提高文書檔案管理工作水平的有效措施

文/廣深珠高速公路有限公司　黎小明

提高文書檔案管理工作水平的有效措施

文/廣深珠高速公路有限公司黎小明

【摘要】結合文書檔案管理的特點，本文從四個方面闡述了提高文書檔案管理工作水平的措施，可供相關專業人員參考。

【關鍵詞】文書檔案；特征；措施

在企業檔案管理工作中，文書檔案管理最能體現檔案管理水平，它也是保護檔案和明確檔案來源的重要保障，因此，文書檔案管理質量對企業檔案保管的質量和完整性有著直接影響。相關企業要想提高檔案管理質量，必須構建規范化和標準化的文書檔案管理體系，從而進一步提高文書檔案的利用率。

一、文書檔案管理的特征分析

（一）將收集和保存資料作為檔案管理的重點。文書檔案的管理工作內容主要是將人事、事件、過程記錄、文檔、書報、物品存儲等對象采用紙質或者實質載體進行記載，然后將記載的對象存儲在檔案室里。在整個文書檔案管理工作中，相對重要的工作是收集、管理和保存，并在文書檔案管理任何一階段都應保證文件材料的完整性和安全性。文書檔案管理之所以能夠起到巨大作用，主要是因為檔案管理能夠提供歷史記載，使后人可以更加方便的參考和借鑒歷史資料。

（二）文書檔案涉及方面較多，載體豐富多樣。文書檔案的主要內容是企業各種工作的真實記載，包括黨群工作內容、行政管理內容、科技檔案、會計文件、其他載體檔案等多方面，由此形成了豐富的檔案內容。企業檔案管理可以多種形式對檔案進行保存和管理，例如，單位和上級部門頒發的“紅頭文件”是由印發方式加以保存的，民主選舉過程中通過登記和選票形式保管相關檔案，單位簽署的相關合同則是通過電子書、紙質等方式加以保管。由此可以看出文書檔案載體也是多種多樣的。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

（一）規范文書工作與檔案工作的銜接。文件作為檔案的重要組成部分，文件質量高低對檔案質量有著直接影響，只有完善文書工作的管理才能進一步提高檔案管理工作的質量，這就需要相關部門做好文書和檔案的銜接工作。

在規范文書工作中，首先，文秘人員應該做好文件材料的整理工作，將完備的文件材料進行歸檔；其次，在處理文件過程中，文秘人員應該擁有較強的檔案意識，保證文書和檔案工作的統一性和協調性；最后，文秘人員應該在處理文件時把握好文書的質量，嚴格規范紙張的大小、問題和格式等，禁止文件材料中出現使用圓珠筆、鉛筆等修改跡象。除此之外，文秘人員在文書工作中，還應注意以下幾點：1.對于重要文件應及時處理；2.在文件收發過程中應進行記錄，避免文件資料的缺失；3.對于賬外材料應注意及時收集和保管，保證文件材料的完整。

在規范檔案工作中，工作人員應該提高文件立卷歸檔意識，將立卷歸檔工作作為文書工作的最后環節和檔案工作的開始環節加強管理，在這一銜接點上需要注意的是對文件材料的完整性加以重視，保證文件材料的完整歸檔。

（二）提高部門間的協作意識，做好檔案收集工作。一般來說，每個部門都有利用價值高的文書檔案，為了強化高利用價值文書檔案的管理工作，必須處理好部門與部門之間的關系，由此進一步完善檔案的結構和質量。文書檔案管理人員應該從嘴、腳和腦三方面加強各部門之間的協調和交流，即文書檔案管理人員應該積極了解相關部門開展的新工作和任務、經常到各個部門走動以獲取更多有用信息、根據單位工作的實際情況對檔案工作的管理多加思考，這樣，便可在一定程度上促進文書檔案信息收集渠道的通暢。此外，文書檔案管理人員還應該重視并做好文書檔案的收集工作，盡可能收集那些能夠充分體現和揭露單位歷史和現狀的資料，為相關科研工作提供更有利的情報和信息資料，從而充分發揮檔案管理在文明建設中的重要作用。

（三）構建高效的文檔管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。文書檔案管理程序應該遵循詳細化、簡單化、操作性強原則，并通過構建高效的文檔管理制度，嚴格規范公文行文的執行，嚴格規范文檔審核和簽發工作，避免濫發文件和辦法無效文件現象發生。為了進一步規范文檔審核簽發工作，應制定審核簽發制度，確保公文在審核簽發前是完善的、其附件是齊全的、其格式是規范的，審核簽發之后還應對公文進行二次審核，如果中途需要對公文進行實質性修改，則需要嚴格按照相關程序進行。此外，公文的紙張型號、字體字號、版面規則、裝訂要求等指標都應嚴格按照相關標準進行設置；在文件中防治的隨文卡片也應按照相關規定對卡片填寫內容進行規范，盡量使填寫內容簡單明了；對文件的發文范圍加以明確；控制好文件數量，禁止濫抄濫送現象發生。

（四）加強文書檔案的收集工作。要想進一步加強和完善文書檔案的收集工作，必須做好以下三方面工作：

1.明確收集范圍，分類收集文書檔案。文書檔案的收集工作必須遵循一定的規律進行分類收集，對于載體字跡相同的文書進行統一歸檔，以此規范立卷，依照文書檔案科目對文書進行分類整理和歸檔，以此提高文書檔案的質量。

2.統一管理，嚴格把關收集程序。對于文書的管理應該嚴格規范文書起草、審核、簽發和承印等程序；對于文件的格式應進行相應規定，按照公文處理相關辦法和規定；對文件格式進行統一規定；對于上級重要文件和資料應該規范登記、傳閱、立卷和歸檔等程序。

3.建立科學而合理的檢索系統。為了進一步完善文書檔案管理工作，應建立案卷目錄、專題目錄和計算機等檢索系統，并不斷完善檢索工具。

參考文獻：

[1]李金蓮.對現代化文書檔案管理的思考[J].新西部,2009(3).

[2]馮強.檔案管理[M].北京:中國農業出版社,2010.