分析提高公路檔案利用率的最佳途徑

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

分析提高公路檔案利用率的最佳途徑

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

經(jīng)過多年的發(fā)展，我國的公路建設(shè)已經(jīng)有了非常顯著的成績，公路質(zhì)量和數(shù)量都有了明顯的提升，公路網(wǎng)絡(luò)覆蓋面更加的廣泛，整個交通系統(tǒng)的建設(shè)工作也達(dá)到了空前的高度，而公路建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展是建立在對原有公路的了解基礎(chǔ)上的，這就需要公路檔案管理工作的積極配合來完成。因此要加大對公路檔案的管理工作，掌握期發(fā)展規(guī)律及相應(yīng)的建設(shè)特點，提高公路檔案的利用率，從而為我國的公路建設(shè)工作提供更加可靠的參考依據(jù)。本文中首先對公路檔案管理存在的價值進(jìn)行了簡述，并詳細(xì)的分析了如何提高公路檔案利用率的具體措施。

公路檔案；使用效率；方法措施

我國經(jīng)濟(jì)的快速騰飛，加速了地域之間的經(jīng)濟(jì)交流及人員貨物交流等，而做為我國主要運輸方式的公路交通線路，在發(fā)展過程中起到了非常重要的作用，分布廣泛的路網(wǎng)帶活了地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此加快公路的建設(shè)速度及建設(shè)里程數(shù)是未來交通建設(shè)的主要工作方向之一。公路建設(shè)方案的制定以及相關(guān)管理工作都要依據(jù)公路檔案資料來完成，但長期以來我國單方面只注重公路建設(shè)，而忽略了相關(guān)公路資料的收集及整理工作，并沒有建立起完備的信息檔案等，這使得我國公路檔案的利用率極低，并沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的功能與作用，提高檔案利用率是如今公路檔案管理工作的重點任務(wù)。

一、公路檔案的存在價值

1.公路檔案是工程項目建設(shè)合法性的依據(jù)

公路工程建設(shè)程序是否符合相關(guān)要求，項目建設(shè)是否具有合法性，是公路工程建設(shè)中的首要問題。由于公路工程需要經(jīng)過立項論證、規(guī)劃、可行性研究、勘察及設(shè)計等幾個階段，才能進(jìn)入到施工建設(shè)階段。其中的每一個環(huán)節(jié)和程序，都會生成大量的文件檔案資料，這些檔案資料便是工程檢查和驗收的依據(jù)，也是公路建設(shè)合法性的重要依據(jù)。

2.公路檔案是工程項目交竣工驗收的依據(jù)

公路工程項目交竣工驗收主要是依據(jù)已有的檔案資料，對建設(shè)施工企業(yè)、監(jiān)理單位的工作完成情況進(jìn)行驗收。驗收時除了需要進(jìn)行現(xiàn)場的勘察檢測外，關(guān)鍵還是要通過各單位提交的經(jīng)認(rèn)可的檔案文件來對整個公路工程進(jìn)行質(zhì)量判斷和評價，進(jìn)而來對相關(guān)的試驗檢測內(nèi)容、隱蔽工程、施工技術(shù)等進(jìn)行驗收。其中的檔案資料需要由相關(guān)的監(jiān)理、業(yè)主和政府監(jiān)督部門共同認(rèn)可，方可成為驗收的判定依據(jù)。

3.公路檔案是財政審計等部門審查的依據(jù)

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的計量支付文件檔案，是工程財務(wù)審計的重要依據(jù)。尤其是工程設(shè)計變更、合同變更、預(yù)算調(diào)整等都是審計檢查的重點環(huán)節(jié)。必須具有比較完整和充分的檔案資料來進(jìn)行說明和解釋在計量支付方面，計量文件檔案必須在業(yè)主和監(jiān)理等均認(rèn)可的條件下，才具備合法性，而支付文件檔案須建立在真實、合法及有效的基礎(chǔ)上。

二、提高公路檔案利用率的具體措施

1.正確認(rèn)識公路檔案的利用價值

公路檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、統(tǒng)計以及利用等環(huán)節(jié)。檔案的收集和整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案的利用是檔案管理的主要目的。如果不需要利用檔案，那么收集和整理工作就毫無價值可言。在公路工程建設(shè)的整個過程中，無論是任何單位和個人都應(yīng)該認(rèn)識到檔案的利用價值，只有認(rèn)識到這一點，才能在檔案收集和整理的過程中，更加具有主動性和責(zé)任感。檔案管理應(yīng)該將利用工作擺在工作的中心位置，充分發(fā)揮公路檔案的利用價值。只有通過有效的利用，才能衡量出檔案收集和管理工作的優(yōu)劣，也能夠及時對檔案收集、整理工作進(jìn)行反饋，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，并進(jìn)行必要的改進(jìn)和完善。

2.建立科學(xué)的管理體系

公路工程檔案普遍存在范圍大、數(shù)量多和種類雜的特點，因此檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合公路檔案的特點，建立符合公路檔案管理需求的檔案管理體系和完善的公路檔案室藏結(jié)構(gòu)。在公路工程建設(shè)期間，應(yīng)該由檔案管理人員對一切具有歷史憑證作用和利用價值的檔案進(jìn)行分類收集。收集過程中應(yīng)該根據(jù)公路工程不同階段的項目實施性質(zhì)，對檔案成套保管，保證各種門類及各種載體形態(tài)的檔案都能夠被完整、齊全地收集在內(nèi)，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的收藏檔案體系，嚴(yán)格履行檔案管理的職責(zé)，延續(xù)公路工程檔案的利用價值，進(jìn)而保證檔案的社會效益。

3.創(chuàng)造高效的檔案利用條件

做為公路檔案的管理者，其工作內(nèi)容不僅僅只是檔案的整理及保存，而更應(yīng)當(dāng)做為公路檔案的開發(fā)者，并起到傳輸公路檔案的作用，這樣可以為公路檔案的利用帶來更多的便利條件。檔案管理者在日常的工作中，應(yīng)結(jié)合自身工作經(jīng)驗及相關(guān)的檔案管理信息，有創(chuàng)造性的編研出檔案管理的方式等，進(jìn)而更好的體現(xiàn)出公路管理部門的服務(wù)性質(zhì)。此外，做為公路檔案的管理者，應(yīng)主動研究并調(diào)查其所面對客戶的需求，并進(jìn)行分類處理，在對公路檔案進(jìn)行深入的研究后，對其進(jìn)行科學(xué)的整理，從而更加方便查詢及使用，從而為公路建設(shè)事業(yè)提供更加可靠的參考依據(jù)，進(jìn)而更好的體現(xiàn)出公路檔案的使用價值。

4.創(chuàng)新檔案利用方式

檔案管理工作的服務(wù)水平?jīng)Q定了檔案利用率的高低。因此檔案管理者必須創(chuàng)新服務(wù)，將被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，轉(zhuǎn)變公路企業(yè)管理長期以來“重視施工建設(shè)，輕視檔案管理”的觀念。公路檔案管理應(yīng)該積極主動地去適應(yīng)檔案利用者的需求，對公路檔案資料的利用可能性進(jìn)行深入分析和預(yù)測，主動、及時、準(zhǔn)確地為檔案需求方提供服務(wù)。另外，檔案利用除了傳統(tǒng)的來室查閱、咨詢服務(wù)等多種服務(wù)方式外，公路檔案的數(shù)字化管理也是創(chuàng)新檔案利用方式、提高公路檔案利用率的最有效途徑之一。公路檔案的數(shù)字化管理能夠高效、準(zhǔn)確、快捷地為用戶提供相應(yīng)檔案，同時也減少了對原件反復(fù)使用所造成的損害。檔案的網(wǎng)絡(luò)化審批和審查，也提高了檔案審查工作的工作效率，進(jìn)而提高了檔案的利用效率。

結(jié)語

綜上所述，公路檔案的使用情況決定著公路建設(shè)是否合理，也決定著公路檔案管理工作是否到位，提高公路檔案利用率，是公路管理工作具有服務(wù)性的具體體現(xiàn)。因此在公路的檔案管理工作中，應(yīng)加大對相關(guān)檔案的收集及整理，并建立完整的信息化檔案，從而更有利于公路檔案的資源共享，從而有利于相關(guān)公路管理及建設(shè)部門的使用便利，從而更好的發(fā)揮出公路檔案應(yīng)當(dāng)具備的職能，從而提高公路檔案的利用率。

[1]張曉麗，孔祥玲.如何做好公路工程檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者.2012(16)

[2]李英華.從檔案的利用價值談檔案與公路工程的同步建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2011(14)

[3]江文紅.論信息化時代公路工程檔案的開發(fā)和利用[J].民營科技.2010(02)