高校人事檔案管理中的學(xué)歷學(xué)位認定及對待遇的影響

盧 青

（山東警察學(xué)院 山東 濟南 250014）

高校人事檔案管理中的學(xué)歷學(xué)位認定及對待遇的影響

盧 青

（山東警察學(xué)院 山東 濟南 250014）

學(xué)歷、學(xué)位檔案材料作為高校人事檔案管理中的重要組成部分，關(guān)涉到高等院校教職員工的職務(wù)評定、晉級、學(xué)習(xí)、進修、人才評定等相關(guān)的待遇問題，是與教職員工切身利益緊密相關(guān)的個人信息材料。本文分析了高校人事檔案管理中的學(xué)歷學(xué)位認定內(nèi)容、真實性與可靠性的鑒別方法，從如何規(guī)避高校員工待遇影響角度出發(fā)，指出了具體對策。

高校檔案；學(xué)歷學(xué)位認定；內(nèi)容；方法；對策

一、高校人事檔案管理中的學(xué)歷學(xué)位認定內(nèi)容

高等院校人事檔案是客觀、集中、全面反映高校教職員工各個時期、歷史階段自身狀況的有力的證據(jù)和基本憑證。一方面，對于高校管理者而言，了解、掌握并應(yīng)用人才大多依靠人員的檔案來實現(xiàn)，尤其是學(xué)歷、學(xué)位檔案材料。另一方面，對于高校教職工而言，學(xué)歷、學(xué)位檔案材料作為高校人事檔案管理中的重要組成部分，關(guān)涉到高校教職員工的職務(wù)評定、職稱晉級、出國學(xué)習(xí)、進修發(fā)展、人才評定等相關(guān)的待遇問題，是與教職員工切身利益緊密相關(guān)的個人信息材料。一般而言，高校人事檔案中關(guān)于學(xué)歷、學(xué)位的檔案材料的整理大致從高中學(xué)歷開始，進而依次是中專、大專、后期本科、本科以及碩士研究生、博士研究生等。其他的還包括高中畢業(yè)生登記表、普通高等教育、自學(xué)考試、黨校、報考登記表，成績單，學(xué)生學(xué)籍表，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的相關(guān)材料、畢業(yè)證書、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、黨校學(xué)歷證明、函授或者出國學(xué)習(xí)證明，以及其他國務(wù)院學(xué)位委員會出具的學(xué)歷學(xué)位證明材料等。

對于高校人事檔案管理而言，要認定學(xué)歷學(xué)位檔案材料，必須按照國家的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)不同的人員情況從不同的材料入手。

第一，一般情況下的學(xué)歷、學(xué)位材料。一是中專學(xué)歷的，檔案材料中應(yīng)有學(xué)生登記表、成績表和畢業(yè)登記表。二是專科學(xué)歷的，檔案材料中要有高校的學(xué)生登記表成績表和畢業(yè)登記表。三是本科學(xué)歷的，要有高校的學(xué)生登記表成績表和畢業(yè)登記表，同時附有高校授予學(xué)位決定。四是碩士研究生學(xué)歷的，要有高校的碩士研究生學(xué)生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表、碩士研究生授予學(xué)位決定。專業(yè)碩士的要有進修課程的成績表以及碩士學(xué)位審批相關(guān)材料。同等學(xué)歷申請碩士的，除去碩士研究生學(xué)生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表外，還要提供統(tǒng)考科目成績通知單復(fù)印件。五是博士研究生學(xué)歷的，檔案中應(yīng)該保存有兩份專家推薦書、報考博士學(xué)位登記表、博士研究生登記表、成績單、授予博士學(xué)位決定等。同等學(xué)歷申請博士學(xué)位的，必須同時提交學(xué)位課程成績單以及授予博士學(xué)位的其他材料。

第二，特殊情況下的學(xué)歷、學(xué)位材料。一是大學(xué)普通班，個人的人事檔案材料中需有畢業(yè)生登記表或者高校選拔學(xué)生登記表。二是國外學(xué)歷的，檔案中應(yīng)該有國外出具的學(xué)歷復(fù)印件、成績單、學(xué)習(xí)證明，教育部出具的認證材料等。

二、高校學(xué)歷學(xué)位檔案材料真實性及可靠性的鑒別

對于高等院校而言，要招聘到合格的教職員工，必須要首先對于新進人員的學(xué)歷學(xué)位之類的檔案材料的真實性和可靠性進行必要鑒定工作。

首先，登錄畢業(yè)院校名錄查詢。畢業(yè)院校名錄查詢時，管理人員可以通過教育部網(wǎng)站、教育部高教司編寫的高教學(xué)歷問題咨詢手冊進行。需要說明的是，在查詢網(wǎng)站和手冊的時候，要注意區(qū)分不同歷史階段中、不同高校院校名錄的基本信息，確保其真實有效。

其次，核對畢業(yè)證書基本樣式。根據(jù)教育部門的有關(guān)規(guī)定，我國普通高等學(xué)校自1994年到2000年堅的畢業(yè)證書，成人高等教育1993年到2000年的畢業(yè)證書都是通過教育部統(tǒng)一設(shè)計、印發(fā)的。換言之，倘若查詢對象提供的材料本身與上述基本樣式有所出入的話，就表明其存在一定的問題，需要進一步核實。

三、規(guī)避高校學(xué)歷學(xué)位問題對員工待遇影響的策略

（一）學(xué)歷學(xué)位檔案認定與收集方式的改進

高校檔案管理人員要提高對于學(xué)歷學(xué)位認定重要性的認識，嚴格按照高校既定的人事檔案管理程序執(zhí)行，保證檔案管理政策的連續(xù)性和可持續(xù)性。要充分認識學(xué)歷學(xué)位檔案材料作為人事檔案材料的重要組成意義，以及其在個人待遇提升、成長進步過程中的記錄意義和客觀要求。要積極向高校教職員工宣傳人事檔案，尤其是學(xué)歷學(xué)位檔案的重要性，要求每個員工都能認識到這些材料在個人發(fā)展過程中的基石價值，要求其將自己所持有的人事檔案材料盡早提交到相關(guān)的認識檔案管理部門。具體來說，必須提交如下四項內(nèi)容。第一，學(xué)歷學(xué)位成績表；第二，學(xué)歷學(xué)位授予決定書；第三，畢業(yè)生登記表；第四，學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。

（二）學(xué)歷學(xué)位檔案認定的規(guī)范與統(tǒng)一的要求

一方面，對于新進人員的學(xué)歷學(xué)位的檔案管理，要查驗其材料的真實性、完整性、齊全度。齊全的材料及時整理歸檔，欠缺齊全的材料要求所持材料本人及時聯(lián)系其本人所在學(xué)校、單位或者檔案材料轉(zhuǎn)出機構(gòu)，力爭在最短的時間內(nèi)將所需材料補充齊全、完備，以便為單位組織者或者領(lǐng)導(dǎo)提供最為真實的、齊全的學(xué)歷、學(xué)位檔案材料。另一方面，學(xué)歷學(xué)位檔案材料管理要統(tǒng)一、規(guī)范。之所以要重申學(xué)歷學(xué)位檔案管理的規(guī)范性，原因在于我國高等院校和各類相關(guān)院校數(shù)量多、畢業(yè)生人口基數(shù)大、學(xué)位材料繁雜、學(xué)歷學(xué)位檔案材料的管理倘若不按照要求執(zhí)行，極易產(chǎn)生遺失、錯漏等問題。

[1]畢偉.淺談新形勢下高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇[J].黑龍江史志，2010年10期

[2]韓媛媛.高校評估中教學(xué)檔案及其管理的重要性[J].石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011年02期