文書檔案的現代化管理

文/青島市北市政二公司　何愛青

文書檔案的現代化管理

文/青島市北市政二公司何愛青

【摘要】當前我國文書檔案管理體制與社會發展及需求存在一定差距，許多問題仍待解決。本文以當前我國文書檔案管理現狀及存在的問題入手，分析文書檔案管理的重要意義，提出相應的解決方案。

【關鍵詞】文書檔案；現代化；管理體制

一、文書檔案現代化管理的現狀

（一）檔案現代化管理的意識薄弱。由于我國文本檔案專業及技術的發展起步較晚，所以缺乏專業的管理技能。許多高校近年來才開始設置文檔管理等相關專業，從全社會來看，高校和群眾對檔案管理的認識較少，熱情程度不夠，缺乏基礎的重視意識。這可以從兩方面看，一方面，文本檔案管理人員由于工作枯燥，相關技術和設備落后，導致工作缺乏熱情，逐漸產生怠慢意識，重視程度不夠。另一方面，從社會層面，由于文本檔案管理專業與民眾關注的教育醫療等高熱度專業行業相關度不高，民眾往往忽視其重要性，難以產生共鳴。這些都影響著文本檔案管理工作的發展革新，阻礙文本檔案的現代化進程。

（二）檔案現代化管理人才水平不高。隨著文本檔案管理的重要性日益顯著，必須意識到，先進的專業人才時進行文本檔案現代化管理革新的關鍵。當前我國的檔案管理專業人才的素質普遍較低，行業內難以找到與國際文檔管理體系相適應的高端人才。這種人才缺乏及素質低下的情況可以從政府，企事業單位等多個行業體現出來。第一，政府的文本檔案管理人員大多年齡較大，在日常工作中容易用舊的操作習慣進行文檔管理，難以學習新的知識和管理方法，僅停留在收發整理的階段，難有創新。第二，在企事業單位也存在同樣的問題。企業應對社會的發展趨勢反映較敏捷，但是由于資金及技術上的缺乏，使得企業往往選擇繼續使用原有的文本檔案管理辦法，少有革新，不利于適應社會的發展需求。

（三）檔案管理設備和技術落后。由于我國文本檔案管理水平整體較為落后，相應的，檔案管理設備及技術必然存在一定滯后情況。設備技術的落后可能有下列原因導致。一是，企業或單位管理人員對文本管理事業的重視程度不夠，導致單位沒有設立相應的辦公室和項目小組，缺乏系統的管理體系。二是，中小企業由于資金周轉較為困難，也無力負擔高額的文檔管理現代化設備的引進和更新，軟硬件設施更都脫離于社會發展實際需要。由于技術和設備的落后，而文本檔案管理本身工作量大，程序復雜，使得工作分工更為繁雜，降低工作效率，不利于企業的管理革新和系統升級。

二、文書檔案現代化管理的措施

（一）改善文檔管理觀念。思維影響行動，提高文檔管理的重視意識，能有效改善文本檔案管理人員的行為規范，改善當前文檔管理的現狀。文書檔案作為企業信息的重要載體，記錄了重要的發展歷程和發展項目甚至機密，是企業或單位的重要資產。只有改善落后的文檔管理觀念，實現思想上的轉變，才能更好地緩和當前文檔管理機制和經濟發展要求的差距，更好的適應當前社會發展的步伐，為生產轉型和經濟體制改革提供更強大的力量。

（二）引進文檔管理設備，提高文檔管理技術。技術和設備永遠是一個企業或單位能否長遠發展的重要衡量指標，良好的設備和精湛的技術能為企業發展帶來新鮮動力。只有提高了文檔管理技術等相關硬軟件設備，才能有實力提高文檔管理的現代化水平，為企業的長遠發展助力。因為，一個企業的生產水平和產品質量等都是必須依靠先進的設備有精湛的技術支撐，有了技術和設備的硬條件，才有資格在市場的大潮中取得更大的發展空間，實現企業的現代化管理及變革。

（三）建立文本檔案管理現代化制度。制度是管理者進行日常管理的依據，也是成員日常工作和行為規范的準則，制度是一個企業或單位必不可少的要式條件。只有建立了完善的科學管理制度，才能為文本檔案管理的現代化進程起到實質性的規范和幫助。在建立文檔管理現代化制度時，可以借鑒國內外的優秀經驗，從工作流程、獎勵機制、效益保障等方面進行。在工作流程方面，可以借鑒國內外優秀經驗制定標準的工作流程，嚴格按照計劃進行，提高工作效率，減少工作失誤；在獎勵機制方面，可以實行獎罰分明的制度，獎勵優秀的創新員工，并對破壞紀律的員工進行一定的懲罰，這樣有利于增強員工的工作秩序，提高企業運作效率；在保障效益方面，應為員工制定合理的保險等，提高員工的工作安全感和就業榮譽感，降低學習和創新的風險。

（四）建設資源共享網站，實現信息良性互動。網絡作為日常工作和生活的重要平臺和途徑，越來越受到社會各界的關注和看好。文本檔案的現代化管理已經成為必然趨勢，而網絡作為現代社會工作交流的不可或缺平臺，在文檔現代化改革中顯得尤為重要。企業可以建立自己的網站與外界進行信息交流和互通，同時建立網絡電子檔案管理程序，實現網絡和紙質的密切互通。在資源功效網絡共建的同時，應注意企業和用戶的信息安全管理。資源共享網站的建立有利于增加企業信息的宣傳，極大的提高工作效率，有利于在同等條件下創造更大效益。

三、結語

文書檔案作為記錄信息的載體，關系到社會團體及公共事業的方方面面，每個人都是文書檔案信息的相關者。社會的發展需要借鑒歷史經驗，總結前段功過，文書檔案的重要性不言而喻。為了更好地利用文書檔案的使用價值，應加快文書檔案管理體制的建立完善，提高我國文書檔案管理的現代化程度，切實提高工作效率，發揮文書檔案的應有價值。

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