信息化技術在城市建設檔案管理中的應用探微

黃鈺華

泉州市城市建設檔案館 362000

信息化技術在城市建設檔案管理中的應用探微

黃鈺華

泉州市城市建設檔案館 362000

城市建設是我國當前重要工作之一，而城市建設檔案管理又是城市建設工作的重中之重，傳統的城市建設檔案管理逐漸難以跟上當前社會的步伐，于是新型的即與信息化技術相結合的城市建設檔案管理模式逐漸被應用于當前的城市建設檔案管理之中。本文首先對城市建設檔案管理及其信息化技術進行概述，而后分析信息化技術在城市建設檔案管理中的作用及必要性，最后給出加強城市建設檔案管理信息化的建議。

信息化技術；城市建設；檔案管理

信息化技術在城市建設檔案的應用主要涉及以下幾個方面：其一，信息化網絡是基礎，如電腦等硬件設備是前提。其二，單位應通過網絡收集、資源交換等途徑對相關資料進行大范圍尋找，以建成強大的信息資源檔案。其三，信息化管理應配以能夠對檔案采集、處理、管理、存儲及共享等的技術軟件。其四，信息檔案資料等應有健全的分類及管理制度等。其五，單位需要對參與至信息化城建檔案管理的人仔細甄選并提供培訓。

1.信息化技術在城市建設檔案管理中的作用及必要性

1.1 信息化技術在城市建設檔案管理中的作用

信息化技術逐步應用于人們的日常生活之中，為各方面提供了極大的便捷，同時信息技術還在不斷地壯大發展，將信息化技術應用于城市建設檔案管理中也是大勢所趨。當前信息化技術主要以電腦為工具，來處理文字、圖片、聲音、影像等內容，比之傳統的處理模式，信息化處理更為安全、準確、高效。信息化技術使城市建設檔案管理不再僅限于對管理層面，而深入到了更多操作層面。城市建設檔案是城市建設的基礎，對城市建設起到輔助作用，其信息化技術的應用朝著資源共享的方向發展。信息化的城市檔案管理稱得上是城市的名片，能對城市起到很好的宣傳作用，進而有助于其建設發展。

1.2 信息化技術在城市建設檔案管理中的必要性

時代在變革，每一階段均有新鮮事物出現，推動著社會的發展及進步，為人們創設出更為便捷和理想的生活環境和方式，同時創造著巨大的財富。放眼未來，數據將成為極其巨大的財富，將對人們生活產生更大的影響。城建檔案信息化管理，實質上是對數據的管理，它突破了傳統紙質數據的存儲模式，轉變為高效、便捷、安全且突破了時間、空間上的限制使資源實現共享、創造更多價值的電子模式，使城建檔案內容更豐富，展現出更為真實且立體的城市風貌。同時，與磁盤、光盤、錄像等存儲介質比較，信息化更具安全性，通過信息化技術可以將文字、光盤、錄音等各形式的檔案轉換為電子文件并進行備份，能有效使其保存時間更長，應用范圍更廣。利用信息化技術對檔案進行管理，比之傳統管理而言更為標準化，將相關檔案分享至網絡，可達到提升城市形象及知名度的效果。

2.加強城市建設檔案管理信息化的建議

2.1 加強管理，確保館藏信息安全

安全始終是第一位的，城市建設檔案管理信息化的首要工作應是確保館藏信息的安全。應從硬件配置、技術手段、制度這三個方面來實現：首先，改善硬件配置。應淘汰的老舊設備不適合再繼續使用，以免出現因硬件損壞造成的檔案信息損毀。對于已有的信息化載體因定期檢查，及時進行更新或備份。其次，網絡風險。信息化檔案置身于網絡環境之中，網絡安全也成為一個重要課題。避免受到病毒的侵害與攻擊，從物理上隔絕病毒，從技術上提升對抗病毒及黑客的能力，實現檔案信息安全。第三，建立健全管理制度，明確責任人員，避免閑雜人等出入，定期進行維護。

2.2 提升管理人員素質能力

城市建設檔案的信息化管理，對其管理人員的素質能力有了更高的要求，需要其在能夠有城市建設相關經驗的同時，又能夠對檔案管理工作有所了解。城市建設檔案管理人員素質及能力的提升需要單位及個人的共同努力來實現，對于單位而言，應從多方面開展工作學習交流會，使員工在互相學習與交流中找到不足并獲取進步。同時，應加大培訓力度，組織有針對性的定期培訓，如檔案法規培訓、保密培訓、消防演練、新設備的技術培訓等，在為相關理論知識進行梳理的同時，與實踐相結合，使員工能學有所用。對于個人而言，應積極配合單位組織的培訓與交流，客觀認識到自身的不足，并通過不斷地學習來提升自身的素質與能力。

2.3 準確開展城市建設檔案管理基礎性工作（接收、歸檔等基礎性工作）

城市建設檔案管理的基礎性工作包括檔案的收集、接收、歸檔等。首先，設備是基礎，電子計算機是必需，空調、防火、防盜等設施也應具備。為了使城市建設檔案資料盡可能地豐富，這就需要借助網絡等途徑進行大范圍的、有目的的收集和篩選，應著重收集與城市重點工程、城市地下管線工程、城市基礎設施等相關的類別，同時加大信息化電子文件的比重。為了便于查找和儲存，應為所有檔案制定具體的分類細則，將收集而來的檔案進行明確的分類，管理人員在分類過程中應足夠仔細，以避免因分類不當而造成檔案的丟失。

結束語

加強城市建設檔案管理信息化進程，主要可通過三方面進行，其一應加強管理，確保館藏信息安全，其二應提升管理人員素質能力，其三應準確開展城市建設檔案管理中如接收、歸檔等基礎性工作。城市建設檔案管理是長期性工作，需要每個環節的積極配合，穩中有序方能持久發展。

[1]李士霞.淺議信息化技術在城建檔案管理中的應用[J].科技風,2012(12).

[2]莫麗華.淺談城建檔案數字化及信息化建設管理[J].辦公室業務,2013(11).