淺析科研檔案管理工作的創新

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淺析科研檔案管理工作的創新

于淼

哈爾濱市社會科學院黑龍江哈爾濱150010

[摘要]在科研活動過程中離不開科研檔案的支持，科研檔案作為科研活動的重要依據，科研活動中通過吸收和借鑒科研檔案中的成果，科研人員在科研計劃制定及課題任務編寫過程中也需要借鑒科研檔案相關材料和信息，科研檔案作為科研活動的必要條件，在日常工作中需要加強科研檔案管理工作，進一步對科研檔案管理模式進行創新，從而更好的推動檔案事業的健康發展。

[關鍵詞]科研檔案；管理；創新；服務理念；服務手段；服務方式

在科研工作中離不開科研檔案信息資源的支持，科研檔案不僅能夠起到有效的原始憑證作用，而且還能夠為領導決策提供重要的依據。在科研過程中需要以大量的檔案文獻信息作為前提，檔案工作人員需要提供科研活動所需要的各種檔案文獻資料，確保科研課題的順利完成。這就需要科研檔案管理人員需要具有較強的檔案分類和整理能力，能夠對檔案資料進行快速檢索。所以需要加快科研檔案管理模式的創新，使檔案能夠更好的發揮其自身的價值，使其在社會發展過程中起到重要的作用。

一、創新服務理念

近年來，我國各基礎科研部門在檔案管理工作上加快了改革的力度，而且取得了一定的成效，但服務觀念和服務技能還存在許多不如意的地方。首先，在很多地方科研機構檔案管理工作中，還存在著重藏輕用的觀念，檔案利用率較低，導致豐富的檔案資料無法有效的發揮其重要作用。其次，檔案服務存在較強的被動性，缺乏主動服務意識，覺得檔案管理工作就是對檔案資料進行收藏和保存，意識不到服務工作的重要性。最后，在檔案管理工作中，并沒有從用戶的需求出發，而是按照自己的主觀認識來對用戶的服務進行支配和限制，這使檔案作用的發揮受到了較大的影響。在當前科研檔案管理工作中，需要加快轉變檔案管理理論，進一步對檔案服務工作進行創新。樹立服務第一的觀念，利用以人為本的服務宗旨來提升檔案服務的意識，在思想上要具有主動服務的意識，提高服務的質量，從主動服務意識加快向參與式服務意識轉變。通過開放式的管理觀念來加快推動開發、查詢、鑒定科研課題及推廣科研成果中來，使科研檔案資料成為科學研究的重要依據。

二、創新服務手段

隨著科學技術的快速發展，計算機技術、通訊技術及網絡技術等各種新技術開始在檔案管理工作中進行應用，這為檔案服務手段的改變提供了良好的條件。在當前信息化環境下，科研檔案部門需要充分的利用數字化技術手段來加快科研檔案信息化建設工作，努力提高科研檔案服務的質量。

首先，通過科研檔案管理信息化建設可以有效的提高科研檔案管理效率科研檔案在形成過程中會涉及到較多的內容，而且存檔案后需要反復被查詢，還需要做好日常的維護工作。而且在檔案長時間的存儲及使用過程中，檔案文件的重要程度及質量等者附發生一定的變化。這些工作都需要在管理工作中進行重點關注。單純的依靠手工來進行這些細致及復雜的工作需要浪費大量的人力、物力和財務，而且工作效率低下，也無法滿足科研人員對檔案的服務性需求。通過信息化建設，有效的提高檔案管理的信息化水平，不僅能夠提高檔案管理效率，而且能夠使檔案人員從繁重的工作中解放出來，這對于推動檔案管理高效化及標準化具有極其重要的意義。

其次，科研單位檔案管理的信息化建設有助于提升管理質量在人工模式下進行檔案查閱，不僅工作效率較低，而且所查詢內容并不一定能夠滿足科研人員的需求，往往還需要重新進行查閱，這就會導致檔案在頻繁使用和查閱過程中出現損耗，甚至丟失、破壞的情況。另外，部分科研檔案具有較高的保密性，這就對檔案管理人員自身的責任感和責任意識提出了較高的要求。利用信息化來對科研檔案進行管理，不僅檔案借閱更具有針對性，而且能夠有效的減少檔案的損耗及泄密情況的發生，有效的提高了檔案管理工作的質量。

三、創新服務方式

首先，提供專題資料服務，提高科研檔案利用率。科研檔案必須適應新形勢，發揮科研檔案信息的功能作用，方便科研人員查詢利用。

一方面，按照科研檔案工作規范，加強科研檔案收集整理工作，將科研活動中成果鑒定材料、課題的原始記錄、科研報告和技術文件等收集齊全，將館藏科研檔案信息，借助數字網絡平臺，及時提供給相關部門和廣大科研工作者；同時，積極開展跟蹤服務，即長期進行跟蹤參與，將有關檔案信息資料，定期提供給相應專業科研人員，同時定期收集反饋信息，有針對性地為科研人員提供有關檔案信息資料。專題資料服務要緊跟科研工作，保證重點項目順利進行。

其次，發揮網絡平臺作用，拓寬科研檔案服務渠道。網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是科研檔案能夠充分發揮其提供信息資源職能的前提保證。通過利用數字網絡平臺，逐步完善多種檢索工具，最大限度地揭示科研檔案信息資源，更好地服務于科研工作，最大限度地拓寬科研檔案利用服務渠道。科研檔案管理工作者要抓住契機，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，提高科研檔案信息資源的利用率和管理效率。

再次，加強檔案編研工作，擴展檔案利用服務功能。科研檔案作為一種客觀實體，它的作用需要通過一定的科學工作方法來管理、開發才能發揮出來。科研院所科研檔案管理部門應以開展科研檔案編研為工作的落腳點，進一步拓展科研檔案利用服務的功能。檔案工作者可根據客觀實際需要，利用科研檔案實體，在不違背知識產權法律法規的前提下，就某一專題進行系統的較深層次的加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案匯編成動態的活信息，供給全體科研工作者參考。

最后，建立檔案反饋機制，完善科研檔案管理利用的整合功能。科研工作者對開發利用價值的意見或建議，是對科研檔案開發利用的科學性的反饋信息。這些反饋信息內容一般比較具體，且更有針對性和適用性。可以根據這些反饋信息，對開發利用中的具體措施或方法進行調查分析，逐步建立一套完備的管理機制，以促進檔案資源管理利用整合功能進一步改進和完善，使科研檔案的利用價值進一步發揮。

四、結束語

科研院所通過科研檔案管理的創新，可以有效的為科研工作提供有效的服務，使科研檔案的價值更好的體現出來。通過規范化對科研檔案進行管理，強化科研檔案信息化建設工作，努力提高科研檔案管理人員自身的素質，可能為科研檔案管理的創新奠定良好的基礎，而且對推動科研檔案管理現代化和標準化的實現具有極其重要的意義。

參考文獻

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