加強醫(yī)院實習(xí)生實習(xí)檔案的管理探討

王天雷

（齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

加強醫(yī)院實習(xí)生實習(xí)檔案的管理探討

王天雷

（齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

大學(xué)生實習(xí)階段對于其日后就業(yè)擇業(yè)有著很大的作用，實習(xí)檔案是對學(xué)生在實習(xí)期間所表現(xiàn)出來的能力、素質(zhì)及綜合業(yè)務(wù)的記錄是作為學(xué)生走向就業(yè)崗位的重要依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。對于醫(yī)院的實習(xí)生來說，在醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)德、專業(yè)技能、個人素質(zhì)等都會真實準(zhǔn)確的記錄在學(xué)生的實習(xí)檔案中。促使在競爭激烈的市場環(huán)境內(nèi)。就業(yè)單位及學(xué)生能夠更加透明化，增強醫(yī)院與學(xué)生之間的雙向選擇。

醫(yī)院；實習(xí)檔案；實習(xí)生

醫(yī)院實習(xí)生的實習(xí)檔案是由多種材料組成的。其包括學(xué)生的日記、基本情況調(diào)查表、考核成績表、工作表、獎懲表、實習(xí)鑒定書、報道證等多種材料組合而成。這樣全面的對學(xué)生在實習(xí)期間的表現(xiàn)做出明確的判斷，使用人單位準(zhǔn)確的了解學(xué)生的個人工作實習(xí)狀況。醫(yī)院實習(xí)生實習(xí)檔案的存在，在潛在的意識里面也充分的激發(fā)了學(xué)生學(xué)習(xí)實踐的積極性，使其能夠在醫(yī)院內(nèi)認真刻苦的完成實習(xí)階段。

一、醫(yī)院實習(xí)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.建立實習(xí)生檔案的淡薄

由于檔案的價值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價值的檔案之一的實習(xí)生檔案，在短期里對于醫(yī)院經(jīng)濟效益以及發(fā)展的作用更是不顯著，再加上實習(xí)生在醫(yī)院實習(xí)具有階段性、流動性、過渡性的原因，傳統(tǒng)的觀念認為學(xué)生實習(xí)檔案是由學(xué)生所在院校建立的，與實習(xí)單位關(guān)系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實習(xí)檔案的自身價值被削弱。

2.實習(xí)生檔案管理制度不健全

在各地的教學(xué)醫(yī)院管理中，一般都按照國家衛(wèi)生部門的要求，制定了較為健全的醫(yī)院相關(guān)管理制度，以及適用于各級各類人員的工作職責(zé)，然而，針對教學(xué)方面的實習(xí)生檔案管理的制度、職責(zé)則較少，相關(guān)的制度和檢查考核措施更是寥寥無幾。

3.檔案管理人員不到位

從檔案管理人員的角度來看，現(xiàn)階段專職檔案管理人員出現(xiàn)的問題較多，首先從人員上看，大多數(shù)都是兼職；其次在專業(yè)上看，各個專業(yè)的人都有，缺乏規(guī)范性；最后檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，綜合素質(zhì)較低。從這三方面來看，在實際的工作中對于學(xué)生的實習(xí)資料管理沒有一定的專業(yè)性、及時性。這樣就會造成學(xué)生實習(xí)檔案丟失等問題的發(fā)生。從事專業(yè)的人員較少又會造成管理上的不規(guī)范，專業(yè)管理較傳統(tǒng)，不能夠創(chuàng)新。綜合來說，就目前的檔案管理人員狀況來說迫在改進。

4.實習(xí)管理檔案意識不強

不少帶教教師對于實習(xí)檔案的認識不充分，未能了解其重要性，容易忽略學(xué)生在實習(xí)過程中形成的檔案。或者由于日常醫(yī)療工作繁重，沒能及時移交實習(xí)生檔案，使得許多寶貴的一手實習(xí)資料沒能保存下來，或丟失，或殘缺不全。雖然實習(xí)檔案與學(xué)生的就業(yè)等方面息息相關(guān)，但部分實習(xí)生并未能充分認識，對實習(xí)檔案抱著不以為然的態(tài)度，不重視實習(xí)期間形成的檔案資料，出現(xiàn)了對實習(xí)資料的任意涂改或資料造假、保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，給實習(xí)檔案的完整性、客觀性、真實性、嚴肅性造成了極大地影響。

二、加強醫(yī)院實習(xí)檔案管理對策

1.高度重視，提高認識

實習(xí)檔案記錄了實習(xí)生參與各類實踐工作表現(xiàn)出來的專業(yè)素質(zhì)、能力程度、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，是實習(xí)生就業(yè)時毛遂自薦的必要憑據(jù)，是醫(yī)院教育對實習(xí)生實踐能力培養(yǎng)做出貢獻的有力佐證，更是有關(guān)單位審視實習(xí)生各方面能力的窗口。因此，要通過各種宣傳渠道使實習(xí)帶教老師教學(xué)、實習(xí)管理人員以及實習(xí)生，充分認識在當(dāng)今時代實習(xí)生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰(zhàn)，自覺地把實習(xí)檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實習(xí)當(dāng)中，消除工作和實習(xí)中的盲目性，及時自覺地收集整理工作或?qū)嵙?xí)期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實職責(zé)

醫(yī)院學(xué)生實習(xí)檔案管理最及時有效的方法便是明確管理制度。完善創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方法，明確檔案管理人員的工作責(zé)任，并運用激勵機制，實行獎懲制度，激發(fā)工作人員工作的積極性。使學(xué)生實習(xí)檔案能夠及時準(zhǔn)確的整理出來。并創(chuàng)新工作手法，不短的改進完善工作任務(wù)，使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)，順應(yīng)學(xué)校的發(fā)展要求。

3.轉(zhuǎn)變思路，提高配備

樹立創(chuàng)新理念，采用創(chuàng)新的技術(shù)和方法，不僅要注意紙質(zhì)文件收集，把信息高速通道、計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)和軟件大量運用于實習(xí)生檔案管理，把新型載體不斷充實到實習(xí)生檔案管理領(lǐng)域。醫(yī)院實習(xí)生的檔案管理應(yīng)與實習(xí)生所在的醫(yī)學(xué)高等院校溝通，使實習(xí)生的在校信息系統(tǒng)與醫(yī)院教學(xué)管理部門的信息系統(tǒng)相連接，建立一個醫(yī)學(xué)生實習(xí)檔案網(wǎng)絡(luò)，有實習(xí)生填寫相關(guān)的個人信息，帶教老師填寫相關(guān)科室的實習(xí)表現(xiàn)，醫(yī)院教學(xué)管理部門完善實習(xí)生的各項實習(xí)考核成績、獎懲情況等信息。

三、加強醫(yī)院實習(xí)生實習(xí)檔案管理的方法與要求

針對于醫(yī)院實習(xí)生的檔案管理，要及時做好檔案信息的歸檔工作，明確檔案管理的基本要求。并將學(xué)生實習(xí)期間的各種資料及個人情況全部整理好在存檔。如下對具體的事項進行詳細的闡述。

1.構(gòu)建實習(xí)生實習(xí)檔案信息的基本要素

完整的實習(xí)生檔案主要由幾部分構(gòu)成。一是《實習(xí)指南》，即學(xué)校相關(guān)部門編制的學(xué)生實習(xí)指南，闡明了不同專業(yè)學(xué)生的實習(xí)內(nèi)容、任務(wù)和要求；二是實習(xí)生基本情況調(diào)查表，記錄實習(xí)生的學(xué)校、專業(yè)班級、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛好特長、曾獲獎勵、個人簡介等基本情況；三是實習(xí)科室輪轉(zhuǎn)表，明確注明實習(xí)生的實習(xí)科室，實習(xí)期限和起止時間；四是實習(xí)過程中各種獎懲材料，包括實習(xí)照片、實習(xí)單位表揚信、獎勵證書等，能證明實習(xí)生在醫(yī)院實習(xí)期間的突出表現(xiàn)；五是實習(xí)鑒定，含出科考核成績、出勤記錄、自我鑒定、出科評語、實習(xí)單位評語等，其綜合反映了實習(xí)生的實習(xí)整體情況。

2.規(guī)范實習(xí)生實習(xí)檔案信息歸檔工作

分階段、分步驟地規(guī)范實習(xí)生的實習(xí)檔案及信息歸檔。實習(xí)前，在實習(xí)生報到時，注意接收實習(xí)生所在學(xué)校的介紹信、實習(xí)指南，要求實習(xí)生認真填寫個人基本信息表，初步建立實習(xí)生資料信息庫；制定實習(xí)生科室輪轉(zhuǎn)表，明確標(biāo)注實習(xí)生在各個科室的實習(xí)時間。實習(xí)期間，實習(xí)生個人形成自我鑒定，自我評價該階段的基本素質(zhì)、道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)方面的表現(xiàn)；帶教老師依據(jù)實習(xí)生的實習(xí)表現(xiàn)，記錄每個實習(xí)生完成實習(xí)大綱要求的實習(xí)內(nèi)容情況，包括實習(xí)期間的考核、考查、考試成績，教學(xué)查房、上班考勤等記錄，以及醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、表彰與處分等記錄，同時要形成科室評語，由科室負責(zé)人簽字、蓋章。實習(xí)結(jié)束后，實習(xí)鑒定移交實習(xí)生所在學(xué)校，納入學(xué)生學(xué)籍檔案。其他形成的實習(xí)檔案由帶教老師以及實習(xí)生本人交由實習(xí)管理部門統(tǒng)一管理。

[1]王金鳳.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].華章.2011(36)