強化養老保險檔案管理工作的探討

蔡紅艷

黑龍江省佳木斯市樺川縣機關事業保險局 黑龍江佳木斯樺川縣 154300

強化養老保險檔案管理工作的探討

蔡紅艷

黑龍江省佳木斯市樺川縣機關事業保險局 黑龍江佳木斯樺川縣 154300

養老保險檔案作為養老保險工作的重要業務載體，通過對參保人數的信息進行及時、準確、完整的記當，從而有效的保障國家、企業和參保人員的合法權益。文中從養老保險檔案的特點和作用入手，對建立健全關養老保險檔案管理的重要舉措進行了具體的闡述，以便于能夠更好的推動養老保險檔案管理服務工作。

養老保險檔案；特點；作用；管理；舉措

養老保險檔案是在養老保險業務辦理過程中形成的，將有保存價值和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表和聲像等資料進行收集、整理、歸檔，養老保險檔案是對參保人員養老保險全過程的真實記載。近年來，由于各企事業單位改制和調整，這就需要做好養老保險檔案的管理工作，使其能夠與新情況有效的適應，確保各項工作能夠有序開展。

一、養老保險檔案的特點

（一)涉及范圍廣。養老保險檔案管理工作涉及的范圍較廣，如個人、企業和社會經辦機構等，養老保險檔案是對養老保險業務全過程中的真實記載，因此所有與養老保險業務相關的都需要納入到養老保險檔案的管理范圍。

（二)信息化要求高。隨著信息化技術的發展，在當前養老保險管理工作中也加快了信息化建設的進程、現代化的養老保險檔案管理工作對于信息化具有較高的要求，當前養老保險檔案管理工作大部分業務都需要依賴信息技術來完成，這也決定了養老保險檔案需要高度信息化才能更好的與現代化管理的要求相符合，更好的推動我國保險事業的健康發展。

（三)保管期限長。養老保險檔案具有保管期限長的特點，養老保險檔案多是對參保人員個人信息進行的記載，這也決定了其保管期限需要長達數十年。對于社保機構來講，只有養老保險管理工作繼續，則檔案保管工作就不會停止，而且部分檔案甚至需要永久性保存。

（四)安全性要求高。養老保險檔案多以紙質檔案和電子檔案為主，檔案所記載的內容具有唯一性和不可替代性，而且部分內容還會涉及到隱私問題，因此需要在養老保險檔案管理工作中注意安全性，在做好養老保險檔案的妥善保管和備份工作的基礎上，還需要對非法竊取、刪除和篡改養老保險檔案的不法行為進行有效的防范。

二、養老保險檔案的作用

養老保險是我國社會保險中的重要組成部分，直接關系到企業和個人的切身利益，所以應該加強對養老保險檔案的管理工作，為養老保險工作的順利開展奠定堅實的基礎。通過檔案的建立，可以對養老保險的辦理流程進行詳細的記錄，為各項業務的開展提供有力的保障。檔案管理工作水平的高低，直接關系到參保人員的切身利益，所以對于檔案內容一定要遵照事實，準確而全面的記錄養老保險辦理內容。因為養老保險檔案記錄了整個業務的辦理流程，并且參保人員的各項資料都很健全，所以不僅能夠及時的掌控養老保險的發展動態，并且能夠為參保人員提供更加完整的服務。在信息化辦公條件下，通過檔案的建立，可以將養老保險信息進行平臺共享，從而最大程度的發揮檔案的作用。在社保檔案整合的過程中，養老保險檔案的數據資料比較齊全，并且分類清晰，整理規范，是其他險種參照的重要對象，為促進社保檔案的規范化管理提供了有利的依據。

三、建立健全養老保險檔案的重要舉措

（一加強養老保險檔案基礎性管理工作

需要對養老保險檔案管理工作給予充分的重視，建立健全檔案管理機制，強化養老保險檔案基礎性管理工作，做好養老保險檔案的收集、整理和歸檔工作，確保養老保險檔案的價值能夠充分發揮出來。

（二)做好養老保險檔案的分類和整理工作

分類和整理是檔案管理工作中的一個關鍵環節，通過對養老保險檔案進行科學的分類，能夠對后續各項工作的開展奠定良好的基礎。在分類工作中可以從養老保險政策、工作中的各種記錄及參保人員的相關資料三方面入手，更加科學合理的進行分類工作。在養老保險檔案管理過程中，還應當注意有序整理。一是要規范編號，包括個人身份證號、養老保險編號、單位編碼、社保登記證號等，在養老保險檔案管理中都要進行整理和規范。二是要把握業務規律，比如日常業務、月度業務、年度業務等，在養老保險檔案中要能清晰體現。三要做好動態管理，對于已經辦理完畢的事項，相關材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進，掌握動態。四要做到常態管理，經常性、制度性的整理養老保險檔案，保持檔案材料之間的聯系，保證檔案的齊全完整。

（三)建立完善的養老保險檔案保管制度

社保經辦機構和企業應建立養老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環節進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數據應當有比較強的網絡安全性，必須做到異地備份，數據格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調交接環節一定要尤其重視，嚴防脫節，否則會給后續工作帶來無法預計的困難。比如少數鐵路單位就是在生產力布局調整中沒有對養老保險檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來了極大的困難，特別是例如農民合同工補繳花名冊、精簡職工花名冊等資料都是特定歷史條件下的特定產物，一旦損毀就無法彌補。所以一定要加強對養老保險檔案交接環節的管理，可以結合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責，又要在換崗時做好交接工作，以保證養老保險檔案管理的延續性。

（四)強化養老保險檔案的數字化、網絡化管理

要充分利用計算機數據庫管理功能和網絡平臺，建立養老保險檔案管理信息系統，實現檔案管理的數字化和網絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經辦機構管理服務水平的必然要求，也是現代化養老保險檔案管理的發展方向。檔案管理的數字化和網絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數據傳遞快速便捷等優點，而且在實現資源共享、提高統籌層次方面也有現實意義。

四、結束語

養老保險是我國社會保險中重要的組成部分，在社會發展的過程中發揮了重要的作用，而養老保險檔案管理是開展養老保險工作的重要基礎。通過檔案的建立，可以對整個業務辦理流程進行詳細的記載，在為養老保險開展各項工作提供依據的同時，又可以為參保人員提供更高層次的服務，尤其是在信息化管理時代，通過信息共享平臺，能夠提高檔案信息的利用程度，對于推動養老保險事業的健康發展具有重要的意義。

[1]張建君.淺析社保處養老保險檔案管理[J].職業時空，2013年02期.

[2]賀玉慧.提高社會養老保險檔案管理的有效途徑探析[J].管理觀察，2014年18期.

[3]董騰.養老保險檔案的作用與管理[J].人力資源管理，2012年05期.