企業檔案管理中影響企業記憶的因素及對策

郭團衛

（華能沁北電廠 河南 濟源 454662）

企業檔案管理中影響企業記憶的因素及對策

郭團衛

（華能沁北電廠 河南 濟源 454662）

本文分析了企業檔案工作與企業記憶之間的關系，指出了企業檔案管理中存在的影響企業記憶的因素，并提出改進企業檔案管理實現企業記憶長期保存的對策。

企業；檔案記憶；因素；對策

企業檔案是在企業各項活動中直接形成的有保存價值的各種載體形式的歷史記錄，是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業記憶是企業在管理和經營等活動中形成并能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為規則。企業檔案工作與企業記憶建設都是企業基礎管理的一部分，分屬不同的管理范疇，但二者相輔相成，互相依托。隨著社會的進步和經濟的迅猛發展，企業要在激烈的市場競爭中獲得持續性發展，必須高度重視企業檔案工作及企業記憶建設。

1.企業檔案工作與企業記憶之間的關系

企業檔案以具體的物質形態而存在，是對企業記憶零散的表層反映，企業記憶是從客觀真實地記載企業各項活動的企業檔案中，經過加工、提煉、升華的內在現象。從本質上來說，企業記憶和企業檔案有同一層含義，二者缺一不可，有著密不可分的關系。

1.1 企業檔案工作是對企業記憶的傳承、證實、弘揚和展示

企業檔案是企業在其生產、經驗等實踐過程中直接產生的本源性記憶的第一手材料，是真實的、連續的、廣泛的企業記憶本身，因此，檔案視為企業記憶的一種形態，它即在企業記憶之中，又作為企業記憶的一部分。通過檔案工作，人們可以跨越時空的界限將企業記憶保存起來，延伸并傳遞信息。檔案是最原始的、真實的歷史實踐活動的記憶，可以作為證據，證實企業發展歷史上曾經發生過的事件。通過檔案編研工作我們可以有意識地、選擇性地強化記憶，塑造記憶，從而對企業的光輝歷程和豐功業績進行弘揚和展示。

1.2 企業記憶是企業檔案存在的根本

企業之所以要建立自身的檔案，直接原因是源于檔案本身的價值——記錄和承載信息。檔案是一個企業核心經濟發展的基墊，是后人參考和學習的寶貴經驗。每個企業檔案的建立都是以企業主流意識和需求為導向，通過記載、展現相關的企業檔案信息，繼而形成了符合企業具有時代特征的主流意識形態、占主導地位的企業記憶和記憶集合，從而起到對企業員工思維和意識的導向作用，鞏固并深化既有的企業秩序和企業文化，為企業的可持續發展提供了有力的非物質保障。企業記憶的保護是企業建立檔案的根本原因，需要保存企業記憶的內在要求催生了企業檔案工作的出現和建立。一個企業從產生到發展，必定會形成許多種類的檔案文件，這些檔案文件的產生證明了企業從無到有的一步一步發展，當這個企業的發展完善到一定程度的時候，企業管理者們逐漸意識到企業記憶是需要被企業整合保存并掌握的，以便于運用在指導下一次的企業管理發展中，把對企業記憶的保存提升到管理的戰略高度，更強調了企業記憶在企業發展中的重要性。

2.企業檔案管理存在的影響企業記憶長期保存的因素

2.1 檔案意識淡薄，對企業記憶的構建進程構成了最大障礙

由于宣傳和經驗等方面的原因，無論是企業領導還是一般員工，大多對企業檔案管理仍停留在“企業文件資料的收集、保存與查閱”的認知層次上，檔案意識普遍比較淡薄，遠沒有認識到企業檔案在凝固企業記憶、塑造企業文化、提升企業核心競爭力方面的基礎性作用。即便是一些企業檔案工作人員，對所從事工作的重要性了解也不是很深，習慣于看門守攤式地管理企業檔案，“兩耳不聞窗外事，一頭鉆進故紙堆”，忙忙碌碌無人知曉，和企業其他部門缺少交流和溝通，造成企業檔案工作的“孤島”現象。可以說，由于檔案意識問題，電子文件收集缺漏、大量有價值的文件被忽視、重要的檔案資料被處理掉等現象并不鮮見，對構建完整、真實的企業記憶造成了最大的障礙。

2.2 管理人才缺乏，在企業記憶的維護與塑造形成了明顯短板

企業檔案管理人員的素質高低嚴重影響著檔案信息服務的質量，關系著企業記憶的維護與塑造。目前，很多企業的檔案管理都是作為企業管理的輔助性工作，在人員配備上多是為解決企業的困難，年齡偏大、學歷偏低、檔案專業知識匱乏、企業行業知識不足，主動服務意識差、知識技能更新慢，無法提供更深層次的服務，不能適應數字化時代對檔案工作的要求。

2.3 開發利用不夠，對企業記憶作用的發揮造成很大制約

檔案管理的最終目標是提供利用。但一方面，主動服務意識差。往往坐等上門，且僅能提供原始的檔案信息，無法滿足使用者的期望；另一方面，編研工作滯后，缺乏檔案信息的分析與研究，難以提供對企業發展有價值的信息資源；第三方面，提供利用服務的形式單調，沒有給查閱者形成滿意的檔案使用體驗。這些問題，制約了企業檔案在企業記憶方面作用的發揮。

2.4 管理創新滯后，在企業記憶的長期保存方面存有隱患

相對其他工作而言，檔案人員工作相對獨立，默默耕耘著這份“功在當代、利在千秋”的偉業，這種環境容易使檔案人員缺少創新和競爭的動力。

3.改進企業檔案管理實現企業記憶長期保存的對策

3.1 加強檔案的宣傳工作，增加全員檔案意識，從而提升對企業記憶的保存意識

檔案宣傳工作是檔案工作重要的組成部分，是讓全社會和企業員工認識檔案、了解檔案工作，支持檔案事業發展的一個重要窗口，它滲透、貫穿于保存企業記憶的全過程。在實際工作中發現，許多人特別是從事檔案工作以外的人，只有在查閱檔案資料時，才知道檔案的唯一性，才體會到檔案資料的珍貴，在日常工作和頭腦中沒有真正領會到檔案在企業生產經營中的重要作用，更談不上有保存企業記憶的意識所在。因此，作為企業記憶的見證者和構建者，檔案工作人員要應積極利用查閱檔案解決問題以及在各項活動中發揮作用的實例，向領導和廣大員工匯報和展示檔案工作的重要性，及時宣傳檔案工作的方針、政策，使領導及時了解檔案工作的動向，增強全員的檔案參與意識，使他們善于發現素材，收集素材，自覺將自己手中有價值的資料向檔案室移交，使企業記憶永久性得到保存。

3.2 改善檔案管理人員的結構，切實提高專業素質

綜合性強、涉及面廣、內容龐雜、聯系緊密是絕大多數檔案具有的基本特點，檔案管理工作者在收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用中都貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動。如果不精通檔案專業知識，缺乏相關的科學技術知識，就會影響上述業務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從談起。因此，針對企業基層檔案人員非專業人員多、工作經驗缺乏和企業情況復雜等特點，企業檔案部門不但要開展檔案理論知識、法律知識、行業標準規范的系統培訓，而且要結合企業實際進行具體工作方法的傳授。定期或不定期地召開檔案管理專業人員理論研討會，通過信息交流和資源共享，促進各基層單位檔案管理與研究水平不斷提高，同時應有計劃地委派檔案管理人員參加國家有關部門舉辦的各種研修活動，從更寬廣的領域強化他們的理論素質。

3.3 進一步豐富檔案的利用服務，發揮其在激活與傳承企業記憶中的作用

增強服務理念，變被動為主動，為企業記憶建設提供完善的檔案信息。作為檔案管理人員要定期了解目前檔案事業的發展趨勢，堅持“以人為本”的思想，不斷拓寬服務方式和服務理念，實現檔案價值的最大化，充分發揮主觀能動作用，以一流的服務、一流的業績，為企業的持續發展服務。積極開展企業檔案編研工作，提高服務水平。大量的企業檔案信息呈現為靜止狀態，檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率。積極對館藏檔案信息進行深入挖掘，加工、提煉、整合升華，開發深層次的編研工作，如編纂“企業大事記”、“企業組織沿革”、“企業年鑒”、“企業經營史”、“企業榮譽榜”、“全宗介紹”、、“產品介紹”、“科研成果簡介”、“工程項目簡介”等專題性資料，使這些資料成為企業記憶建設的教科書和企業培訓的必修課程。豐富檔案的利用形式，發揮企業記憶的教育指導功能。企業檔案集中了企業發展、人力、財務、科研等大量信息，這些檔案信息資源真實地記錄了企業發展的整個過程，也是無數前輩工作者對工作的總結，對科學發展規律的認知，凝聚著企業的精神和價值觀念。

3.4 創新檔案利用方式，使企業記憶價值得到充分發揮和挖掘

檔案人員一定要具有創新意識，對傳統的檔案利用形式進行拓展和創新，探索檔案利用的新方法、新特點，尋找最佳的利用方式，檔案利用工作開展的好，才能使企業員工們有保存企業記憶的意識。

以先進的意識引導檔案利用方式的創新。一是形象意識。良好的服務形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會加深人們對你的印象。當人們走進檔案室查閱他們所需的檔案時，我們應該以周到熱情的檔案供給服務，準確迅速的檔案咨詢服務，積極主動的檔案指導工作迎接他們，對所需的檔案未能如愿時，檔案人員不是以簡單的沒有或表示歉意的方式處理，而是通過主動介紹、咨詢、指導等手段使利用者得到滿意，并及時反饋用戶需求和各種特殊服務。讓利用者真正感到檔案工作的存在，真正體會到保存企業記憶的意義所在。二是主動意識。隨著信息化、網絡化過程的加快，傳統的等用戶上門的利用方式已不能適應新形勢發展的要求，必須采用網絡服務的方法提供利用。這就要求我們充分了解企業的需求和發展趨勢，根據用戶的需要和預測需要，迅速、及時、準確、有針對性地為不同層次的用戶提供主動的服務。

檔案工作，尤其是檔案利用工作都應當圍繞企業的需求開展，無論是思想觀念和認識，還是利用方式和服務手段都應多元化。把檔案室建成文化、信息交流中心，建成愛國主義教育基地，使我們的利用工作和利用方式更符合企業發展的需要，使企業記憶得到充分的發揮和進一步的挖掘。

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[3]丁華東.論檔案與社會記憶控制[J].檔案學通訊，2011(3)：5

[4]譚飛菲.企業檔案與企業記憶控制的關系及意義的探討[J].《群文天地》2011（20）：257-258

郭團衛，男，1973年3月出生，副研究館員，檔案學本科畢業，學士學位，華能沁北電廠檔案主管。