新時期秘書專業畢業生就業難問題研究
——基于社會對秘書人才需求狀況的調查

張林杰 傅姍珊

（金陵科技學院 人文學院，江蘇 南京 210038）

新時期秘書專業畢業生就業難問題研究
——基于社會對秘書人才需求狀況的調查

張林杰 傅姍珊

（金陵科技學院 人文學院，江蘇 南京 210038）

21世紀是信息化社會，經濟高速發展，社會分工愈加細化，秘書人員在各行業領域中都起到十分重要的作用。然而，隨著高校擴招，秘書專業畢業生大量涌向社會，該專業畢業生就業形勢嚴峻；同時，社會對秘書專業的人才也提出了更高要求，這對于秘書學專業的學生沖擊力不言而喻。那么，當今社會對秘書人員的需求現狀如何？如何應對秘書專業畢業生就業難問題呢？為此，我們對江蘇省部分用人單位對秘書人員的需求、技能要求及秘書從業人員的薪金情況進行了調查，分析就業難形成的原因，提出應對秘書專業畢業生就業難問題的建議。

秘書人才 社會需求 就業困難 建議

一、社會對秘書人才需求現狀

（一）單位對秘書人員的需求

1.企業設置的秘書崗位類型。

調查顯示，企業設置的秘書崗位類型多種多樣，如領導的專職秘書（63.3%）、辦公室秘書（16.7%）、商務秘書（10%）、文字秘書（6.7%）、項目秘書（3.3%）。（如圖1）

2.企業對秘書人員的年齡要求。

在對60家企業的調查后我們發現，18家用人單位對秘書人員的年齡沒有提出明確要求，而在另42家對秘書人員有年齡要求的用人單位中，秘書的年齡總體上被要求在20～40歲，其中以20～30歲居多。可見秘書年齡需求的結構更加趨向平衡、合理，中青年兼而有之。

3.企業需求的秘書人員所學專業的類型。

調查中我們發現，從對秘書應聘人員的專業要求看，過半數（55%）的企業并不要求秘書應聘人員具有本行業專業背景，可見用人單位在招聘秘書人員時大多考慮的并不是專業。也有45%的企業對秘書人員的專業有一定要求，這其中，81.5%的單位要求秘書人員從秘書（文秘）專業畢業，說明秘書學專業在秘書人員需求中仍占據一定優勢。

4.企業對秘書人員的學歷要求。

單位所需要秘書人員的學歷層次也是參差不齊的，調查中我們發現本科占有的比例最大（56.7%），大專占40%，高中占1.7%，碩士占1.7%（如圖2），其中，本科專業需求中還有5.9%的企業要求秘書從211、985等重點院校畢業。調查并沒有發現所需秘書人員學歷是在高中以下。

當然，這只是針對所調查到的企事業單位來說。但是，這也顯示出企業除了注重秘書的專業素養、職業技能的同時，對秘書人員的學歷越來越重視。重點院校本科或以上學歷畢業的學生在競爭秘書這個崗位的時候更具有優勢。

5.企業對秘書人員的性別要求。

在調查的60家企業中，我們發現只有8家（占13.3%）企業對秘書性別的要求為女性，81.7%的企業對秘書人員并沒有性別要求，此外有5%的企業明確要求秘書人員為男性。調查中還發現要求女性秘書人員的崗位大多是：董事長秘書、經理秘書、教育、投資公司總裁秘書、汽車銷售公司秘書等對個人形象、氣質要求比較高的職位；要求男性秘書人員的崗位大多是：工程建設、信息技術公司總經理秘書等這類涉及能適應加班、吃苦耐勞的職位。因此，社會上把秘書一職默認為只限于女性是不正確的，男性也可以成為秘書人員。

6.企業對秘書人員的工作經驗要求。

當今社會，企業在選拔人才時更加關注求職者是否有與崗位相關的工作經驗，一定的工作經驗也是秘書就業中的一項“硬指標”，不同的單位對秘書人員的工作經驗要求也不盡相同。

在我們調查的60家企業中有46家（占76.7%）單位更傾向于有相關工作經驗的秘書，其中，16.7%的企業需要秘書有一年及以上工作經驗，26.7%的企業需要秘書有兩年及以上工作經驗，26.7%的企業需要秘書有三年及以上工作經驗，6.7%的企業需要秘書有五年及以上工作經驗。而只有14家（約占23.3%）企業對秘書人員沒有提出具體的經驗要求。（如圖3）顯然，工作經驗對于秘書人員來說是比較重要的，擁有一定的工作經驗會使你的求職更為容易。

7.企業對秘書人員的薪酬待遇。

秘書雖然是一個社會需求較大的職業，但是其工作屬性總體來說是一種社會性服務職業，因為秘書工作本身不能脫離它所服務的領導或單位而獨立存在，因此秘書人員工作范圍具有很大的彈性空間，工資收入差別也很大。通過調查，60家企業中有33家企業（約占55%）在招聘秘書人員時面議定薪，而在27家定薪的企業中，月薪1500～3000的秘書約占59.3%，3000～5000的秘書約占29.6%，5000以上的約占11.1%。（如圖4）

工作薪金有高低，正照應了初、中、高不同層次的秘書。從調查結果看，月薪在1500～3000的秘書占了絕對數量，這也從一個側面看出，秘書想要獲得較高薪水，就要不斷“充電”，努力提高自己的能力，向高層次秘書發展。

（二）秘書人員應具備的素質能力及知識結構

1.秘書人員應具備的素質。

在經濟飛速發展的同時，競爭同樣異常激烈。無論何種層次的秘書崗位，都會對職業素養、交際能力、服務意識這些秘書人員必備素質提出或高或低的要求。職位層次越高，各種素質也被要求得更突出。調查顯示，企業要求秘書具有：

（1）工作踏實認真，具有責任心、良好的人際關系；（約占46.7%）

（2）有良好的職業道德，誠實，能忠誠于單位；（約占33.3%）

（3）有良好的團隊合作能力，善于溝通；（約占60%）

（4）具有良好的組織協調﹑公關統籌﹑邏輯思維能力。(約占26.7%)

2.秘書人員應具備的能力。

調查顯示，企業要求秘書人員具備綜合能力，包括人際交往能力、組織公關能力、語言表達能力、執行能力、溝通協調能力、合作能力、辦公自動化操作能力、文字表達能力、外語應用與交流能力、應變抗壓能力、管理能力這11種能力。（如表1）

表1 秘書人員應具備的能力

3.秘書人員應具備的知識結構。

知識就是力量。秘書其實是一個綜合性的崗位，不少企業在秘書工作中沒有十分細致、精確的分工，這對秘書人員的知識結構有很大要求。在調查中，許多企業要求秘書人員應具備以下不同知識：漢語言文學知識、商務金融知識、工程管理知識、辦公室事務管理知識、醫藥知識、法律知識與行政管理知識等。有的企業對秘書人員的普通話水平提出了要求，還有不少企業要求秘書人員掌握一些常用的辦公軟件操作和駕駛技術，英語方面的知識也必不可少。（如圖5）

二、大學畢業秘書人才就業困難的原因

秘書專業畢業生就業困難的原因是多層面的，下面分別從社會、高校和畢業生自身三方面進行分析。

（一）社會原因

1.高等教育擴招，畢業生數量劇增。

全國高校在從1999年開始大規模擴招后，大學畢業生人數持續攀高。2004年畢業生人數為239萬，2005年增加68萬，2006年擴大到377萬，2007年達到447萬，2008年全國普通高校畢業生突破500萬大關達到512萬，而到了2013年全國普通高校畢業生人數更是高達639萬［1］。雖然近幾年我國經濟社會的發展對大學畢業生的需求數量較大，但由于高校擴招政策是在不完善的市場環境條件下實施的，高等教育擴招的規模與速度過快，導致畢業生的供給速度大于市場對人才的需求速度，超過了社會的吸納能力［2］。同時，大量畢業生涌入就業市場，又使得企業對于秘書人員的要求提高，畢業生的素質無法滿足企業需求。

2.就業市場或多或少存在歧視秘書學現象。

由于秘書職業的特殊性，因此用人單位在招秘書時，會在外形、性別、學歷和是否名校等方面存在或多或少的歧視。用人單位在招聘秘書時，在注重能力的同時，過多地關注秘書人員的長相外貌，甚至存在性別歧視。另外，很多企業在人員招聘過程中，秉持“唯學歷”論的思想，盲目追求高學歷，還有相當一部分企業在選用畢業生時還注重畢業院校，比如某些單位只招收211、985工程的畢業生，造成有能力但學歷不夠的人找不到工作。第四，部分企業在選拔秘書人才時存在地域歧視。某些企業更青睞當地畢業生，如調查中發現兩家建筑工程有限公司招聘總經理秘書時分別明確注明“常州人”和“無錫本地戶籍優先”，無獨有偶，一家涂料有限公司的招聘啟事上表明 “應聘者須是南京本地人”，這種地域歧視顯然不利于大學生就業的公平競爭。

3.機關事業單位的吸納能力下降。

在我國，政府機關和事業單位長期以來就是大學生就業首選。但近年來，政府機構大幅度精簡，因此不可能大量吸收大學生。與此同時，國有企業在勞動力的雇用方面正面臨著一種困境：一方面，企業要實施現代化管理，需要大批高科技人員和管理人員。另一方面，企業沉積著大量的冗員，這時，企業只好把大量的大學生求職者拒之門外［3］。據統計，近年到機關、事業單位就業的畢業生比例明顯下降，只有5%左右；到國有企業就業的畢業生人數也只有8.75%，非國有企業已成為畢業生就業的主渠道，達到了63.74%［4］。由此可見，隨著社會經濟、產業結構的不斷調整，當前大學生的就業主要去向已經轉向了中小企業、私營企業等，這類企業也成了秘書專業畢業生就業的主要渠道。

（二）高校教育原因

1.部分高校課程設置滯后，難以培養符合單位要求的復合型秘書人員。

現代社會的職業崗位，所需要的是知識結構合理、適應社會要求的人才。很多企業往往要求秘書人員是 “通才”，具備本行業相關的法律類、管理類和財務類等知識。此外，秘書工作具有綜合性和專業性對立統一的基本觀點，也決定了秘書工作者必須具有廣博的知識面和扎實的專業知識。而很多高校的課程設置和教學內容相對于目前瞬息變化的市場需求，已經嚴重滯后，使得高校培養出的畢業生在知識結構和能力結構上不能滿足社會經濟發展的要求，嚴重影響了畢業生的適應能力，也造成畢業生就業的較大困難。

2.傳統的教學方法不適應當今社會發展，部分高校缺乏實訓條件。

過去，秘書工作的基本手段就是“一支筆”，秘書除了口頭表達之外，主要依靠筆墨紙硯完成上傳下達的秘書工作。但隨著如今信息技術的發展，辦公設備都已逐步自動化，打印機、復印機、傳真機、縮微設備等成為秘書人員工作必不可少的助手。秘書人員只有緊跟時代，掌握現代化的辦公手段，才能準確高效地為上司提供高質量的服務，傳統的課堂講說方法顯然已經無法滿足現代教學的需要，這就要求高校擁有理論知識和實際操作相結合的專業秘書教學隊伍，與之配套的可操作的實驗室及實訓室。但是目前部分高校沒有設置這些科室，秘書專業的這一必要條件常常無法滿足，影響了秘書專業的課程安排和教學效果。

（三）自身原因

1.畢業生就業觀念存在誤區。

高校畢業生就業難很大程度上就難在有業不就，傳統觀念仍影響著當今高校畢業生的就業，他們總是希望自己的就業能一步到位，一下子進入所謂的“保險箱”。其一，在就業地域的選擇上，許多畢業生期望值偏高，片面認為大都市總是意味著機會、高薪和前途，于是他們都把就業地點瞄向生活條件較好、發展空間較大的東南沿海地區、大中城市，很少顧及中西部內陸地區及鄉鎮。其二，在就業單位的選擇上，大學畢業生都希望選擇一個待遇優厚的單位，爭著搶著進入政府機關、大型企事業單位等他們眼中的“鐵飯碗”當秘書，殊不知，當今社會，民營企業迅速崛起，對秘書人才的需求量提高。其三，在起步薪水的選擇上，許多高校畢業生把薪酬的多少作為擇業的主要標準，直接導致高薪水、高福利等盲目求富觀念在大學生中流行，帶來了秘書人才的就業難。今年5月27日，北京青年壓力管理服務中心聯合門戶網站發布《2014中國大學生就業壓力調查報告》，報告顯示，本科生期望月薪3660元。而近期北京大學市場與媒介研究中心針對2014年大學本科生月薪發布的調查報告顯示，2014年本科畢業生平均月薪僅為2443元，與前者形成了鮮明對比。

2.畢業生綜合素質缺失。

大學生就業能力是大學生整體素質的客觀反映，它是就業過程中大學生思想道德素質、專業技能素質、社會適應能力、心理素質及擇業技巧等方面的綜合體現［5］。

目前，畢業生綜合素質缺失主要體現在三個方面：第一，道德素質不高。部分畢業生受社會各種不良思想沖擊，道德觀念淡化，缺乏一定的是非判斷能力，以致近年來大學生文憑履歷造假、論文抄襲等現象屢見不鮮，對自身發展產生惡劣影響的同時給大學生群體的形象抹黑。第二，綜合能力不強。隨著社會的發展，企業對秘書專業畢業生也提出了更高要求，某些大學生不能適應社會的新需求，他們的專業能力或職業能力都有或多或少的不足。第三，心理素質不好。心理素質是大學生“軟實力”的重要表現，如今社會高速發展，給每個人都帶來了不同程度的心理壓力。而大學生需要面對嚴峻的就業形勢和巨大的社會競爭，產生一定的心理壓力是難免的，但是畢業生如果心理素質不強，則很容易受到挫折而產生消極思想，這對就業極為不利。

三、應對秘書人才就業困難的幾點建議

21世紀秘書工作發展趨勢是職業化、現代化、智能化、規范化與國際化。秘書所從事的工作已不僅僅局限于辦文、辦會、辦事等一般性工作，而是以信息為載體，為領導提供必要的參謀服務，這無疑對秘書專業人才提出了更高要求。那么，應該如何解決秘書人才的就業困難問題呢？我們認真分析了大學畢業秘書人才就業困難的原因后，認為解決這一問題的根本出路在于國家、社會、高校和大學生自身的協同配合和共同支持。

（一）對國家的建議

1.國家適當控制高校擴招規模，提高秘書人才培養質量。

由于高等教育的市場體制尚未真正建立，致使高等教育的市場行為往往具有較大的盲目性［6］。因此，國家要加強對高等教育結構的宏觀調控。可以根據經濟社會發展的需求，積極調整高等教育發展規劃，適當控制高校擴招的規模，要把高等教育發展重心由發展速度轉移到提高質量上，加大財政支持，努力改善高校辦學實驗條件，提高秘書人才培養質量。

2.加快產業結構優化升級，充分發揮中小企業對人才的吸納作用。

當前，國際國內經濟形勢正發生深刻變化，面對經濟發展的新形勢和嚴峻的就業壓力，國家要努力轉變經濟增長方式，推進產業結構優化升級，增強經濟發展的活力，實現經濟社會可持續發展。同時，要繼續扶持中小企業和民營企業，充分發揮中小企業對秘書人才的巨大吸納作用；整頓就業市場，完善就業機制，進一步拓寬就業渠道，及時發布就業信息。

3.加強就業引導，扶持大學生自主創業。

由于我國區域經濟和城鄉經濟發展的不平衡，因此大學生就業往往偏向大城市及東南沿海地區，造成了畢業生就業困難和人才資源的浪費。為此，國家要加強就業引導機制，采取切實的優惠政策鼓勵秘書人才向中小城市、鄉鎮、農村發展。同時，對有意自主創業的高校畢業生，國家應加大政策和資金等方面的支持。

（二）對社會的建議

1.轉變人才觀念，不片面追求學歷高低。

用人單位要積極轉變人才觀念，根據職業對學歷的真正需要程度選拔人才。世界500強企業松下公司創始人松下幸之助被尊為“經營之神”，他在人才培養方面有一個著名的“尋找70分人才理論”，即招募人才應以適用公司的程度為好，程度過高，不見得一定有用。所以，用人單位在選拔人才時，應該更注重對人才能力的考查，而不是片面追求學歷高低。

2.不過分關注工作經驗，完善人才培養體系。

用人單位在選拔人才時，要注重挖掘大學生的潛力，不應過分關注工作經驗。大學生畢業時雖然缺乏工作經驗，但只要他們有良好的素質和接受能力，進行一段時間的培養后他們就會發揮自身價值。在這方面，華為就是一個典型范例。《華為公司基本法》（草案）規定：“我們在招聘和錄用中,注重人的素質、潛能和品格，其次才是經驗。并按照雙向選擇的原則，在培養與發展上，提供客觀對等的承諾。”［7］

（三）對高校的建議

1.強化實踐能力，創新秘書人才培養模式。

1998年，教育部《關于深化教學改革，培養適應21世紀需要的高質量人才的意見》中將“人才培養模式”表述為“是學校為學生構建的知識、能力、素質結構，以及實現這種結構的方式，它從根本上規定了人才特征并集中體現了教育思想和教育觀念”［8］等。總的說來，人才培養模式主要解決兩大問題：一是培養什么樣的人，二是怎樣培養人。

高校應注重提高大學生綜合素質，大膽創新、探索與實施多元化的秘書人才培養模式，構建適應社會的應用型人才培養模式或產學研合作教育的人才培養模式［9］。第一，高校要根據社會需求，相應地調整專業課程結構。企業歡迎“一專多能”的秘書，高校可以在秘書專業基礎上增加非秘書專業的知識和課程，比如行政管理、財會、營銷、英語、法律等知識，以拓寬學生的知識面。第二，高校應積極開拓就業市場，不斷拓寬就業渠道，通過校企廣泛的交流，為企業輸送優秀的秘書人才，還可以收集發布各類單位秘書人員招聘信息，舉辦校園招聘會，搭建畢業生和用人單位交流的平臺，為大學生創造更多就業機會。第三，高校要加強秘書實務實訓基礎設施建設，開展各項活動引導大學生參與社會實踐，為大學生建立更多的實習基地等，盡可能鍛煉大學生的動手創新能力。

2.加強就業指導與創業教育，激發大學生的創業熱情。

為了提高秘書專業畢業生的就業質量，高校必須加強畢業生就業指導，并將其貫穿于大學期間的整個過程，要加強就業形勢教育，幫助學生接觸和了解最新就業情況；鼓勵學生積極參加社會實踐和一些招聘會，讓學生最直接地感受到了就業市場的情況；在大三與大四期間，更應加大就業指導力度，加強秘書禮儀教育和求職面試技巧教育，幫助畢業生順利就業。

同時，高校應加強秘書專業畢業生創業教育，可以開設一些創業課程如SYB創業培訓，邀請社會創業成功者開展創業講座，培養大學生獨立自主能力和創造性地解決問題的能力，使學生樹立強烈的自主創業意識和精神，以此激發大學生的創業熱情，增強大學生的創業信心。

（四）對大學生的建議

1.加強學習,重視自身能力的全面培養。

目前就業市場的激烈競爭，實際上是求職者能力與素質的較量。［10］秘書專業大學畢業生要不斷提高自身素質，按照社會需要塑造完善自己，為自己贏得更多就業機會。具體來說，主要應從以下方面著手：加強自己的知識積累，把書本知識學透學活，努力掌握必要的秘書專業相關知識與技能；提高思想理論水平和政治修養，提高輔助參與決策意識；注意語言表達能力和寫作能力的培養；提升心理素質，培養自己應對挫折的能力，增強信心；根據興趣培養特長，擴大交往范圍，增強人際交往能力和應對能力；提前做好步入社會的準備，要有吃苦耐勞精神，積極投身于社會實踐，可以參加一些學生會和社團，培養團隊協作精神；增強動手能力，培養創新能力，為就業增加砝碼。

2.找準自身定位，樹立正確的就業觀。

在大學生就業形勢日益嚴峻的情況下，大學畢業生必須解放思想，清醒地認識當前嚴峻形勢的機遇和挑戰，積極適應時代的需要，同時給自己做一個合理定位，努力轉變就業觀念，樹立正確的就業觀：一要樹立競爭就業的觀念。面對當前就業競爭壓力較大的現實，秘書專業大學生需要以自身能力和素質為基礎，克服消極依賴思想，為自己做好多方面的競爭準備。二要追求長遠利益，服從社會需要。秘書專業大學生要有自己長期明確的職業生涯規劃，用長遠的眼光看待就業，就業期望值不能過高，切忌好高騖遠。要懂得“只要是金子，在哪里都會發光”，可以選擇到有潛力的中小城市甚至鄉鎮農村發展，根據自身情況適當放低薪酬要求。可以從基礎的秘書事務做起，努力施展自身的才能，得到領導的重視。三要有積極創業的思想準備。在就業壓力較大的社會環境中，要打破“唯學歷論”的觀念，努力提高自主創業能力，勇于創業。

［1］中華人民共和國國家統計局年度數據查詢，http:// data.stats.gov.cn.

［2］［9］宋少華.新形勢下山東省大學生就業問題研究［D］.山東師范大學，2009.

［3］張延東，徐志京.大學生就業困難的原因及其對策［J］.山東省團校學報：青少年研究，2000（2）.

［4］孫玲.當前大學生就業政策研究［J］.黑河學刊，2005（4）：77-79.

［5］祝金旭.當前大學生就業難的原因與對策［D］.山東師范大學，2009.

［6］姚林.切實加強政府對高等教育結構的宏觀調控［J］.揚州大學學報，2005，9（1）.

［7］張斌峰.現代人文精神的實踐性構建——華為公司企業文化中的現代人文精神［J］.企業文化，2002（9）.

［8］教育部高等教育司編.深化教學改革，培養適應21世紀需要的高質量人才［M］.北京：高等教育出版社，1998.

［10］成長群.大學生就業問題研究—以湖北大學生就業調查為例［D］.武漢大學，2010.

指導教師：單青

國家級大學生創新創業訓練計劃項目（2014 13573004Z）