論如何有效做好企業(yè)檔案管理工作

楊玉宏

（黑龍江省木蘭縣蔬菜生產(chǎn)辦公室 黑龍江 木蘭 151900）

論如何有效做好企業(yè)檔案管理工作

楊玉宏

（黑龍江省木蘭縣蔬菜生產(chǎn)辦公室 黑龍江 木蘭 151900）

從實踐上看，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越明顯，已經(jīng)是企業(yè)管理中的一個重要組成部分。但面臨的問題也不少，需要我們認真加以分析，并提出相應(yīng)的對策，使檔案工作能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)檔案管理；問題；對策

企業(yè)檔案管理工作是所有檔案管理中的一個不可或缺的重要組成部分，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出特有的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等諸多活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄，它反映了一個企業(yè)由小到大、由弱變強的成長及發(fā)展歷程，是一個企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。從實踐看，建立和健全檔案工作，對企業(yè)提升整體經(jīng)營管理水平、維護企業(yè)的合法權(quán)益、規(guī)避市場風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益、促進企業(yè)不斷向前發(fā)展，都發(fā)揮出了十分重要的作用。

一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求；加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護措施不當(dāng)，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。

二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作

（一）建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負責(zé)人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負責(zé)管理與維護。由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認識到問題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。

（二）加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

（三）做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：

一是要認真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層；庫房要與辦公室、閱覽室分開；庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施；庫房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負責(zé)，無關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

二是加強絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。