淺談信息時代高校檔案數字資源建設

李亮對外經濟貿易大學檔案館 北京 100029

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淺談信息時代高校檔案數字資源建設

李亮
對外經濟貿易大學檔案館 北京 100029

[摘要]信息時代的空前繁榮與發展已經影響到各行各業，在此背景下，高校檔案信息化建設工作迎來了難得的機遇，同時也對信息化建設中的數據資源建設提出了更加嚴峻的挑戰。針對此，本文在分析“信息時代”檔案數據的特點和實際工作的基礎上，提出在信息時代高校檔案信息化建設過程中的數字檔案資源建設的改變和途徑，以促進高校檔案信息化建設快速發展。

[關鍵詞]信息時代；高校檔案信息化；數字資源建設

信息化時代已經以驚人的速度推動著人們生產、生活和傳播方式的變化，在歷史發展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學、科研、建設等工作進程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發展。

檔案信息資源建設的檔案信息化建設的關鍵，在信息時代下，檔案數據勢必具有新的特點，正是如此，對信息時代下檔案信息資源建設的探討關系著檔案信息化建設事業的前途，意義非凡。

1、檔案信息資源建設的內容及重要性

2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設實施綱要》中將檔案信息化建設內容概括為6部分，即：檔案信息化基礎設施建設、檔案洗洗資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設和檔案信息化標準規范建設。其中，高校檔案信息資源建設是高校檔案信息化建設的關鍵和核心。

高校檔案信息資源建設主要內容包括：高校館藏檔案的數字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。

高校檔案信息化建設的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準確的、高效的、有機的建設起來，才能高水平的完成檔案信息化建設。高校檔案信息化建設如果沒有豐富的、合理的、有機結合在一起的、優質的數字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設就會成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設的目標和作用就無法實現，失去了檔案信息化建設的意義。因此檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心內容，是檔案信息化建設的“內在貨源”保障，關系到檔案信息化建設的成敗。

2、信息時代檔案數據特點

信息時代的變革減輕了手工勞動，規范了工作流程，其使得多種人工勞動發生了質的變化，同時影響著人們的思維方式。高校中的各業務也在這一時代中發生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業務系統為之服務。作為在高校教學、科研、黨政管理以及其他活動中形成的歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學校各種業務數據的終點，檔案數據勢必呈現出了新的時代特征。

（一）數據量大，增長迅速

高校檔案記錄著學校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時代下，學校各業務部門的業務系統不斷增多，進而產生大量數據，這些數據、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導致檔案數據量增大；同時檔案數據種類也不斷增多，不僅包括傳統的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設還包括將館藏檔案進行數字化，這部分也是數量眾多的部分。另外隨著工作的推進，在信息時代下，檔案資源還包括在紙質保管年代，因條件所限未能很好保存的數據信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時代下，檔案數據量將會以高速的速度增長。

（二）分布廣泛，多源異構

學校各業務系統業務側重點不同、開發工具不同、開發人員不同、采用數據庫類型不同、上線時間不同，直接導致在此過程中各系統間產生的數據多樣性增加，同時數據不可避免的分布在不同的業務系統、不同的數據庫中。由此可見，在信息時代高速發展的今天，數字資源將廣泛的存在于諸多不同的業務系統當中，作為眾多業務系統數據終點的檔案數據勢必會帶有明顯的異構性，呈現出結構化信息、半結構化信息和非結構化信息融合的態勢，形成分布廣泛的大量異構數據。

（三）真實可靠、準確度高

信息時代，數據來源變得龐雜，對于學校各業務系統產生的過程數據及結果數據，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數據中尋求自己的需求數據。檔案信息資源建設就是一個將眾多龐雜的數據按照一定的規則、格式進行組合，是對原始數據的保存，同時也對原始數據重新整合，當使用者根據外部環境進行數據選擇時，可精確的將所需檔案信息進行鎖定。因此，在信息時代，檔案數據必將得到更大關注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實可靠，準確度高的特性。

3、信息時代下檔案信息資源建設面臨的改變

高校檔案信息資源建設主要包括：高校館藏檔案的數字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。

（一）高校館藏檔案的數字化：是檔案資源建設的很重要一個基礎部分，主要包括目錄錄入、檔案數字化加工。就高校來說，檔案信息的數字化主要包括：紙質檔案數字化；照片、底片、圖紙等紙質檔案數字化；錄音錄像檔案數字化。

在信息時代下，這些原本的紙質文件本身是由業務系統中的電子文件進行了紙質化處理，因此，一部分數字化工作可以省略，例如：沖印的數碼照片無需進行數字化加工，只需留存電子版即可。

（二）電子文件的采集：是檔案資源建設的主要內容，主要包括將各業務過程中產生的最終的電子文件進行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經過審批的“最終版本”的電子文件。

在信息時代下，無紙化辦公已經成為常態，諸多歸檔的文件本身即是由業務系統生成的報表，在進行收集時需按照固定格式將報表生成電子版并轉化為檔案固定不可修改格式進行保存，同時收集方式可以采用網絡在線接收和介質移交接收。

（三）接收檔案信息資源建設：各種具有檔案性質的行業、專題資源庫。各種具有檔案性質的政府和行業信息及專題資源庫也是檔案館數字資源建設的重要采集內容。

在信息時代下，可通過網絡在線采集網現有的各種信息資源庫，也可以根據使用需求，采購一些全文光盤數據庫補充檔案館數字資源建設的不足。

4、信息時代下檔案信息資源建設的實施策略

信息時代背景下，檔案信息資源建設必須考慮到時代的特征性，充分利用時代特征，以建設精準、豐富、有機的檔案信息資源為目標，進而圓滿完成檔案信息化建設工作。

（一）有序、規范、有機的進行數字化加工

信息時代下對檔案數字資源建設分為“增量檔案電子化，存量檔案數字化”，對存量檔案的數字化加工，首先應該有原則、有順序進行加工，例如根據利用率高低進行數字化，根據檔案保存難以程度進行數字化，根據檔案重要程度進行數字化等等。

信息時代下檔案數字化加工更應該遵守統一的標準。數字化加工是一個技術性、規范性工作，應該嚴格遵守數字化加工的標準規范。目前用于檔案信息資源建設的標準規范由如下有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2—1999）、《電子文件歸檔及管理規范》（GB/Tl8894—2002）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/ T31—2005）、《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T20163—2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009）等。

信息時代下，有機的完成數字化加工工作。數字化加工絕不是簡單的將非電子數據經過計算機、掃描儀等電子設備轉化為非結構化數據進行簡單存儲，更為重要的是要與目錄數據庫的結構化數據相結合，結構化數據與非結構化數據有聯系、有對應、有組合，只有形成一套完整的、系統的結構化與非結構數據的有機整體，才是真正的數字化。（二）整合資源，統一數據

信息時代背景下，學校各業務部門均有自己的業務系統，產生的業務數據在本系統內有統一性、規范性，不同系統間卻有多樣性。例如學校辦公室OA系統、教務處成績管理系統、科研處科研成果管理系統、財務處財務報表系統等采用的可能是不同的數據庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數據庫，在尚無一個標準的數據接口下，可開發不同的轉入工具使得不同數據庫通過各自轉入工具轉化為統一的數據格式，分別與檔案系統做借口，將各業務系統內需要歸檔字段與檔案系統的字段做統一對應，則可完成數據高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對其產生、使用、失效等過程進行有效管理，做到工作上主動性和前瞻性。

（三）以目標為導向，理清數據邏輯

檔案的重要目的是利用，構建檔案系統，完成信息化建設的首要思考問題應該是此系統的使用目的。由此根據理清數據間的關系進而去完成系統的設計與構建，“盤活”已有數據，最大限度優化系統。

例如在外語外貿類院校中出國學生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個內容。采用手動錄入、手動翻譯當然可以解決問題，但是增加了勞動，重復建設數據，為此，可直接利用在務處成績管理系統中已有學生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對應，理清其中學生學號、課程號、分數、課程的邏輯關系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。

在完成中英文數據庫一一對應之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。

5、今后工作展望

（一）加強信息安全管理

信息時代背景下，數據是重中之重，訪問系統首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統，實現統一身份認證、單點登錄和訪問權限控制，達到用戶安全集成管理目標；其次，通過數據加密技術保護檔案數據安全；再次，要建立完善的備份機制，提高系統容災能力；最后要加強安全意識培訓。

（二）加強標準規范建設

信息時代背景下，多樣化業務系統、多樣化數據已經成為常態，要消除信息孤島，實現信息資源共享與整合就要協調各方利益，建立兼顧實用性、穩定性和國際性的檔案數字資源整合的標準體系，完成不同協議、標準、規范的整合。

（三）加強人才隊伍建設

信息時代的快速發展，迫使檔案從業者要加強自身素質建設，在檔案數字資源整合中承擔起專家的角色，成為檔案數字資源的提供者、組織者和領航者。要求檔案從業者不僅具有過硬的檔案專業知識，更要具備信息技術，不斷學習跟隨時代，才能做好檔案資源建設，最終完成好檔案信息化建設。

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