建設(shè)工程招投標電子檔案的特點及管理措施

王穎

齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000

建設(shè)工程招投標電子檔案的特點及管理措施

王穎

齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000

隨著我國《電子招標投標辦法》的實施，在招投標業(yè)務(wù)中電子標書檔案的數(shù)量不斷增加。由于電子檔書檔案具有自身的獨特性，所以在對其進行管理上也與其他的電子檔案有一定的區(qū)別。文中分析了建設(shè)工程損毀投標電子檔案的特點，并進一步對建設(shè)工程招投標電子檔案的管理措施進行了具體的闡述。

招投標電子檔案；特點；管理措施

由于招投標對我國經(jīng)濟生活的影響越來越大，所以為了更好的規(guī)范電子招投標活動，促進電子招投標健康發(fā)展，則需要針對當前電子招投標檔案越來越多的情況，強化招投標電子檔案管理工作。

一、建設(shè)工程招投標電子檔案的特點

(一)招投標電子檔案對設(shè)備及技術(shù)具有依賴性

在招投標活動中，當事人制成電子標書文件，由于電子標書信息呈數(shù)字化形態(tài)，在生成、傳輸和存儲過程中都是依賴計算機和相應(yīng)的軟件平臺實現(xiàn)的，而且在電子標書讀取、處理、傳輸和利用過程中也離不開計算機和相關(guān)的軟件平臺。同時電子標書對運行環(huán)境的標準化具有較高的要求，一旦缺乏健全和統(tǒng)一的標準，則會導致電子標書無法讀取及在不同載體之間無法實現(xiàn)互換等問題發(fā)生。

(二)電子標書載體的不穩(wěn)定性

目前電子標書多存儲在光盤及U盤上，這些介質(zhì)相對于紙張來講穩(wěn)定性較差，而且易受到外界磁場、環(huán)境等因素的影響，一旦載體結(jié)構(gòu)出現(xiàn)變化，則會導致存儲的內(nèi)容安全性無法得到保障，這就對電子標書檔案保管工作提出了更高的要求。

(三)電子標書檔案信息的易更改性

由于電子標書具有方便對投標報價進行修正的優(yōu)點，這就導致電子標書檔案在傳遞或是更換到其他載體過程中，一旦被修改而不易被察覺。特別是一些存儲載體的可重寫性、計算機存儲器的隨機讀寫功能及電子標書檔案與載體的分離，都會為電子標書檔案信息內(nèi)容的增減提供便利條件，從而影響到電子標書檔案的真實性和管理工作中保密性。

(四)電子標書檔案的安全性較差

電子標書檔案不僅易于修改、刪除、復制和傳輸，而且在修復后還不會留有痕跡，原件和復印件無法區(qū)分，這就導致在電子標書檔案管理過程中很難確認電子檔案原件。同時電子標書檔案存儲于計算機硬盤中，一旦計算機感染病毒，則檔案信息的安全則無法保證。另外，電子檔案具有共享性，這就使多個用戶可以同時對一個文件進行查閱，給電子標書的安全性帶來較大的威脅。

二、建設(shè)工程招投標電子檔案管理的措施

(一)確保電子標書檔案載體物理上的安全

通常情況下電子標書檔案都會存儲在光盤、U盤及移動硬盤等載體上，所以需要構(gòu)建一個適宜的保管環(huán)境和條件，檔案室內(nèi)要保持在恒溫和恒濕的環(huán)境下，直立對載體進行排放，確保載體要遠離磁場及有害氣體。

(二)提高電子標書檔案的兼容性

對于需要歸檔的電子標書，需要將其轉(zhuǎn)換為各種平臺都能夠適應(yīng)的文本文件格式，避免由于軟件技術(shù)升級而對電子標書檔案所帶來的影響。同時電子標書檔案建立時，需要確保在通用及開放的數(shù)據(jù)庫平臺上進行建立，加快轉(zhuǎn)換軟件的開發(fā)力度，確保電子標書檔案能夠與新技術(shù)具有較好的兼容性。

(三)電子標書檔案支持軟件及其系統(tǒng)的保管

在對電子標書檔案管理工作中，不僅需要對電子標書檔案的原始載體進行保管，同時還要對其支持軟件進行保存，從而有效的確保電子標書檔案的原始性。這樣就需要在保持電子標書檔案時，需要將其與制作軟件一并進行保存，這樣在對電子標書檔案進行恢復時，可以按照其最原始的面目顯示出來。同時還要做好電子標書檔案原始電子圖像的保存工作，對電子標書檔案的打印件進行保存。

(四)定期檢測和維護電子標書檔案載體

電子標書檔案載體，特別是光盤，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子標書檔案載體，必須定期進行檢測和拷貝，確保電子標書檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)當每年一次，采用等距隨機抽樣或等距抽樣的方法進行，抽樣的樣品數(shù)量應(yīng)不少于20%為宜。首先對外現(xiàn)進行檢查，確認載體表面是否有變形或物理損壞，載體外表是否有霉斑出現(xiàn)。然后再進行檢測，對載體上的信息進行讀寫或校驗。若檢測到有出錯的載體，必須進行修正或更新。電子標書檔案應(yīng)每3年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時間不少于5年。對于電子標書檔案的檢測與維護，必須嚴格管理，因為任何一次操作失誤或錯誤，都可能將保存的電子標書檔案遭到人為破壞，甚至造成難以挽回的損失。必須建立起相應(yīng)的維護管理檔案，對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

(五)做好電子標書檔案的安全防范工作

電子標書檔案的存儲、歸類、開發(fā)、傳輸、利用等的安全性，是電子檔案管理工作的關(guān)鍵點。電子標書檔案對安全防范的技術(shù)有很高的要求。

一是電子標書在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全問題，電子標書數(shù)據(jù)容易被修改、復制或竊取；

二是計算機病毒、黑客、間諜活動對電子標書檔案管理構(gòu)成的威脅問題；

三是以及人為或偶然事故造成的威脅問題。

因此，電子標書檔案的安全防范需要綜合使用加密技術(shù)、身份驗證、數(shù)字簽名、防火墻等電子信息安全技術(shù)。否則，極易出現(xiàn)安全問題。

三、結(jié)束語

隨著電子標書檔案數(shù)量的不斷增加，加強對電子標書檔案的管理已成為當前十分重要的問題。由于當前電子標書檔案管理還沒有統(tǒng)一的管理標準，在具體安全管理工作中采用的仍是傳統(tǒng)載體檔案的保護方法，這就導致當前電子標書檔案管理工作較為落后，無法滿足當前不斷增加的電子標書檔案管理的需求。所以需要加快對電子標書檔案管理的探索力度，使其更好的滿足工程招投標檔案管量應(yīng)用的要求，確保更好的提高我國工程招投標檔案管理的水平。

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