淺析高校檔案管理信息化建設

徐媛

黑龍江司法警官職業學院 黑龍江哈爾濱 150069

淺析高校檔案管理信息化建設

徐媛

黑龍江司法警官職業學院 黑龍江哈爾濱 150069

檔案管理是高等學校管理工作中重要的組成部分，對于高等學校日常工作的開展具有重要的意義。在高校檔案管理工作中，涉及到的內容比較繁瑣，所以需要提高管理效率，創新管理模式，為高校各項工作的開展奠定良好的基礎。隨著科學技術的快速發展，檔案管理信息化建設已經成為檔案管理發展的主要趨勢，而目前在部分高校的檔案管理工作中還沒有完全實行信息化建設，直接影響到檔案管理的水平。文章對高校檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，然后提出了解決的對策，對于提高高校檔案管理水平具有重要的意義。

高校；檔案管理；信息化；實施路徑

在網絡信息技術快速發展的形勢下，信息化建設已經廣泛的應用于各個行業中。高校檔案管理關系到高校各項工作的開展，為高校的日常運轉提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設已經成為檔案管理發展的主要趨勢，所以要對檔案管理模式進行改革。由于各個高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設的過程中還存在一些問題，影響到檔案管理改革工作的進程，需要對其進行深入的分析，進而制定解決的對策，加快高校檔案管理信息化建設步伐。

一、高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄

檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應時代的發展，就需要實行檔案管理信息化建設，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領導沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。由于領導的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創新意識不強，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設。

（二）管理機制的不協調

檔案管理信息化建設需要對高校所有檔案管理工作進行統一管理，制定完善的管理機制，對檔案管理進行合理規劃，從而為信息化建設奠定良好的基礎。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協調和統一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現條塊的運行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設的進程。出現這種現象的原因主要是因為高校沒有將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，在政策、資金以及技術等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎設施建設落后

檔案管理信息化建設需要充分的資金作為后盾，在人員與技術方面給予大力的支持。但是有些高校由于領導不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設備，并且在技術以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎的信息化設備，但是還沒有形成網絡化，缺乏必要的技術支持，無法形成完整的信息網絡。

（四）管理人員綜合素質不高

檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎，一切工作的運行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設需要檔案管理人員要具有專業知識，同時還能夠熟練操作計算機，會利用網絡技術對檔案資源進行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質不高，不僅專業知識欠缺，并且計算機操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設。

二、高校檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強制度建設

根據現行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉變為由各行文單位分別歸檔立卷，然后按規定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實可行的檔案管理規章制度，在制度中要明確規范各部門需要歸檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學校的檔案管理部門定期開展業務培訓。在檔案管理系統中給每個部門授以相應的權限，各部門只能在規定的權限內完成本部門歸檔文件材料的網上著錄、查詢等。

（二）增加經費投入，完善檔案信息化的基礎設施建設

學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力等。如果說，僅僅是校園網與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應的檔案信息管理系統軟件作支持。學校沒有相應的檔案管理系統的軟、硬件設備的投入，那么校園網對于檔案信息化管理來說就形同虛設了。

（三）建立檔案網站，開展館藏檔案數字化工作

館藏檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，是信息化條件下有效利用館藏紙質檔案信息的關鍵環節。館藏紙質檔案數字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數字化的任務十分重大，工作量大，技術要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數字化，形成電子檔案數據存入數據庫，加強各類數據庫建設。通過檔案網站建設，館藏檔案的數字化工作，提高檔案的利用率并實現檔案館信息化建設的目標。

（四）提高檔案管理人員的業務綜合素質

檔案信息化建設，管理者的業務素質是關鍵，對管理者的知識和能力、專業技能提出了新要求，要求管理人員要對計算機的操作技能掌握熟練，對檔案專業知識要精通，對檔案人員業務培訓要加強，提高綜合業務素質，使他們成為既具備檔案管理專業知識，又熟練掌握現代化信息操作技術的復合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護機制

一方面，高校要制定合理嚴格的檔案信息安全保密制度，不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應采取成熟的檔案管理系統和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監控機制，引入科學實用的網絡安全應對策略。根據電子化檔案信息數據安全性的要求，在數據管理和使用上，設置相應的權限；在數據管理中，要對數據采集、編輯、審核等進行權限規定；在數據查詢利用上，要考慮查閱者所應具備的資格、訪問權限和查詢范圍。

三、結束語

高校檔案管理信息化建設是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設的進程，需要強化高校領導對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機制，提高管理人員的綜合素質，為實現檔案管理信息化建設創造有利的條件。

[1]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化.湖北師范學院學報，2010(2)

[2]周偉等.試論高校檔案的網絡化管理.長江大學學報，2010(3)

[3]陳梅芬.淺談檔案的信息化建設[J].科技新創導刊，2011(18)