提高地質(zhì)檔案資料管理水平的重要途徑

劉文婧

黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七○六隊(duì) 黑龍江齊齊哈爾 161006

提高地質(zhì)檔案資料管理水平的重要途徑

劉文婧

黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七○六隊(duì) 黑龍江齊齊哈爾 161006

地勘單位在多年的工作中，通過地質(zhì)勘察和開發(fā)工作會(huì)形成大量的、豐富的地質(zhì)檔案資料，這些地質(zhì)檔案資料包含豐富的信息，而且還具有重要的潛在價(jià)值。通過對(duì)這些地質(zhì)資料的利用，可以有效的推動(dòng)地勘經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以需要提高地質(zhì)檔案資料的管理水平，確保其更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

地質(zhì)檔案；地質(zhì)資料；數(shù)字化建設(shè)；管藏；人員素質(zhì)

目前我國地質(zhì)檔案資料的管理工作需要嚴(yán)格依據(jù)地質(zhì)資料管理?xiàng)l例進(jìn)行，這有效的確保了我國地質(zhì)檔案資料管理的規(guī)范性和法制性。但這也對(duì)我國地質(zhì)檔案資料管理工作提高了更高的要求，做為地質(zhì)檔案資料管理部門，需要努力提高地質(zhì)檔案資料的管理水平，從而促進(jìn)地質(zhì)檔案資料的開發(fā)利用。

一、把好地質(zhì)檔案資料歸檔的質(zhì)量

（一）計(jì)劃任務(wù)與文件材料的歸檔同步進(jìn)行

為了更好的確保地質(zhì)檔案資料歸檔的質(zhì)量，則需要在項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書下達(dá)時(shí)即開始進(jìn)行文件材料的收集工作。在具體實(shí)施過程中，在相關(guān)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)下，可以在項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場指派地質(zhì)技術(shù)人員作為兼職的項(xiàng)目資料管理員，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中所形成的文件資料進(jìn)行收集和積累，確保計(jì)劃任務(wù)能夠與文件材料的歸檔同步進(jìn)行，有效的確保了地質(zhì)檔案資料的完整性。

（二）野外工作過程與科技文件材料形成同步

大量的原始地質(zhì)資料都是在野外工作過程中形成的，所以在野外工作過程中，地質(zhì)技術(shù)人員需要做好科技文件材料的收集和積累工作，這是確保科技文件材料能夠收全的關(guān)鍵所在。在野外工作過程中，在項(xiàng)目中需要根據(jù)樣品的不同來分別填寫送樣單位，同時(shí)還要確保每一個(gè)工程記錄表要分開，使每個(gè)工程都要有一個(gè)素描圖和工程記錄表相對(duì)應(yīng)，這樣可能為材料歸檔提供便利的條件。對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料，需要根據(jù)立卷分類來將其按一定類別分別裝在資料積累袋內(nèi)，為后期立卷和分類歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）室內(nèi)綜合整理與科技文件材料歸檔要求同步

室內(nèi)綜合整理工作不僅包括對(duì)野外形成的各個(gè)階段的科技文件材料的整理，而且還包括綜合圖件的編制和報(bào)告的編寫，通過對(duì)地質(zhì)科技文件材料進(jìn)行分類、整理和立卷，并進(jìn)行原本地質(zhì)檔案明細(xì)賬的填寫，進(jìn)行歸檔，確保原本地質(zhì)檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

（四）質(zhì)量管理體系控制及成果報(bào)告驗(yàn)收與原本檔案驗(yàn)收同步

在項(xiàng)目實(shí)施過程中需要能冠軍質(zhì)量管理體系來對(duì)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、綜合整理和研究、成果報(bào)告編制及資料歸檔等進(jìn)行有效控制，通過質(zhì)量管理體系，可以對(duì)明確地質(zhì)科技材料形成積累的第一責(zé)任者，完成文件材料的有效積累，確保立卷歸檔工作能夠得到有效的保障。由于原本檔案對(duì)原始記錄更為重視，而質(zhì)量管量體系的運(yùn)行直接推動(dòng)了原本地質(zhì)檔案管理工作的順利開展。同時(shí)為了能夠加快項(xiàng)目結(jié)束的進(jìn)程，則需要在成果報(bào)告驗(yàn)收前，即對(duì)原始地質(zhì)檔案立卷和歸檔進(jìn)行驗(yàn)收。

二、加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)

（一）建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫

地勘單位可結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對(duì)原本地質(zhì)檔案進(jìn)行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理。地勘單位地質(zhì)資料管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項(xiàng)關(guān)鍵詞，均可從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務(wù)。

（二）建立基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫

計(jì)算機(jī)技術(shù)在新一輪國土資源大調(diào)查的地質(zhì)勘查開發(fā)中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息資料也應(yīng)運(yùn)面生。地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這些數(shù)據(jù)庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫。同時(shí)可根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)新的地質(zhì)勘查項(xiàng)目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對(duì)應(yīng)的電子文檔，實(shí)現(xiàn)新地質(zhì)項(xiàng)目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計(jì)算機(jī)檢索奠定基礎(chǔ)。

（三）建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫

地勘單位對(duì)原本地質(zhì)檔案進(jìn)行圖文數(shù)字化，即將已有的紙質(zhì)檔案采用計(jì)算機(jī)掃描、編輯等方式，將地質(zhì)資料信息以數(shù)字記錄方式存入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，這不僅保持了紙質(zhì)檔案的原貌，更易于利用者查閱利用。利用者只要在目錄檢索系統(tǒng)中，輸入所需資料的電子文檔號(hào)，就可以方便查閱原本地質(zhì)檔案，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，進(jìn)而提高了地質(zhì)資料管理和服務(wù)利用水平。同時(shí)，也有效地保護(hù)了庫存原本地質(zhì)檔案，延長了紙質(zhì)檔案的保存壽命。

三、改善地質(zhì)檔案資料館(庫)藏條件

要及時(shí)修繕、更新檔案室的設(shè)施，為檔案的保管提供良好的環(huán)境，從而最大限度地延長地質(zhì)檔案的壽命。同時(shí)，應(yīng)逐步實(shí)行現(xiàn)代化管理，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量。加大投入，改善保管條件，添置現(xiàn)代化的地質(zhì)檔案資料管理設(shè)備，推廣應(yīng)用密集架存放資料，使庫房整齊，達(dá)到三防的目標(biāo)。電子文檔的存放，要有具備專門存放電子檔案的存放室、柜，確保其保存期限。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

可以通過多種渠道和方式來強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員新理念的培養(yǎng)，鼓勵(lì)其應(yīng)用新方法和新技術(shù)。檔案管理人員還需要強(qiáng)化自身的學(xué)習(xí)，加快自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，在工作中努力提高創(chuàng)新能力，積極參加地勘單位的各種培訓(xùn)，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，努力提高自身的素質(zhì)，為地勘單位打造一批高素質(zhì)、高技能的檔案管理人才。

五、結(jié)束語

地質(zhì)檔案屬于科技檔案，在地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展過程中具有非常重要的意義。所以地勘單位需要做好地質(zhì)檔案的管理工作，從源頭上做好控制工作，從而使地質(zhì)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性能夠得到有效的保證。充分的對(duì)原本地質(zhì)檔案的潛在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，確保更好的為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

[1]宋艷秋.關(guān)于提高地質(zhì)檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)能力的思考[J].貴州地質(zhì),2010(2).

[2]張淑紅.探究新時(shí)期的地質(zhì)檔案管理及利用[J].辦公室業(yè)務(wù), 2013-06-05.

[3]林熙少.地質(zhì)檔案服務(wù)創(chuàng)新之探索與實(shí)踐[J].廣東科技,2012(7).