強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式分析

蔣曉鳳重慶市美聯(lián)建筑工程有限公司 401120

?

強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式分析

蔣曉鳳
重慶市美聯(lián)建筑工程有限公司 401120

[摘要]在建筑施工過(guò)程中，建筑施工檔案管理工作至關(guān)重要，建筑施工檔案作為建筑工程建設(shè)的重要?dú)v史資料，會(huì)在日后工程的后續(xù)施工、運(yùn)行、改建等工作中有著重要的參考價(jià)值。所以，強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)我國(guó)的工程建筑具有非凡的意義，就建筑施工檔案工作中存在的問(wèn)題、問(wèn)題的成因和解決辦法進(jìn)行分析和探討。

[關(guān)鍵詞]建筑施工；檔案管理工作；有效對(duì)策

引言

建設(shè)周期較長(zhǎng)、投入成本較大是我國(guó)建筑工程發(fā)展的主要特點(diǎn)之一，在建筑施工工作中，如何有效的提高建筑工程的質(zhì)量，并為建設(shè)工程未來(lái)的使用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是我國(guó)建筑企業(yè)急需解決的問(wèn)題。本文就強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作中存在的幾個(gè)問(wèn)題，提出相關(guān)的分析和簡(jiǎn)單解決辦法。

一、當(dāng)今我國(guó)建筑施工檔案管理工作中的不足

（一）檔案意識(shí)淡薄

近些年來(lái)，我國(guó)建筑工程項(xiàng)目數(shù)量日益增多，越來(lái)越多的企業(yè)工程在質(zhì)量上出現(xiàn)問(wèn)題。在相對(duì)的檔案管理工作上，很多企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中往往不夠重視，忽視了檔案的重要性，導(dǎo)致了許多極具保存價(jià)值的檔案遺失，或者是很多無(wú)價(jià)值檔案混入檔案管理工作中。這樣一來(lái)，許多有歸檔價(jià)值的建筑工程在工程驗(yàn)收、結(jié)算等過(guò)程中資料嚴(yán)重不全，阻礙了建筑工程檔案的利用和建筑工程的質(zhì)量。工作人員對(duì)檔案的淡薄意識(shí)間接造成了建筑工程的質(zhì)量問(wèn)題，錯(cuò)過(guò)了建筑工程檔案最佳的收集整理時(shí)期，對(duì)建筑工程的資料歸檔過(guò)程造成了嚴(yán)重的影響。

（二）檔案管理體系尚未健全

在目前建筑工程檔案管理工作中，因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的管理體系，導(dǎo)致在檔案收集整工作上有所欠缺，并會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成嚴(yán)重的影響，從而使施工檔案不能發(fā)揮其根本作用。因此，在建筑工程進(jìn)行的過(guò)程中，必須要加強(qiáng)檔案收集整理工作的必要性，力求形成一個(gè)完善的檔案管理體系，從而來(lái)保證檔案收集整理工作的有效進(jìn)行。

（三）檔案資料缺乏真實(shí)有效性

在建筑工程進(jìn)行過(guò)程中，常常因?yàn)楦鞣N各樣原因?qū)е聶n案的丟失或因?yàn)闄n案收集時(shí)份數(shù)不夠，在移交建筑工程相關(guān)文件時(shí)經(jīng)常使用復(fù)印件代替。還有因?yàn)橄嚓P(guān)管理制度不完善，導(dǎo)致一些審批文件和圖章的簽字工作不規(guī)范，經(jīng)常有無(wú)關(guān)人員代簽現(xiàn)象的發(fā)生，造成建筑工程檔案資料的真實(shí)性降低。再或者，部分檔案管理人員沒(méi)有形成較強(qiáng)的檔案意識(shí)，在檔案轉(zhuǎn)交工作上不及時(shí)，或者收集整理檔案不及時(shí)，會(huì)錯(cuò)過(guò)檔案最佳的整理時(shí)機(jī)，都會(huì)對(duì)建筑工程檔案的最終價(jià)值造成巨大的損失。

二、檔案管理工作中問(wèn)題的成因分析

（一）檔案管理制度沒(méi)有得到貫徹落實(shí)

在如今各個(gè)建筑工程施工單位中，管理檔案的工作方式和方法存在著交大的差異，因?yàn)楦鲉挝粚?duì)檔案的實(shí)際需求不同，因此無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理和制度約束，所以在建筑工程的具體建設(shè)過(guò)程中，極度缺乏規(guī)范的管理制度。同時(shí)也因?yàn)槭┕n案管理制度上的不完善，導(dǎo)致檔案工作在建筑工程施工過(guò)程中開(kāi)展的力度不夠、隨意性較大，從而無(wú)法保證檔案管理工作的質(zhì)量。并且隨著建筑工程的進(jìn)行，檔案資料的數(shù)量也在逐漸增多，因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)的管理制度，所以檔案管理的效果無(wú)法得到保證。

（二）相關(guān)建筑單位對(duì)檔案管理工作不重視

很多建筑單位目前還沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，隨著建筑工程的開(kāi)展，建筑單位缺乏專(zhuān)職的檔案工作管理人員，將檔案管理工作視為臨時(shí)的、應(yīng)付性工作，在單位企業(yè)內(nèi)部也缺乏完善的檔案管理體系，從而不能保證檔案工作的有效進(jìn)行。而且大部分建設(shè)人員和檔案管理人認(rèn)為檔案管理工作相對(duì)很辛苦、枯燥，對(duì)檔案里管理工作缺乏積極性。所以在收集整理檔案資料時(shí)，也沒(méi)有按時(shí)完成，大大降低了檔案管理工作的效率。

三、強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式

（一）提高檔案意識(shí)

建筑單位應(yīng)當(dāng)緊跟當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，改變守舊的管理思路，逐步向信息化管理轉(zhuǎn)變，將以人為本作為核心思想，大力推行人本管理概念。同時(shí)建筑單位企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部向員工大力宣傳檔案管理的重要性，讓員工充分意識(shí)到規(guī)范檔案管理工作的必要，提高檔案意識(shí)，進(jìn)而在建筑工程進(jìn)行時(shí)有效提高工程質(zhì)量。同時(shí)，在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén)，將各個(gè)部門(mén)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)起來(lái)，形成健全的、完整的體系，加強(qiáng)各部門(mén)的溝通交流，將會(huì)有效的促進(jìn)管理工作開(kāi)展。

（二）健全相關(guān)的檔案管理制度

對(duì)于如何完善相關(guān)的檔案管理制度，有幾點(diǎn)建議：實(shí)施崗位責(zé)任制，明確建筑單位中每個(gè)檔案管理人員的責(zé)任要求，并對(duì)管理人員的技能水平進(jìn)行評(píng)估考核；建立檔案室，在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，對(duì)在職員工進(jìn)行相關(guān)的思想教育，進(jìn)而不斷完善相關(guān)的檔案管理制度；確保檔案管理的規(guī)范性，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一要求，制定科學(xué)的管理制度，并安排專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理工作的監(jiān)督，在科學(xué)可行的方案下，使檔案管理工作的效率不斷提高。

（三）確保檔案資料的真實(shí)有效

為了保證建筑工程檔案的真實(shí)有效，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在建筑工程進(jìn)行過(guò)程中，明確各工作人員的工作職責(zé)，必須依照相關(guān)法律規(guī)定嚴(yán)格監(jiān)察簽字工作，決不允許隨意代簽現(xiàn)象的發(fā)生。若是在因?yàn)椴豢煽沽υ虿荒苡H自簽字，只能找人代簽的情況下，則必須要求項(xiàng)目責(zé)任人出示相關(guān)授權(quán)書(shū)，且授權(quán)書(shū)必須具有相關(guān)法律效益，并和項(xiàng)目文件保持一致性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了保證檔案資料的準(zhǔn)確性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須實(shí)時(shí)監(jiān)管檢查檔案內(nèi)容，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須立即修改。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保證在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，積極的開(kāi)展工作，對(duì)工地、檔案的實(shí)時(shí)考核，時(shí)刻關(guān)注檔案的歸檔工作，提升檔案管理的真實(shí)性和相關(guān)法律效益。

（四）對(duì)檔案管理專(zhuān)員進(jìn)行培訓(xùn)

在建筑工程進(jìn)行中，檔案管理工作質(zhì)量的好壞由檔案管理專(zhuān)員的業(yè)務(wù)水平直接決定，一個(gè)具備高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案管理員能夠有效的提高檔案管理工作進(jìn)行的效率。因此，提高檔案管理專(zhuān)員的專(zhuān)業(yè)水平極為重要。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠掌握基本的工程狀況和進(jìn)展程度，并對(duì)檔案管理工作的進(jìn)展進(jìn)行判斷，不斷的完善自己，提高專(zhuān)業(yè)水平。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展理念，建立并完善高效科學(xué)的管理體制，從而保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。

結(jié)語(yǔ)

檔案作為建筑工程過(guò)程的全記錄，在實(shí)施建筑工程過(guò)程中有著不可替代的作用，各建筑單位應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的觀(guān)念，重視施工檔案管理工作的有效進(jìn)行，明確檔案管理給建筑工程帶來(lái)的價(jià)值，并對(duì)檔案管理工作的效率進(jìn)行不斷的提高，完善相關(guān)的管理體制，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，進(jìn)而從側(cè)面提高我國(guó)建筑工程的總體質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]趙麗,楊同.強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作探析[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2015,04:31-32.

[2]劉宇平,劉柳煉.當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析[J].廣東科技,2009,12:39-40.

[3]紀(jì)曉榮.當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案管理工作分析與對(duì)策[J].城建檔案,2000,01:23-25.

[4]楊榮光.建筑工程項(xiàng)目質(zhì)量管理分析[D].西南交通大學(xué),2013.