基層醫療單位黨政檔案收集工作探究

文/三臺縣中醫院　資鵬

基層醫療單位黨政檔案收集工作探究

文/三臺縣中醫院資鵬

【摘要】醫療單位檔案，是國家檔案的重要組成，是深入和發展醫療衛生事業的必要條件和依據。黨政檔案為本單位主要職能活動和基本歷史面貌提供重要參考。本文結合工作實際，從黨政檔案收集存在的問題和對策兩方面談如何科學、規范、全面的形成和收集檔案。

【關鍵詞】黨政檔案；工作探究；醫療單位

《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》第三條規定，醫藥衛生檔案，是國家檔案的重要組成部分，是深入和發展醫藥衛生事業及其他各項工作的必要條件和依據，是重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須遵守統一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統、安全，便于開發利用。第十六條中表明，醫療單位文件材料的歸檔范圍包括黨政管理、醫療技術、衛生防疫和衛生監督、婦幼衛生等十二個方面。其中，黨政管理是指涉及到黨、政、工、團，包括紀檢、人事、保衛、財會、基建、生產、科研、外事等部門形成的具有保存價值的文件、會議記錄、紀要、重要電話記錄、各類統計報表、簡報等文件材料以及工作活動的影像材料。由此可見，黨政檔案管理在醫院檔案管理工作中的重要性，它集中、全面地反映了醫院的主要職能活動和基本歷史面貌。作為黨政管理檔案的形成者，黨政部門在檔案的收集、歸檔過程中發揮著重要的作用。

一、基層醫療單位黨政管理檔案工作現狀

（一）工作重視不夠，存在認識偏差。基層醫療單位更多關注經濟效益，而忽略了檔案管理工作，存在黨政工作屬于務虛工作，不會直接產生效益的認識偏差，對黨政檔案具有反映醫院發展狀態、成果的作用認識不足，形成了工作誤區和盲區。

（二）人員配備不強，業務水平較低。按照《醫藥衛生管理暫行辦法》的規定，醫院所設檔案科（室），應配備工作人員3～6名。然而，在實際操作過程中，大多基層醫療單位雖設立了綜合檔案室，但未按規定配備專職工作人員，而是由其他職能科室——如黨政辦——工作人員兼任，他們沒有經過系統地檔案管理工作培訓，對檔案管理工作認識不到位，業務水平較差，在檔案資料收集方面缺乏系統性、科學性和全面性，極不利于檔案管理工作的開展。

（三）收集資料不全，文件歸檔不規范。收集工作是檔案工作的重要環節，文件的形成是歸檔的源頭，在基層醫療單位日常的黨政工作中，黨政工作人員由于缺乏一定的水平，容易出現某件檔案缺項、“有文必檔”或者檔案空白的現象。

二、規范收集黨政管理檔案的對策

《機關檔案工作條例》第十一條規定：機關應建立健全文件材料的歸檔制度，凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進行整理、立卷、并定期向檔案部門歸檔。由此可見，檔案管理工作中所形成的文件是否規范、收集的資料是否齊全，直接影響著檔案的質量。為切實提高檔案質量，結合工作實際，現擬就簡要探討基層醫療單位檔案文件的收集方法與對策。

（一）注重黨政與檔案復合型人才培養。1.設立專門機構。醫療單位應當認清檔案工作的重要意義，設立綜合檔案室，合理配備檔案管理專（兼）職人員，檔案專業技術人員與衛生專業技術人員享受同等待遇，做到檔案管理工作有場所、有人員、有保障。2.加強人才培養。根據實際情況，選派部分黨政干部參加不同方式、不同層次的繼續教育，通過學校進修、培訓輔導、參觀學習等方式培養一批黨政和檔案管理復合型人才，提高檔案管理專業技能。在“送出去”的基礎上，讓外出進修人員在院內進行推廣宣傳，普及檔案管理工作基礎知識，提高檔案管理有關知識的知曉率，確保檔案收集的規范性和完整性。

（二）正確處理黨政檔案與黨政工作關系。黨政檔案是在日常黨政工作活動中形成的，如工作制度、計劃、總結、報表、各種會議記錄等，這些既是醫院開展工作的具體措施和手段，同時也是對工作開展的詳細記錄，能夠全面、準確、系統地反映本單位的歷史活動面貌，這些資料在管理活動結束后，即可作為檔案資料進行保存。

（三）加強黨政工作制度化建設。在黨政工作中，規范的文件資料是保證檔案質量的前提。在實際工作中，一些醫療單位的文件存在諸多不夠規范的問題，如有文件，無發文稿紙、文件處理單，文件主體缺少附件、文件格式不統一、活動無簡報、無影像、重要電話無登記等。面對問題，基層醫療單位務必要對黨政工作制度進行完善，形成相應的工作制度（如，電話記錄制度、會議或活動記錄制度、文書書寫制度、文書處理流程等），用制度來規范黨政工作行為。同時，黨政工作人員，也要自覺遵守既定的規章制度，嚴格按照制度開展工作，避免出現工作失誤。

（四）提高檔案收集的有效性。1.正確界定文件的“處理完畢”。檔案是從文件轉化而來的，檔案與文件是同一事物的不同階段。文件是單位開展各項工作的辦事手段和溝通媒介，具有時效性，而檔案的主要作用是備考。所以，只有處理完畢的文件，才可以作為檔案保存。如何界定文件的“處理完畢”呢？《檔案管理基礎第三版》指出，文件的“處理完畢”是指完成了收文、發文等文書處理流程。但文件處理完畢與文件內容所針對事務的辦結并非都能同步。在實際工作中，一些文件內容的辦結與文書處理程序的完結可能同步，如《××醫院關于開展崗位知識競賽的通知》，這個競賽結束，該通知的內容就辦結了。而一些文件，其內容的辦結與文書處理程序不能同步，在完成文書處理程序后，其內容依然處于生效的狀態，如制定的政策性文件，往往在很長一段時間內有效，那么這些文件轉化為檔案的“結點”就是在其完成文書處理程序，而不是說文件完全喪失了現行效用。2.合理甄別檔案文件價值。黨政工作內容繁雜，臨時性事務較多，這就要求從事黨政檔案管理的工作人員具有一定的鑒別能力，只有對今后工作具有查考利用價值的文件資料才能作為檔案。如醫院的正式文件、重大活動記錄、上級部門的重要批復文件、獲獎通知、會議記錄等，具有反映醫院主體功能，發展軌跡和成效的需要重點收集。而另外一些無查考價值的事務性、臨時性文件，如臨時性通知、上級部門簽發的與本單位無關的文件材料等則不需要收集和歸檔。3.注重收集歸檔文件的完整性。歸檔文件以“件”為單位，這里“件”指的是因某一事由而直接形成的文件的計量單位。具體來說，文件的正本與定稿為一件、文件的正文和附件為一件、文件的原件與復印件為一件、轉發文和被轉發文為一件，會議中的會議材料為一件、會議記錄和介紹信存根應為多件、報表、名冊按裝訂方式，一冊為一件。可見，一件文件中包含多種形態，故而在收集文件時，要確保每件文件的完整性。同時，要注意相關文件之間的有機聯系，如××醫院××請示，應該有上級部門的批復文件與之相關聯；再如××活動，就應該有組織機構、方案、活動簡報、活動記錄、照片等相對獨立卻又相互關聯的文件相互呼應，反映出某一事件的完整形態。

（五）合理利用辦公自動化系統。目前，基層醫療單位幾乎全部使用電腦辦公，有條件的單位也建立了OA系統。辦公自動化系統為黨政工作帶來了很多便利。但是由于電子檔案管理的艱巨性遠遠超過了傳統檔案的管理方式，因此在大多醫院，目前仍然以紙質檔案歸檔為主。實行電子公文，可在電腦、網絡中直接實現文件起草、審簽、辦結、傳遞，故而忽視了電子公文紙質化，造成檔案歸檔不完整。《電子公文歸檔管理暫定辦法》規定：電子公文形成單位必須將具有永久和短期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。這種方法稱之為“雙套制歸檔”，因此有條件的醫療單位可采取雙套制歸檔，并特別注意電子公文紙質化。

（六）加強影像資料的歸檔收集。黨政部門作為醫療單位的中樞科室，承辦、參與醫院各項重大活動，在影像資料檔案的收集、歸檔中占據主導地位，然而在大多基層醫療單位都存在影像資料收集不全、整理凌亂等問題。如，照片檔案的收集應該包括各種重要會議照片、上級部門視察工作照片、重大事件活動（反映主要工作職能、工作成果）照片、各種榮譽照片、其他具有保存價值的照片。在這些影像資料的采集和收集、歸檔中，應該做到關注畫面形象、留存原影原片（電子檔）、加注資料說明等，做到歸檔資料的齊全齊備。

三、結語

黨政部門是黨政檔案資料的形成者，部門工作人員應該熟練掌握文書處理和檔案管理的相關知識，在日常工作中注重收集反映本單位基本歷史面貌、對單位工作發展具有價值的文件材料，為單位的健康發展、穩定發展奠定堅實的基礎。

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