檔案工作的創新與實踐

蘇海青

（山東威海經濟技術開發區檔案館 山東 威海 264205）

檔案工作的創新與實踐

蘇海青

（山東威海經濟技術開發區檔案館 山東 威海 264205）

本文結合工作實際及檔案管理的現狀，論述了威海經濟技術開發區檔案館在檔案管理工作方面的創新及取得的實效。

檔案創新；檔案管理

隨著社會迅速發展，科學技術的進步，檔案管理的發展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰。規范化，科學化，現代化，標準化對檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。威海經濟技術開發區檔案館結合檔案管理工作的實際,在創新方面進行了積極探索和實踐，取得了一些成果，使檔案工作的地位不斷提高，作用和影響不斷擴大。

一、聯系實際，開創檔案管理的新途徑

（一）自行設計與開發

“影像檔案數字化管理系統”威海經濟技術開發區是1992年建區，2006年以前的影像資料都是紙質版的，很多記錄城鄉面貌、自然地貌、居民生活、民俗文化、文物古跡、著名人物和重大活動等影像資料面臨著搶救，而且許多的資料還分散在各個部門及個人等處，為了使影像資料能有一個系統，完整的平臺，檔案館人員配合正在建設的數字化檔案館工作，自行設計建立了威海經濟技術開發區影像數字化管理系統，廣泛收集圖片，并且進行數字化。全區各部門、鎮，街等對產生的影像及時上傳，由檔案館管理人員審核后入庫。有局域網的可以根據需要按圖片、視頻的分類多機瀏覽查看。其中圖片資料分為3級：縮略、中圖、詳圖。縮圖用于檢索，中圖用于查看，詳圖用于打印、印刷等。視頻詳情頁面可以在線播放。系統利用數據備份機制，確保所有影像資料更加安全可靠此。此項工作已經系統化、常態化。

1、系統及時挽救了歷史資料2011年始，檔案館了解到大量記錄了建區以來全區上下銳意進取、開拓創新的歷史圖片和視頻資料由于保存條件的限制，大部分紙質照片已不同程度受損，出現吸潮、粘結、褪色、變黃等現象，有些底片已無法沖洗。很多資料已屬孤本，隨著時間推移，損壞程度將加大，加工整理將更加困難。搶救工作必須爭分奪秒,如果貽誤時機,將造成重大的經濟損失和嚴重的社會影響。檔案館未雨綢繆,做足準備,在其他部門單位的配合的幫助下，收集和征集紙質圖片5萬余張及錄相2000多分鐘。通過數字化及時上傳影像檔案數字化管理系統，搶救性地保護了區歷史資料，使影像檔案得以“傳承”。

2、系統開創了新的存儲模式此項管理系統是檔案館自行設計并聯合力豐電腦有限公司開發的一套高性能支撐系統。檔案館對建區以來的產生的紙質圖片及底版片進行了掃描，并對掃描后的圖片和2006年后電子版圖片，進行了精心刪選，并分類處理。按照安全、科學和適用的原則，建立起了完善的影像檔案數字化管理系統，實現了影像資料統一管理。

3、系統具有先進性與服務性2012年3月，威海經濟技術開發區影像數字化管理系統在區管委內部局域網正式啟動運行，通過方便快捷的檔案信息網絡實現檔案信息資源共享。通過該系統，根據權限，用戶既可便捷準確地組合查詢現存圖片和視頻，也可根據需要多機瀏覽查看，為廣大干部群眾提供更加方便、快捷、準確地資料查詢服務。

（二）影像檔案數字化系統的業務流程

影像檔案數字化管理的實施離不開系統的構建，檔案館人員針對本地區影像分布情況，結合實際自行設計，并通過專業影像檔案數字化管理軟件，將所有影像資料集中管理，采用數據庫的方式，對于每個影像文件賦予屬性，按照部門、時間、地點、人物、事件以及其他特定說明，通過組合查詢，快速、精確地定位到需要查找的資料。

1、高性能支撐系統。系統處理流程：數據采集→數據錄入→數據審核→信息管理→數據備份→信息安全→信息服務。①通過連接磁盤陣列，提高系統的存儲容量。磁盤陣列具有可擴展性，可在線擴容。②系統具有高可靠性。采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上全冗余設計，不存在單點故障。③系統應具有很好的性能。系統升級不必停機，可在線升級。系統具有良好的開放性，不同廠家產品之間能夠互聯。存儲產品采用基于瀏覽器的圖形管理界面，維護簡單。

2、開放局域網，實現檔案信息資源共享。按照安全、科學和適用的原則，分步驟建立完善的內部局域網，積極參與政府上網工程，通過方便快捷的檔案信息網絡實現檔案信息資源共享。密切檔案館與機關各部門、鎮辦及社會的聯系，使檔案局域網成為我區宣傳檔案工作、服務全區經濟、社會發展的重要窗口。

3、資料上傳。檔案館對各部門上傳到系統的影像資料會檢查、審核，然后入庫，入庫后的影像資料，除檔案管理人員外，其他任何人都無權做改動。

4、權限（瀏覽）的分配。系統可分別定義用戶權限，一般情況下用戶分三大類，即系統管理用戶、領導級用戶和部門級用戶及瀏覽級用戶。系統管理用戶（檔案館人員）負責系統整體數據備份，日常維護，系統模塊設置、用戶定義及用戶權限設置等；領導級用戶(工委、管委領導)可以對影像檔案隨時瀏覽、下載、打印等；部門級用戶只能負責本單位影像的錄入、統計、檢索，每個部門分配兩個帳戶，其中一個帳戶固定專人的操作，負責自己部門社會記憶工程圖片及與業務有關的影像的上傳，修改等，并可以實時下載、打印等功能，另外一個帳戶設為開放級帳戶，可以實時瀏覽與本單位有關的影像資料，及查詢已經開放的影像檔案信息，但不能進行下載、打印、修改和刪除等。無論是哪類用戶，在訪問系統過程中主要是通過嚴格的身份認證技術來保證系統的安全性。查詢端為查詢用戶提供方便直觀的WEB查詢界面，查詢用戶根據管理員分配的權限進行操作。系統將自動記憶查詢日志。

5、制定數字化管理規章制度。根據數字檔案特點，制定特定的、完整的、符合實際需要的管理規章制度。包括硬件的安全管理，也包括軟件的安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。軟件方面，應采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。如果個別的檔案室需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。

二、創新思路，推進社會記憶工程建設

（一）強化措施，全面啟動社會記憶工程。

一是提早組織實施。2006年，在城中村改造和新農村建設伊始，為真實、完整地記錄我區農村向城市、農民向市民、村莊向社區的轉變歷程，根據上級要求，研究出臺了《威海經濟技術開發區城鄉記憶工程實施意見》，先期實施城鄉記憶工程。組織宣傳、建設、市政等相關部門和各鎮、街道辦事處按責任分工，廣泛征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風民俗、廠礦企業等方面的圖片影像資料，初步建立了反映城鄉舊貌新影的“資料信息庫”。二是擴大覆蓋范圍。2008年，按照省、市統一部署，我們全面啟動社會記憶工程，將中心區內標志性建筑、生活小區、學校、道路、人文景觀、重點企業、工業園區以及各鎮、街道辦事處所轄各村居村容村貌、自然風光、歷史古跡、村委辦公場所、村務政務公開欄、文化大院、舊村改造和社會活動等全部納入“社會記憶工程”覆蓋范圍，共分為中心區全貌、城鄉全貌和社會活動3大類、47項，進一步擴大了社會記憶工程覆蓋面。三是創新工作思路。許多珍貴歷史資料往往藏于民間，必須沉下身子，深入基層挖掘。因此，我們積極創新思路措施，安排人員分期、分批跟蹤調度全區41個責任單位開展工作，定期聯合鎮辦進村入戶，實地了解村居特色風物人情和歷史古跡，街頭巷尾搜集有保存價值的物件資料，想方設法挖掘有價值的信息，取得了明顯成效。如：聯合建設部門搜集整理了建區以來城市拆遷改造的照片底版、城中村拆遷改造舊景全貌、施工過程和改造后景象照片；聯合各鎮、辦事處匯總整理了農村環境綜合整治前后對比照片，都具有較好的存史價值。

（二）突出重點，統籌推進社會記憶工程

一是全面收集重大活動。重大活動檔案是檔案資源的重要組成部分，其歷史價值更是不可低估。將重大活動檔案資料收集歸檔工作納入社會記憶工程范疇，同步部署、同步推進。對全區性重大活動，明確要求相關部門和單位及時形成完備檔案，安排專人整理。檔案館加強與活動承辦單位溝通對接，及時掌握重大活動進展情況，搞好組織協調和督促落實。二是跟蹤記錄重點工程。近年來，相繼組織實施了一系列加快發展、惠及民生的重大工程，有力地推動了經濟社會平穩較快發展。這批重點工程承載著我區經濟社會發展的最新成果，具有很高的社會記憶價值。將其作為社會記憶工程的重要內容，責成相關部門全程跟蹤，系統記錄了城中村改造、新農村建設、教育事業發展、城建重點工程進展、重點項目推進和工業園區建設進程，保留了重要的檔案資料。三是深入挖掘珍貴人文資料。充分發揮社會記憶對歷史負責、承前啟后的作用，把搶救民間藝術、民俗文化和文物古跡作為“社會記憶工程”的重中之重，深入挖掘民俗藝術，真實保留歷史印記。先后對工委管委表彰的兩批特色藝術之村和17名民間藝術名人作品以及市級非物質文化遺產河東村籃子燈舞、歷史遺跡百尺所村舊炮臺等圖片影像資料進行收集歸檔，為后人留下寶貴的精神遺產。

三、影像檔案數字化系統與社會記憶工程建設相互支撐成為檔案發展的新突破

2012年起，各部門單位產生的重大活動及“社會記憶工程”影像信息全部從局域網上傳至影像檔案數字化管理系統，有效征集、挖掘、拍攝、整理即將逝去或已經逝去的村容地貌、自然景觀、人文景觀、民風民俗等方面的圖片影像資料，對新農村建設、教育事業發展、城建重點工程進展、重點項目推進等重大事件進行了全程跟蹤，民間文化在我區“活”了起來。截至目前，已有54個單位通過系統上傳圖片和視頻資料，采用圖片40000余張、視頻1000余條，極大地豐富了我區社會記憶工程資料庫。

有創新才會有突破，傳統的檔案管理模式已經落后于檔案事業的發展，我們只有不斷探索檔案管理的新方法、新舉措，才能使檔案真正發揮“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用，也才能讓檔案彰顯其本色，展現其風采。

[1]劉翠松.論新時期我國高校檔案隊伍建設[J].湘潭師范學院學報(社會科學版).2006(04）

[2]彭波.論檔案管理人員的職業素質[J].邊疆經濟與文化.2006(04）

蘇海青（1970-9），女，漢族，山西省臨汾市人，畢業于山西大學圖書館學專業，264205，山東省威海市，學士（1993屆全日制學士），主要從事檔案工作。