美國研究型大學圖書館年度報告調研及啟示

張鑫　王榮坤

（東北大學圖書館，遼寧沈陽110819）

美國研究型大學圖書館年度報告調研及啟示

張鑫王榮坤

（東北大學圖書館，遼寧沈陽110819）

通過對56所美國研究型大學圖書館網(wǎng)站的調研，對其發(fā)布年度報告的時間范圍、形式等進行了梳理和總結，分析年度報告的內容，并探討年度報告的作用及對于我國高校圖書館的啟示。

美國研究型大學圖書館年度報告

1　引言

19世紀后期，隨著針對圖書館館長的培訓展開，美國圖書館的管理變得更加專業(yè)化，圖書館年度報告作為圖書館管理的一個重要組成部分，也成為了圖書館與外界交流的主要工具[1]。圖書館年度報告是關于每一財年圖書館年度熱點、重要活動、學術研究與交流、榮譽和獎勵、財務工作、人員摘要、資源建設、讀者服務與培訓、組織機構、捐助信息等各項工作的報告[2]。圖書館年度報告不同于年度工作總結，不是圖書館本年度所有工作的具體羅列，而是對圖書館重要活動及成就的展示，其目的在于展示圖書館的發(fā)展并得到額外的募資用來支持圖書館，是捐助者、圖書館董事會成員、志愿者、圖書館管理人員、圖書館用戶及潛在的支持者共享圖書館成就及目標的理想方式[3]。正如加州大學伯克利分校圖書館館長Thomas C.Leonard在2000～2001年的年度報告中所寫：“年度報告不是簡單做個成績總結。對我來說，它更像是一個圖書館和它的朋友之間的交流[4]。”

隨著我國高校圖書館管理水平的提高及投資結構的變化，圖書館年度報告逐步引起了社會各界的關注。年度報告這種呈現(xiàn)方式一舉多得，既有利于圖書館宣傳、反思、提升自己（身）[5]，也可以讓圖書館的領導、捐助者及用戶更加了解圖書館的工作，從而吸引更多的投資，以促進圖書館的發(fā)展。為此，筆者將同屬于美國研究型圖書館學會（ARL）及美國研究型大學協(xié)會（AAU）的56所圖書館作為研究對象，通過網(wǎng)站調研，對其發(fā)布的年度報告情況進行了分析和總結，以期為我國高校圖書館提供借鑒。

2　調研結果

通過對這56所圖書館的網(wǎng)站進行調研，發(fā)現(xiàn)有19所大學圖書館公布了年度報告[6-24]，約占統(tǒng)計對象的34%，其中公立大學12所，私立大學9所，且多數(shù)圖書館都會將年度報告置于圖書館網(wǎng)站較為顯著的位置，以便用戶能夠方便地閱讀。具體調研結果如表1所示（表中年代范圍均指發(fā)布年）。

從表1的調研結果來看，發(fā)布年度報告最早的圖書館為耶魯大學圖書館，該館從1899年就開始發(fā)布年度報告，已有100多年的歷史，而多數(shù)圖書館首次發(fā)布年度報告均在2000年之后。年度報告形式多樣，有HTML版、PDF版、電子雜志（如馬里蘭大學圖書館）及印刷版等，部分圖書館還推出了多種形式的年度報告。年度報告多數(shù)以總館形式發(fā)布，但有部分圖書館（如伊利諾伊大學厄巴納―香檳分校圖書館）則是由分館及各個機構獨立進行年度報告的發(fā)布。

表1　美國研究型大學圖書館年度報告調研結果

續(xù)表

3　年度報告內容分析

縱觀美國研究型大學圖書館發(fā)布的年度報告，體例完備、內容豐富、圖文并茂，因每個館的實際情況不同，報告內容也不盡相同，但歸納起來大致包括以下幾個方面：館長寫給讀者的信、使命宣言、主要成就、年度熱點、展覽活動、財務工作、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、禮物及捐助情況等。

3.1館長寫給讀者的信

年度報告的第一部分內容通常為館長寫給讀者的信，其內容包羅萬象，各不相同。如：羅格斯大學圖書館館長在2011～2012財年年度報告中對圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃、館藏資源、服務技術、服務內容、服務方式、人事管理方面的一些新舉措進行了概述并表達了對捐贈人的感謝；加州大學伯克利分校圖書館館長在2013年年度報告中圍繞“大校園，大數(shù)據(jù)”這一主題，對數(shù)據(jù)的重要性及大數(shù)據(jù)背景下圖書館員應如何為用戶提供更有效的數(shù)據(jù)處理方式進行了探討；而加州大學圣塔芭芭拉分校圖書館館長在2013～2014年年度報告中則是對一年來圖書館改造、空間的變化及服務方面的變化進行了歸納，并對用戶提供反饋意見進行了感謝。

3.2使命宣言

部分美國研究型大學圖書館會在年度報告中對其使命、愿景、戰(zhàn)略目標、價值觀、指導原則等進行闡述，如哈佛大學圖書館、加州大學圣塔芭芭拉分校圖書館、耶魯大學圖書館、普渡大學圖書館等。

3.3主要成就

包括圖書館在館藏資源收集保存和服務方面取得的成就，如圖書的數(shù)字化、數(shù)字資源的安全存儲、高密度遠程存儲中心的擴展、數(shù)據(jù)管理工具包的應用、圖書館開館時間的延長、開放獲取工具的推出、為科研人員開發(fā)出可以分享和出版其研究成果的網(wǎng)上平臺“Researchers@Brown”、學生信息素養(yǎng)教育方面的新舉措等。另外還包括圖書館工作人員所取得的成就、獲得的榮譽及其著作和論文情況。

3.4年度熱點

包括圖書館建筑的整修和裝修、設施和硬件的重新配置、消防噴淋裝置的安裝、分館的開業(yè)、圖書館的改組及圖書館的一些重要活動，如羅格斯大學圖書館“慶祝禁書周”的一系列活動、加州大學伯克利分校圖書館“馬克吐溫自傳的出版”“巴格迪肯口述歷史的出版”“圖書館大學生科研獎勵活動”、杜克大學圖書館“吉姆克羅口述歷史的數(shù)字化”及“杜克大學圖書館館員與智利圖書館員的交流”等。

3.5展覽活動

包括關于事件、人物、圖片、書籍等方面的展覽，如“911事件展”“路易斯阿姆斯特朗晚年生活展”“變形記——奧黛麗·弗萊克圖片展”“美國俳句大師尼克·維爾吉利奧的文集展”、藝術類圖書展及世界級收藏品的展覽等。

3.6財務工作

包括總經(jīng)營預算、圖書館材料支出費、工資和薪水支出情況、各類型資源的支出比例及不同年份圖書館支出費用的變化情況等。

3.7統(tǒng)計數(shù)據(jù)

統(tǒng)計數(shù)據(jù)通常包括館藏數(shù)量、數(shù)字資源數(shù)量、服務數(shù)量、圖書館入門數(shù)、資料下載量、捐助數(shù)量、員工數(shù)量、網(wǎng)站訪問量、網(wǎng)站流量、移動訪問量及Libguides訪問量等。

3.8禮物及捐助情況

多數(shù)圖書館都會在年度報告中詳細列舉該年度所收到的禮物及捐助情況，包括捐助的金額及捐助者的信息，如加州大學伯克利分校圖書館、加州大學圣塔芭芭拉分校圖書館、康奈爾大學圖書館、哈佛大學圖書館等。

3.9其他內容

除上述主要內容外，圖書館年度報告還涉及圖書館人員情況、組織機構及分館、圖書館咨詢委員會、捐贈者俱樂部、讀者表揚信等內容。

4　年度報告的作用

4.1促進圖書館管理水平的提高

在撰寫年度報告的過程中，圖書館各部門負責人都會對本部門上一財年的工作進行全面、認真、深入、細致的總結和梳理，進而不斷更新管理理念，提高管理水平。而館長在匯集、歸納各部門年度報告的基礎上，對其加以提煉、升華，就會形成關于本館整體工作的高屋建瓴式的條理和思路[25]，制定好整體規(guī)劃，從而大大提高圖書館的整體管理水平。

4.2促進圖書館服務水平的提高

通過每年的年度報告，可以把本館成功的做法和經(jīng)驗、失敗的做法和教訓積淀下來，在今后的工作中，揚長避短，更好地為用戶提供服務。同時，通過閱讀其他圖書館的年度報告，也可以了解其他圖書館在各項服務方面的新舉措，從而更新自己的服務理念和服務內容，提高服務水平。

4.3擴大圖書館的影響力

一份好的年度報告，可以成為圖書館面向社會展示的另一扇窗口及圖書館與外界交流溝通的一種有效途徑。通過發(fā)布年度報告，可以更好地宣傳圖書館，讓讀者和投資人更全面地了解圖書館的各項工作，改變以往大家心目中“圖書館就是借借還還”的印象，明白圖書館還可以提供各種各樣的服務與支持，從而擴大圖書館的影響力。

4.4促進社會各界對圖書館事業(yè)的關注

社會各界人士通過年度報告可以詳細了解圖書館資源建設、讀者服務、用戶培訓、圖書館管理、資金財務、館舍建設、人力資源、學術研究等工作的進展情況，以及圖書館取得的成果和存在的困難，從而增強對圖書館的理解和對圖書館事業(yè)的關注與支持[25]。

4.5有助于圖書館吸引投資和捐贈

年度報告通常用較多的篇幅列舉捐贈者名單，對捐贈者致謝，展示圖書館員工的創(chuàng)新工作，特別是捐助者資助的工作，另外還會強調圖書館的特色館藏及對未來的憧憬[1]，以進一步吸引捐贈。同時，年度報告吸引了社會公眾對圖書館事業(yè)的關注，促使社會公眾和機構了解圖書館的整體運營情況、圖書館資金來源及使用情況、投入產(chǎn)出情況，從而增加他們對圖書館投資和捐助的意愿，拓寬圖書館經(jīng)費來源渠道。

4.6有助于圖書館資金的合理使用

業(yè)務經(jīng)費緊張是當前圖書館普遍存在的一大難題。利用年度報告分析資金活動情況，以調整資金使用方向，使有限的資金發(fā)揮最大的效益，從而使圖書館更好地開展工作。

5　對我國高校圖書館的啟示

通過對美國研究型大學圖書館的調研發(fā)現(xiàn)，他們在年度報告撰寫及發(fā)布方面有很多值得我國高校圖書館借鑒之處。

5.1設定靈活的標題

盡管年度報告的重點在一個特定的時間段，但它的標題不一定以某年年度報告出現(xiàn)，而是可以采用更為靈活的標題。許多美國研究型大學圖書館都會將“annual report”作為年度報告的副標題，并賦予年度報告一個主標題。例如：

北卡羅萊納大學教堂山分校圖書館以“To Collect and To Serve”（收集和服務）作為2010～2012年度報告的主標題，然后通篇年度報告都圍繞這個主標題展開，詳細闡述由這個主標題制定的目標及取得的成就。

弗吉尼亞大學圖書館2009～2014年度報告分別以“Inge?nuity”（別出心裁）、“Great Expectations”（遠大前程）、“Recom?bination”（重組）、“Intrepid”（無畏）、“Alliances”（聯(lián)盟）、“Con?stant”（永恒）作為主標題，對該年年度報告進行了概括和定位。

一個鮮明的主標題可以對年度報告的內容和方向進行定位，為報告結構和思路的制定提供依據(jù)，賦予年度報告“靈魂”，讓年度報告變得更加生動具體、引人入勝。

5.2設計新穎的結構

美國研究型大學圖書館所發(fā)布的年度報告在結構上都很獨特，每年的報告都會帶給人驚喜。即便不同年代的報告中包含的是相近的內容，也會用新穎的構思重新對這些內容進行組織，采用生動的主題予以涵蓋，而不是采用固有的結構，單純地修改相應的內容。

以康奈爾大學圖書館為例，該館2008財年的年度報告以“收貨思想的果實”為主標題，圍繞“保持思想的活力”“思想之源”“為思想創(chuàng)造空間”“思想領袖”“精神食糧”“播種思想的種子”等主題進行構思，對圖書館該年度的館藏及事件和展覽、獎學金及訪問和研究、圖書館建設及服務、學生信息素養(yǎng)教育及員工情況、圖書館的推廣及影響力、統(tǒng)計數(shù)據(jù)及資助和捐助者等信息進行了闡述。

2010年的年度報告則以圖書館日歷的形式，為全年的12個月分別制定了“激勵”“創(chuàng)建”“學習”“挑戰(zhàn)”“創(chuàng)新”“轉變”“尋找”“發(fā)現(xiàn)”“溝通”“合作”“支援”“推進”主題，并圍繞這些主題，對該年度圖書館沙龍、有關林肯及達爾文工作材料的展覽、如何提供靈活透明無縫的服務、在經(jīng)濟困難時期圖書館思路的轉變、針對本科生提供特殊的館藏、隨處可用的學術資源、多種渠道的交流方式、“2CUL”及VIVO等合作項目的開展、部落原始語言的保護、基金會捐助項目“TEEAL電子農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)庫”的運行開通等主要活動進行了闡述。

2011年年度報告則以“用自己的話——我們是誰，我們在做什么，以及為什么它很重要”作為主標題，以圖書館員工的口吻，對圖書館該年度如何“開展深入的研究”“收集和保存歷史”“通過技術吸引讀者”“促進可持續(xù)出版”“彌合國際和文化差異”“深入社區(qū)”及“產(chǎn)生廣泛影響”等主要工作和成就進行了闡述。

新穎獨特的結構可以讓報告的各部分內容變得生動具體，激發(fā)讀者的好奇心，提高讀者的閱讀興趣，吸引讀者了解圖書館的工作，從而更好地發(fā)揮圖書館年度報告的作用。同時，也會提升圖書館在讀者及捐助人心目中的印象，促進各界人士對圖書館的關心和捐助。

5.3肯定捐贈者

社會團體及個人捐贈對于美國研究型大學及圖書館的發(fā)展有很重要的意義，因此美國研究型大學圖書館在撰寫年度報告時，會用較多的篇幅詳細列舉捐助人及捐助金額，以肯定和感謝捐助者。一方面可以使圖書館捐助經(jīng)費公開透明，另一方面也可以促使投資捐助人繼續(xù)對圖書館進行捐助，并吸引更多的社會團體、個人和企業(yè)進行投資，以彌補由于物價上漲等因素帶來的圖書館建設成本及購置費用的不足，從而推動圖書館事業(yè)的發(fā)展。

5.4針對不同的讀者發(fā)布不同形式及不同版本的年度報告

新媒體技術的發(fā)展為美國研究型大學圖書館年度報告的發(fā)布形式提供了更多的選擇，如PDF版、HTML版、印刷版及電子雜志等，部分圖書館還推出了多種形式的年度報告，供不同的作者方便地取閱。我國高校圖書館在年度報告發(fā)布時也可以針對讀者的閱讀喜好，發(fā)布不同形式的報告。如對于學生和教師可以提供在線的電子版，而對于校友和捐助者可以提供傳統(tǒng)的印刷版。同時，針對不同類型的讀者群，可以發(fā)布不同版本的年度報告。例如，在包含主要成就和年度熱點的基礎上，對于提交給主管院長的版本可以包括更具體的預算和支出、對目前服務的評估及是否需要增加人手的討論等；而提交給學生或教師的版本則需要更多地強調他們所需要的資源和服務。

6　結語

年度報告對于圖書館的發(fā)展具有重要的意義和作用。近年來，我國高校圖書館為適應市場經(jīng)濟的發(fā)展需要，開始突破原有的“坐商”形式，逐步樹立了融資的概念，向私人企業(yè)或巨額財產(chǎn)擁有人募集資金已成為我國高校圖書館籌措經(jīng)費的重要方略之一[24]。國內已有不少高校圖書館成功地獲得了港、臺及國外私人、基金會的捐助，如中山大學、廈門大學、北京大學、清華大學、同濟大學、大連理工大學等[26-28]。因此，無論從圖書館自身發(fā)展角度考慮，還是從對投資捐助人負責的角度考慮，我國高校圖書館都有必要發(fā)布年度報告，以便更好地提升自己并接受公眾和投資捐贈人的監(jiān)督。目前，我國已有越來越多的高校圖書館開展這項工作，如清華大學、北京大學、復旦大學、上海交通大學、東南大學、廈門大學等。借助于新媒體技術，這些館所發(fā)布的年度報告多數(shù)圖文并茂、內容翔實。如果能夠借鑒美國研究型大學圖書館在年度報告撰寫及發(fā)布方面的優(yōu)勢，將會更好地發(fā)揮圖書館年度報告的作用，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展。

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張鑫女，1984年生。碩士，館員。研究方向：資源建設及管理。

王榮坤男，1956年生。碩士，副研究館員，副館長。研究方向：高校圖書館管理。

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（2015-07-29；責編：張欣。）