分館制通借通還制度、運(yùn)行模式和常見問題解決

王小科

（甘肅省河西學(xué)院圖書館 甘肅 張掖 734000）

分館制通借通還制度、運(yùn)行模式和常見問題解決

王小科

（甘肅省河西學(xué)院圖書館 甘肅 張掖 734000）

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的文化需求也不斷提高，一些圖書館現(xiàn)有的館舍不能滿藏書的需求，建立分館的現(xiàn)象普遍出現(xiàn)。尤其是在高校，分館的出現(xiàn)如雨后春筍一般。為了解決讀者的借閱和還書問題，人們開發(fā)出了通借通還的管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際操作中還存在諸多問題，本人就實(shí)際遇到的一些問題進(jìn)行討論。

分館制；通借通還；圖書館

一、通借通還的概念

所謂通借通還，就是隨著圖書館的規(guī)模越來越大，現(xiàn)有的館舍不能滿足藏書的需要，建立分館和異地閱覽室的現(xiàn)象比較普遍，這就給讀者的借閱和還書帶來不便。需要有設(shè)計適合讀者借還習(xí)慣的管理系統(tǒng)，又要保證實(shí)物文獻(xiàn)的正常傳遞。

通借通還與館際互借不同，通借通還是在同一系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源下建立的功能，應(yīng)用程序的界面可直接登錄到服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。而館際互借不在同一系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源內(nèi)，需要根據(jù)ISO10160/10161館際互借協(xié)議來開放接口，所以通借通還的設(shè)計要復(fù)雜得多。

二、系統(tǒng)困難

通借通還具體內(nèi)容是指讀者在除本館以外的分館或本地分館以外的主館和分館，進(jìn)行預(yù)約借書和還書能夠?qū)崿F(xiàn)。目前許多圖書館是采用系統(tǒng)外登記和手工搬運(yùn)的辦法來開展的，在實(shí)際的計算機(jī)管理系統(tǒng)中，還缺少這方面的功能。為了減少圖書館工作人員的工作量，所以首要解決的問題，就是電子計算機(jī)系統(tǒng)的問題。一套完整的，系統(tǒng)內(nèi)的管理系統(tǒng)應(yīng)該滿足一下幾點(diǎn)要求：

異地館、室通過該系統(tǒng)界面（瀏覽器端）能夠?qū)z索到的“在庫可借”圖書進(jìn)行預(yù)借，由工作人員將所預(yù)借的圖書取出，送達(dá)到指定地，預(yù)借讀者在規(guī)定的時間內(nèi)到指定地取書。

該系統(tǒng)界面（客戶端）能夠?qū)Ξ惖刈x者在就近館、室進(jìn)行還書，作為預(yù)還；也可直接到原書館藏室還書，作為實(shí)還。

保留所有“預(yù)借”“、預(yù)還”“、預(yù)借實(shí)還”等操作信息，統(tǒng)計這些操作的記錄。

工作人員的參數(shù)和權(quán)限設(shè)置。

三、流通過程中在問題

與傳統(tǒng)的圖書館借書一樣，分館制通借通還流程中所涉及的元素?zé)o非也是“借書”、“還書”、“讀者”三個要素。下面讓我們來梳理一下這三個流程中出現(xiàn)的問題。

（一）借書

1.在通借通還制中經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是在分館借不到本館的圖書，因?yàn)楸攫^的讀者可以在還書的時候續(xù)借該圖書。為了避免這種情況，我們可以引入“遠(yuǎn)程預(yù)借”的機(jī)制。在公共檢索模塊（客戶端和瀏覽器端）里，對檢索出的書目信息，顯示流通信息時，按圖書狀態(tài)（如在庫可借、借出、庫本等）分類處理，這樣圖書處在“藏書部門”的“借出”狀態(tài)下可進(jìn)行預(yù)約，即實(shí)現(xiàn)分庫預(yù)約，“在庫可借”狀態(tài)下增加一項(xiàng)可進(jìn)行“遠(yuǎn)程預(yù)借”。也就是說該本圖書在借出的狀態(tài)下，讀者執(zhí)行遠(yuǎn)程預(yù)借并確認(rèn)后，出現(xiàn)提示信息（遠(yuǎn)程預(yù)借成功、記錄預(yù)借費(fèi)率、何時何地取書），進(jìn)一步由讀者通過預(yù)選項(xiàng)，選擇異地館、室名和規(guī)定的日期取書，書目流通信息庫中的流通狀態(tài)應(yīng)改變?yōu)橐粋€新增狀態(tài)：遠(yuǎn)程預(yù)借。

這樣就避免分館的讀者一直不能借到圖書，本館的讀者在還書的時候就不能續(xù)借，而該書將會運(yùn)送到分館，在約定的時間內(nèi)，分館的讀者就可以來取走。

2.資源的浪費(fèi)問題。由于實(shí)物文獻(xiàn)在配送的流程中，圖書滯留限制了被其他讀者的借出，增加了運(yùn)輸成本。為了解決這個問題，我們可以引入“記錄預(yù)借費(fèi)率”，通過模版按天設(shè)置，讀者選定天數(shù)后自動累加，并記錄到罰款項(xiàng)中，也可防止讀者隨意進(jìn)行預(yù)借操作，慎重選擇。一些圖書館不采用罰款的措施，但是也可以借用這種方法，通過時間來進(jìn)行懲罰，比如說這次超過的時間，在下次借書當(dāng)中相應(yīng)進(jìn)行減少。

3.同種圖書的處理：本地館書庫中有同種圖書在庫可借時，應(yīng)拒絕讓讀者進(jìn)行遠(yuǎn)程預(yù)借外地館的圖書；這是為了降低成本和防止資源的盲目消耗，這項(xiàng)規(guī)定是供各館選擇使用。直接通過該種書館藏部門圖書狀態(tài)來判斷本地館是否有在庫可借，如果有則應(yīng)該在系統(tǒng)中顯示“請直接到本館來借”，強(qiáng)制要求讀者在本館借書。

4.流通中的混亂問題。因?yàn)橥ń柰ㄟ€，涉及到兩個館藏圖書之前的流通問題，如果沒有處理好，則會造成兩個圖書館圖書的混亂。我認(rèn)為在流通管理中，應(yīng)該增加一個“預(yù)借管理”。圖書館工作人員檢索出已經(jīng)被遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書，根據(jù)顯示的圖書信息去尋找該本圖書，如果找不到該本書，應(yīng)取消該本圖書的預(yù)借信息，并將該本圖書做懷疑遺失處理，并且及時通知讀者。如果找到這本書，將讀者遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書轉(zhuǎn)移到一個“書目預(yù)借交換”表中，其狀態(tài)標(biāo)識為“預(yù)借在庫”，同時公共檢索上有遠(yuǎn)程預(yù)借信息的通知窗口，讓讀者了解到自己遠(yuǎn)程借閱的信息。配送圖書的人員到各個流通臺根據(jù)這個窗口的所顯示的書目、部門、時間、送達(dá)地等信息，核對取到書目的數(shù)量，轉(zhuǎn)移到該配送人員操作身份下，正確后送書到分館、室后，分館、室人員核對正確后，再將該批書轉(zhuǎn)移到自己館、室成為“預(yù)借在庫”，只能由該室人員進(jìn)行借書處理。這里要說明的是，該書的實(shí)際館藏地是不發(fā)生改變的，否則整個館藏將亂套了。

（二）還書

1.分館、室還書：在還書過程中，如果是本地館的圖書，就直接還書成功；如果是遠(yuǎn)程館的圖書，應(yīng)到指定的具有該部門特殊權(quán)限（特定的工作人員用戶）的流通臺進(jìn)行還書，沒有特殊權(quán)限的工作人員不能還書。而且還書時要提示該本圖書是哪一個館藏部門的，或者在統(tǒng)一進(jìn)行核對時顯示館藏部門信息，以便將遠(yuǎn)程館的圖書按部門進(jìn)行整理。還書成功后，書目流通信息庫中圖書狀態(tài)應(yīng)變?yōu)椤斑h(yuǎn)程在庫”，書目預(yù)借交換表中圖書狀態(tài)應(yīng)改為“預(yù)還在庫”。配送人員將已還的遠(yuǎn)程館圖書核對送回遠(yuǎn)程館，按已分好的典藏部門送到各流通臺。各流通臺再對該書進(jìn)行一次性或分次還書處理，處理過后，書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛保瑫款A(yù)借交換表中刪除該記錄。

2.遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書到分館后無讀者來借的處理：由于遠(yuǎn)程預(yù)借的圖書送到本地館后成為“預(yù)借在庫”的狀態(tài)，如果在規(guī)定的日期內(nèi)無讀者來取，那么工作人員應(yīng)該將圖書狀態(tài)改為“預(yù)還在庫”，使配送人員可以將該書退還館藏部門。送還后各流通臺進(jìn)行還書處理，處理過后書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛保瑫款A(yù)借交換表中刪除該記錄。

3.預(yù)還在庫與遠(yuǎn)程在庫的區(qū)別：分別記錄是工作人員進(jìn)行的退回圖書，還是讀者進(jìn)行的還書，不同的操作應(yīng)該使用不同的記錄狀態(tài)。

4.異地分館通過遠(yuǎn)程借閱的圖書帶到館藏部門來還的處理：直接在該書的館藏部門的流通臺前進(jìn)行還書處理，處理過后書目流通信息庫中圖書狀態(tài)變?yōu)椤霸趲炜山琛保瑫款A(yù)借交換表中刪除該記錄。

（三）讀者

1.館舍的分布與服務(wù)的區(qū)域讀者有關(guān)，對讀者來說，可以到任何主館、分館的部、室進(jìn)行借還圖書的操作；對系統(tǒng)來說，就需要進(jìn)行各種判斷，限制讀者進(jìn)行不正常的操作。

2.讀者的身份：讀者入館辦證時就要設(shè)計本地館的代碼，對異地館、室來講也有自己的分館代碼；通過給讀者的辦證代碼，來確認(rèn)讀者的身份是否符合通借通還操作。

3.本地館的讀者不可以預(yù)借本地館的圖書：本地館的讀者如果進(jìn)行了遠(yuǎn)程預(yù)借的操作，可以通過辦證代碼來與藏書部門進(jìn)行判斷；是本地館讀者應(yīng)顯示信息“請直接到本館來借”，該操作失效并退出。

4.讀者群的變動：由于新館、舊館的搬遷，造成讀者的服務(wù)區(qū)域發(fā)生變化，出現(xiàn)整批讀者群可能成為異地館的讀者，需要整批或分別改動辦證代碼；對每個讀者在原本地館的借書，因辦證代碼改變后所顯示的借書信息，經(jīng)再次保存后應(yīng)該將每條借書信息插入到書目預(yù)借交換表中，該書信息變成為“預(yù)借借出”，這樣在還書時，書目預(yù)借交換表中圖書狀態(tài)才能改為“預(yù)還在庫”。

分管制通借通還的開展，使得各個分館的圖書資源成為一個有機(jī)的整體。滿足了讀者對其它分館圖書資源的利用需求的同時也能獲得較好的讀者滿意度。跨校區(qū)通借通還服務(wù)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在具體實(shí)施過程中難免存在一些這樣或那樣的問題。希望有分館的圖書館不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，多多交流，能夠探討出更為理想的通借通還服務(wù)模式。

1.郭文霞，高校多校區(qū)圖書館通借通還服務(wù)模式研究[J]，晉圖學(xué)刊，2007（3）.

2.支雅君，陳江洪，高校圖書館多校區(qū)間圖書流通管理模式思考[J]，內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2009（3）

3.張曉源，城市圖書館通借通還項(xiàng)目管理與體質(zhì)創(chuàng)新研究[J]，中國圖書館學(xué)報，2003（6）.