XLJ公司倉庫運作流程優化

◎孟雙

XLJ公司倉庫運作流程優化

◎孟雙

本文針對XLJ公司倉庫現狀，分析了XLJ公司現在倉庫入庫、出庫、調撥、退貨處理的流程，找出了現在倉庫運作過程中存在的問題，并且針對這些問題提出了對策建議，提高了倉庫的運作效率，減少了出現錯誤的可能。

XLJ公司作為一家以小家電進出口為主要業務的公司來說，倉庫管理及其運作效率的重要性不言而喻。倉庫作為物流活動的一個節點而存在，倉儲行為也是任何物流活動都必須的一個環節，倉庫管理的水平直接影響庫存成本的高低，進而影響整個物流活動的成本，從而對公司總的運作成本產生影響。對于以貨物進口及其分銷為主要業務的公司來說，除了采購成本以外，物流成本是最主要的成本構成因素之一。因此，倉庫管理的水平直接影響了整個公司的成本高低，進而影響了公司的利潤多少。

XLJ公司倉庫運作流程

采購入庫流程。XLJ公司的主營業務是某品牌小家電的進口及其分銷，主要的產品種類包括男士理容﹑美發造型﹑家居清潔﹑廚房電器等數百種不同規格型號的產品。公司的采購一般始于公司商務部的相關員工在供應商網站上下達采購訂單，供應商確認采購訂單后，會根據實際情況安排第三方物流公司如中外運等，將采購訂單上的產品送到XLJ公司倉庫。供應商確認采購訂單的同時，XLJ公司商務部的相關員工將確認后的采購訂單錄入到公司的ERP系統中，產生“采購申請單”。

供應商委托的第三方物流公司送貨前會提前通知倉庫經理送達的時間及所送貨物的立方數，但并不提供送貨清單。送貨清單與貨物同車送達倉庫，由倉庫工作人員完成卸車及打托的工作，并清點核對實物數量是否與送貨清單一致。核對無誤后，倉庫經理在送貨清單上簽字并加蓋收貨章，留底后交由第三方物流公司工作人員帶回。留底的送貨清單先交給倉庫系統員，系統員根據送貨清單在ERP系統中查找對應的“采購申請單”，并根據實際到貨數量由“采購申請單”生成“采購入庫單”。系統員根據實際到貨情況，在“采購入庫單”中修改到貨數量及貨物存放的庫位，或存入“進貨暫存庫位”留待以后調整。系統員審核“采購入庫單”無誤后，點擊過賬并打印“采購入庫單”（打印三聯單，一聯交給倉庫工作人員，兩聯交公司備份）。倉庫工作人員根據“采購入庫單”將貨物放入指定庫位。倉庫經理在“采購入庫單”上簽字蓋章后，與“送貨清單”裝訂在一起，交公司總部備份。

線下訂單出貨流程。公司主要的出貨方式就是根據訂單出貨，針對的客戶包括沃爾瑪﹑家樂福﹑麥德龍﹑歐尚及百貨等渠道。賣場客戶根據需求下達訂單，公司負責對應渠道的業務人員將客戶訂單匯總，傳到商務部及倉庫。商務部對應渠道的員工將客戶訂單錄入ERP系統中，成為“系統訂單”，并將單號傳給倉庫系統員。倉庫系統員根據單號在ERP系統中查找到對應的“系統訂單”，在ERP系統中將“系統訂單”轉為“系統出貨單”，并根據實際情況選擇揀貨庫位。如果倉庫實物數量少于訂單數量還要在“系統出貨單”中將出貨數量修改為實際出貨量。倉庫系統員對“系統出貨單”進行審核﹑過賬并打印“揀貨單”﹑“出貨單”以及原始的客戶訂單。“揀貨單”與“出貨單”源于同一張“系統出貨單”，所以并沒有本質上的差別，只是為了實際操作簡便的需要重新設計的不同的格式。“揀貨單”交由倉庫庫區內工作人員進行揀貨。“出貨單”交給倉庫經理簽字蓋章，與客戶的原始訂單一并作為核對出貨及送貨的依據。

揀貨完成后到貨物上車前有三次核對過程。第一次是揀貨完成后，貨物放到待發貨區后撿貨人員進行第一次核對，并在“揀貨單”上簽字。上車前倉庫經理或其他負責人根據“出貨單”進行第二次的核對，并在“出貨單”上簽字。裝車時，第三方配送人員根據“出貨單”及“客戶訂單”進行第三次核對。送貨時需攜帶“客戶訂單”及“出貨單”。

調撥流程

調撥可以分為兩種情況，調撥出貨及倉庫內部調撥。調撥出貨主要針對的是某些百貨渠道公司自營的銷售專柜和某些特殊的超市專柜。在ERP系統中，將這些公司自營的商品專柜視為公司的倉庫，因此在出貨流程上與一般的線下訂單出貨有一些差異。

調撥出貨沒有原始訂單，所以調撥的貨物型號及數量由對應渠道的商務部員工與門店促銷員協商決定，并由商務部將調撥信息錄入ERP系統制成“系統調撥單”并審核。審核無誤后，通知倉庫系統員調撥單號。倉庫系統員根據調撥單號在ERP系統中找到對應的“系統調撥單”，之后過賬并打印“調撥單”及“調撥揀貨單”。“調撥單”交給倉庫經理簽字蓋章，“調撥揀貨單”交給倉庫庫區內工作人員揀貨。之后調撥出貨流程與訂單出貨流程類似。

倉庫內部調撥主要用于倉庫內貨物庫位的調整，從而方便揀貨，節省存儲空間。倉庫內部調撥時同樣用調撥單，此時由倉庫系統員根據庫區內工作人員的反映及實際情況，在ERP系統中錄入調撥單，審核及過賬，同時打印調撥單交給庫區內工作人員進行實物的調整。當發現有殘次品時，也是通過倉庫內部調撥將殘次品調入專門的殘次品庫位。

線上出貨流程。隨著網購的快速發展，網店的銷售額在公司全部收入中所占的比例越來越大，線上出貨也就逐漸成為日常出貨的重要部分。線上出貨主要針對的是天貓網店，其他如折八百﹑卷皮網等出貨量較少。

線上出貨的一大特點是客戶分散下單且數量較少。分散下單不僅是地點上的分散，時間上同樣也是分散的。如果將線上訂單像線下訂單一樣單獨錄入ERP中進行同樣處理，不僅錄入工作量大，而且揀貨效率也將非常低，因此不可能將每一個線上客戶訂單都像線下訂單一樣處理。

線上訂單的一般處理流程是在個人客戶在網站上下單之后，由公司線上客服人員將訂單信息進行匯總，每天分兩次將匯總的信息錄入ERP系統中制成“系統訂單”。兩次匯總的截止時間是每天的10點和15點，從而將每天線上的制單﹑揀貨和打包的工作分為兩批，既保證了一定的發貨及時性，又提高了倉庫的工作效率。 倉庫系統員根據網站后臺的訂單信息核對“系統訂單”，核對無誤后打印“揀貨單”并交給庫區內工作人員揀貨。系統員打印“揀貨單”的同時，需根據網站上每個客戶的訂單信息打印“快遞單”和“出貨清單”，交給快遞打包人員。庫區內工作人員揀貨完成后，需核對所揀貨物是否與“揀貨單”一致，并在“揀貨單”上簽字。之后，將所揀貨物交給快遞打包人員，并協助快遞打包人員核對“出貨清單”與貨物是否能一一對應。核對無誤后，由快遞打包人員負責將貨物打包，每天下午快遞公司統一攬件發走。

退貨流程

線下退貨流程：退貨的常見原因包括客戶銷售產品的變化﹑庫存壓力﹑撤銷柜臺﹑產品質量問題等。通常由客戶提出退貨的需求，并把退貨通知發送給公司對應渠道的業務人員。此時會有兩種不同的情況，一是退貨通知中包含了退貨明細信息，二是退貨通知中并未包含退貨明細信息（送貨拒收情況處理流程類似于第一種，不過退貨通知不是由客戶發出，而是由倉庫根據拒收退回倉庫的貨物明細發出退貨通知）。

遇到第一種情況時，由商務部對應渠道的員工將客戶發來的退貨明細錄入ERP系統中制成“銷退單”。倉庫系統員打印“銷退單”和退貨明細并交給配送人員。配送人員根據“銷退單”和退貨明細到客戶處辦理退貨。貨物退回倉庫后，由倉庫庫區內工作人員根據“銷退單”審核所退貨物。審核無誤的退貨暫時收入退貨庫并按渠道單獨存放。核對無誤后的“銷退單”交給倉庫系統員，由系統員在ERP系統中對“銷退單”進行審核﹑過賬，從而完成退貨入庫流程。

第二種情況的處理流程與第一種類似，只是在辦理退貨的同時客戶才會出具退貨清單。配送人員根據現場出具的退貨清單辦理退貨，貨物退回倉庫后工作人員也是根據退貨明細清點退貨的型號及數量。 清點無誤后，貨物暫時收入退貨庫并單獨存放，退貨明細交給公司商務部，由商務部對應渠道的員工根據退貨清單在ERP系統中錄入“銷退單”，倉庫系統員對銷退單進行審核﹑過賬。

線上退貨流程：線上客戶要求退貨后，由線上客服人員將退貨信息錄入ERP系統中制成“銷退單”，并安排客戶將所退貨物寄回倉庫。退貨寄回倉庫后，由倉庫線上工作人員核對退貨的型號﹑數量及貨物狀況，沒有問題的貨物退回退貨倉單獨存放，在ERP系統中查找到對應的“銷退單”并審核過賬。退貨有問題時，需及時與客服人員溝通處理方法，具體問題具體處理。

退貨的處理流程：退貨退回退貨庫后，為免貨物積壓需及時將貨物調撥到對應的非退貨庫位。通常，退貨要在ERP系統中對應的“銷退單”已經過賬的情況下才能處理。處理的第一步是根據“銷退單”對退貨進行再一次的清點核對。如果沒有問題，下一步就是根據退貨的狀況將退貨分為可以二次銷售的和不可以二次銷售的，并將退貨狀況信息匯總到倉庫系統員處，由倉庫系統員在ERP系統中錄入“調撥單”并打印交給庫區內工作人員。庫區內工作人員根據“調撥單”將正常貨物調入正常庫位，殘損貨物調入殘次品庫。

XLJ公司倉庫運作中存在的問題

通過對XLJ公司倉庫的運作流程進行實際考察，結合對倉庫員工的情況反饋，可以看出XLJ公司倉庫現存的主要問題包括：

入庫流程存在問題，通常到貨時需要倉庫所有員工停止正常工作參與卸貨以及清點工作。因為到貨清單不能提前送達倉庫，倉庫無法提前做好準備。

退貨管理混亂，線上線下的退貨集中堆放到退貨區，導致退貨的清點工作困難。清點退貨時難以區分產品是否可以二次銷售，不能二次銷售的產品缺少及時有效的處理方式，殘損區積壓嚴重。

倉庫單據過多，同樣內容的單子需要打印多份，如出庫單打印五聯單，揀貨單打印三聯單，而這兩個單子只有格式不同，內容是同樣的，并且揀貨單并不需要多個備份。

XLJ公司倉庫運作流程優化

針對于以上問題，我們對XLJ公司倉庫的運作流程進行了優化，優化建議如下：

通過與第三方配送公司協商解決送貨前無法提供送貨清單的問題，為倉庫提供一定的準備時間，可以提前做出入庫計劃，減少因為采購入庫工作對倉庫正常工作產生的影響；簡化入庫流程，提前錄入采購入庫單，根據采購入庫單核對到貨實物，降低出錯的概率。

在退貨區中區分放置不同渠道的退貨，從而使不同渠道的退貨都有據可查。及時處理退貨區中的退貨，倉庫需增加檢測設備或人員對退貨進行鑒別，將不能二次銷售的產品放入殘次品區，能夠二次銷售的產品調入正常庫位。定期處理殘次品區存貨，例如通過內購或是回購，減少殘次品庫存。

通過熟悉倉庫作業流程，減少重復單據的打印，例如揀貨單只為方便揀貨時使用，可以通過其他渠道來替代紙質揀貨單，例如通過PDA完成揀貨信息的傳達，方便撿貨人員更好的完成工作。

通過上述的優化措施，在一定程度上減少了XLJ公司倉庫運作中存在的浪費和低效率環節，提高了倉庫整體的運作效率，同時在長遠來看降低了倉庫的管理成本。

（作者單位：長春工業大學）