淺談檔案的信息化建設

李寧

肇東市機構編制數據中心

淺談檔案的信息化建設

李寧

肇東市機構編制數據中心

隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，檔案現代化管理和信息化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。要實現檔案信息化，其基礎工作就是實現檔案的計算機管理，充分發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統模式，盡快使手工檢索向計算機檢索的全面過渡，應用計算機技術管理館藏檔案，建立現代模式的檔案數據庫。

檔案管理；信息化；數據庫

一、檔案信息化建設的提出

檔案信息化建設是隨著以計算機網絡技術為主導的信息技術的發展而逐步發展的，特別是最近十年，信息技術的迅猛發展和廣泛應用，也為檔案信息資源的科學保管和廣泛應用創造了前所未有的契機。在此基礎上國家檔案局提出了推進檔案信息化建設的任務。

為此，國家檔案局把檔案信息化建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，《全國檔案事業發展“十五”規劃》明確提出，在全國檔案事業第十個五年發展計劃期間，要堅持依靠科教振興檔案事業的方針，加快檔案信息化進程。2002年11月國家檔案局還頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是"十五"期間全國檔案事業發展的唯一一個專項規劃，是第一個全國檔案信息化建設規劃。《實施綱要》確定全國檔案信息化建設的指導思想為：以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。

二、檔案信息化建設內容

（一）檔案信息化基礎設施建設

1、加快檔案內部局域網建設。

要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備。充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

2、各級各部門要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，積極爭取和創造條件，大力推進檔案信息化基礎設施建設，充分發揮檔案館（室）的各項功能。

（二）檔案信息資源建設

（1）目錄中心建設

1、建立檔案目錄數據庫。各級檔案館要按照先易后難、先重點后一般的原則，逐步建立館藏檔案目錄數據庫。

2、建立市檔案目錄中心，實現檔案資源共享。

3、建立規范的檔案移交程序。

（2）檔案數據庫建設

1、建立檔案全文數據庫。對館藏檔案全文數字化，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

2、建立多媒體檔案數據庫。研究制定聲像檔案收集、歸檔、存儲及利用的具體措施，逐步完成聲像檔案的數字化轉換。

（三）檔案管理應用系統建設

（1）檔案管理軟件的開發與利用

1、進一步加大檔案管理軟件的推廣力度，提高檔案管理技術和應用水平。為保證檔案信息交換，實現檔案資源共享創造條件。

2、推進機關檔案管理與辦公自動化同步發展。

三、檔案信息化建設的基本過程

首先，收集檔案的過程。要擴大檔案收集對象，既要向法定的檔案形成部門進行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進行收集，同時還要向個人進行收集；要擴大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現行信息資源的收集，以彌補館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優化和調整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。

其次，管理檔案的過程。決定檔案信息系統是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數字化檔案信息。如果沒有形成一定規模的數字化檔案數據庫，沒有大量的、不斷增加著的信息數據——數字化檔案，就無法發揮檔案信息系統的作用。所以說建立全文存儲的檔案數據庫系統是重點中的重點。

第三，利用檔案的過程。檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對檔案的科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用檔案信息資源為社會服務，從而達到檔案信息資源的有效利用。

第四，檔案管理軟件的開發。針對現代辦公條件下，電子文件大量產生的現狀，制定前端控制戰略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統。

四、案信息化建設中應注意的幾個問題

1、檔案信息化建設的發展，由地方經濟、科技和社會發展水平所決定，各級檔案部門在檔案信息化建設過程中一定要建立在現實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2、保障重點，分級建設。檔案信息化建設首先集中力量對重要的檔案資料進行數字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對外提供利用。中有這樣才能在最短的時間內，以最快的速度實現檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類檔案的信息化進行分級建設。要有一個發展的先后順序。一般的情況下，應該優先建立對文書檔案的管理系統，以滿足機關對檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據條件，再建立其它門類的檔案管理系統。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現檔案信息化的進程。

3、切實重視人才培養。檔案信息化建設需要用現代信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計算機專業知識的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養人才，如定期培訓，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區、本部門的人才集中起來，形成團體優勢，解決本地區檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4、在網絡環境中，檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是檔案在網絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網絡中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時升級，經常進行數據備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件同時采用防火墻技術。

五、結束語

檔案信息化促使了檔案管理模式的轉變，外部技術環境的變化和公眾服務機構職能的轉化，檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

[1]楊公之.《檔案信息化建設實務》.中國檔案出版社,2003

[2]郭洪敏.《檔案信息管理系統建設應注意的幾個問題》.蘇檔案,2010(19)

[3]周風云,趙煥中,姜桂娥.《淺談檔案信息化建設的思路》.2004年第2期

[4]春華,任雪英.《網絡環境下應加強企業檔案的信息化建設》[J]．長春理工大學學報,2009,1．