有按月裝訂，而且沒有封面，更沒有形成一個冊子；第四，一些企業單位的紙質會計檔案不能同步于磁介質檔案管理。有些企業單位雖然把會計數據存儲到磁介質，但是并沒有很好管理磁盤與光盤中的會計數據，從而會損失會計數據；如果沒有將會計電算化軟件及時進行升級換代以及相關軟件系統很好的更新和保存，就會造成會計電算化檔案無法調閱；第五，會計檔案在立卷的時候，只是統一的放到了一個檔案盒里，并沒有按卷宗的保管期限分別歸檔；第六，會計檔案越來越多，為其銷毀帶來了困難。

（四）會計檔案管理者的綜合素質有待提高。在會計檔案的管理工作中，會計檔案管理者違反職業道德，甚至經常出現肆意偽造憑證、篡改經濟活動記錄。這在很大程度上造成了會計數據失效，阻礙了國家征收稅收，進而導致國家宏觀調控決策的失誤，阻礙我國經濟的又好又快發展。

四、完善會計檔案管理的對策

（一）統一會計檔案管理思想，加強領導管理，規范管理。在會計檔案管理過程中，一是要建立健全有關會計檔案規范立卷與歸檔制度，要有專業人士從事會計檔案管理的工作，并明確規定在會計檔案過程中，如何劃定每一類會計數據的歸檔范圍、怎樣劃定保管的期限、如何進行科學歸檔以及正確整理卷宗的方法和銷毀工作等。采取科學的手段與方法保存會計檔案，以保證會計檔案保密性和確保其完好無損。二是要建立健全有關對會計檔案保管、安全保密制度，加大會計檔案的監管力度，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

（二）規范有關會計檔案的裝訂、立卷、整理、歸檔和銷毀工作。

規范會計檔案管理工作的四點要求：第一，會計憑證需要按照月份進行分類，并把每個月的憑證按照時間順序排列、裝訂，裝訂的時候需要使用會計憑證作為其封皮，需要注意的是，需要將封皮上的內容填寫完整，并粘貼上裝訂線，還需要在粘貼處蓋上會計工作者的印章，最后按照月份的順序放入檔案盒中。第二，財務管理部門需要按規定辦理會計檔案移交手續，明確專人負責保管會計檔案工作，以有效保護會計檔案。第三，嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定進行會計檔案管理工作，當會計檔案的保管期滿且需要進行銷毀的時候，該單位的會計檔案管理部門需要提出銷毀的意見，并經過嚴格審查后，列出會計檔案的銷毀清單，執行銷毀工作。第四，計算機相關系統與會計檔案管理文件要根據現實情況的變化開展同步變更與升級。在進行管理系統升級時，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式。

（三）加強對會計檔案管理人員的培訓，提高管理者的素質。

會計檔案管理是一種藝術活，通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身綜合素質。會計檔案管理者的素質由從業人員的思想政治素質、會計業務素質以及職業道德素質組成。作為一名會計檔案管理的人員，其肩上的責任要求其不僅要做到嚴格要求自己，堅持公平與獨立的原則，科學使用掌握在自己手中的實權；而且還要求從業人員具有一定的會計檔案管理學知識，同時熟練掌握了一定有關會計方面的知識，能夠科學解決實現問題。所以，不僅要加強對會計檔案管理人員的培訓，還要根據時代的變化，適時更新學員的知識體系，使我國的會計檔案的管理與監督工作能夠更好地與現代企業制度相匹配。

五、結語

會計檔案管理作為一種具有藝術技巧的工作，為我國經濟的發展發揮著重要的作用。在實施會計檔案管理工作的過程中，如果在會計檔案管理思想統一化的基礎上，提高管理者的責任意識，增強管理者的科學管理水平，就很有可能有效防止并解決會計檔案管理工作中許多問題，進而有效提高會計檔案管理工作的質量，促進我國社會主義市場經濟的可持續發展。

參考文獻：

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