遲英嬌

竣工材料的整理對后期資料的歸檔工作具有非常重要的作用，檔案是對工程的全面反映和文字記錄，檔案在歸檔前統稱為資料或材料，一個系統的工程從開工到竣工的一系列資料都是由相關資料人員在施工現場完成收集整理工作的，資料收集整理應堅持及時、準確、全面的原則，下面以煤炭行業單位工程為例簡述幾點單位工程材料整理時需要注意的事項：

1.資料人員應熟知《煤炭建設工程技術資料管理標準》的相關要求，建設項目開、竣工報告、檢驗批、實驗記錄等各項目的資料填寫要求、注意事項在《煤炭建設工程技術資料管理標準》中都有明確的規定，資料人員在驗收各階段資料填寫、整理是否規范時，應認真參考相關書籍。

2.竣工材料是對施工現場的真實反應，竣工材料須真實可靠，因此在竣工材料中嚴禁出現代簽字現象，所有簽字必須是本人完成，如果發現有代簽字，所有資料應不予審核、接收，應扣除監理、施工單位適當的資料保證金，并對建設單位相關審核人進行相應處罰。

3.為保證資料的持久性，單位工程竣工資料中不得出現純藍墨水、圓珠筆等不耐久字跡，如有的檢驗報告確系藍筆簽名或是藍色復印件，應在編好頁后將其復印一份（附后）一并存檔。

4.單位工程竣工材料原則上不得出現復印件，但由于有些廠商一批材料只能提供一套檢驗報告原件，有些原材料檢驗報告極個別確系復印件時，應在復印件上注明，超過1/6的復印件，將不予接收。

資料員在整理資料時應注意，各項材料的合格證必須是原件，在有些特定領域使用的原材料應按要求提供煤礦安全標識，合格證中不得出現復印件或是彩色打印件。

合格證需單獨貼在A4幅面的白紙上，同一類型的材料集中粘貼，如有鐵制或是材制較硬無法粘貼的合格證，需裝入信封中，并標注商品品名及卷內順序號。

5.頁號的編寫應注意：案卷內以每份材料為單位，從“1”起順序編寫流水號，有書寫內容的頁面一律要編寫頁號，需使用鉛筆編寫頁碼，編寫時須保證清晰可見，掃描時能看清頁碼。

頁號編寫的位置：單面書寫的材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號，圖紙頁號編寫在圖紙標題欄外面。

6.檔號章應嚴格按照科技檔案案卷構成要求，蓋在每件材料首頁的右上角處，并填寫序號（即每件材料的在案卷中的順序號）。

檔號章的規格大小：

（單位：毫米 ? 比例 ?1：2）

7.資料人員在整理竣工圖時，應注意在竣工圖編制完成后，應按標準折疊圖紙（A4幅面），并將標題欄外翻。并在圖紙正面右下角的標題欄上方空白處加蓋“竣工圖”章，如圖面已滿，可蓋在圖紙背面——標題欄外翻上方。

無論蓋何種章，都應蓋端正，不得蓋反、蓋倒，并要求印章清晰、完整，保證案卷的美觀和清潔。

竣工圖章的規格大小：

（單位：毫米）

8.案卷材料的裝訂：由于各地方的標準不一樣，有裝訂成冊的，也有按“件”裝訂，各內頁按一定方式對齊，一般采用左側裝訂，應將左、下側對齊，10頁以下的材料可用縫紉機軋邊的方式，過厚的材料裝訂時要用白色棉線在卷面左邊1厘米處，上下四等分打三孔豎向裝訂，結頭位于背面。竣工圖不用裝訂，采用風琴式折疊法裝入檔案盒。

9.資料整理齊全一套后，在不加蓋檔號章的情況下，即可復印，作為復印件歸檔，后一并加蓋檔號章。

10.資料歸檔時應注意嚴格按照資料交接程序辦理相關交接手續，在交接清單中應注明資料的名稱、種類、數量，檔案管理人員應認真核對資料的數量，保證資料在交接過程中的完整性。

11.資料的歸檔是一個長期、復雜的過程，檔案管理人員一方面要熟悉相關的專業知識，另一方面要跟上檔案管理要求的變化，在資料交接手續辦理后及時完成相關歸檔手續。

12.檔案管理人員在編制目錄時應將案卷目錄和卷內目錄分開編制，卷內目錄應盡可能詳細、準確，在條件允許的情況下可直接輸入檔案管理系統中，方便使用，但要求檔案管理人員反復核對所輸入的信息是否準確，避免出現錯別字等現象。

13.目錄編制完成后應完成相應的電子檔案存檔工作，隨著科技的發展進步，電子檔案越來越多的應用到我們的日常工作中來，根據檔案管理的新要求，電子檔案應與紙質檔案同時存檔，既提高了檔案的利用率，還為檔案保存的長期性提供了有力的保障。

14.電子檔案存儲時應注意存儲設備的病毒查殺，切不可泄露單位的重要資料、信息，檔案人員也應定期對自己常用的電腦進行病毒查殺，防止資料流失。

15.檔案整理前應編制符合單位實際的分類標準，按檔案資料內容進行歸類，如煤礦建設項目工程主要分為礦建、土建、安裝三大類工程，檔案管理人員應了解所要歸檔的內容屬于哪一類別資料，并根據資料性質進行分類。

16.檔案的查、借、閱應有一個系統的流程，檔案管理人員應嚴格按要求辦理查、借、閱手續，并及時跟進檔案的使用方向，督促借閱人員按時歸還檔案資料，切不可隨意轉借他人，造成檔案資料的丟失。

17.在庫房、閱覽室內嚴禁吸煙，工作期間吸煙，應及時將煙頭、煙灰、火柴桿等放入煙灰缸內，杜絕易燃火源，檔案庫房內外禁放易燃、易爆物品，檔案管理人員下班時應將檔案庫房內照明燈全部關掉，切斷各項用電器電源。每半年檢查一次防火工具是否齊全、是否有效，檔案人員下班應關好門窗，鎖好大門，送上報警器。

18.各單位應根據自己的實際情況制定切實可行的檔案管理流程和檔案管理制度，明確各相關部門及相關人員的職責，并做好檔案知識宣傳、培訓工作，增強相關人員對檔案法律法規的認識程度，自覺遵守相關要求，提升對檔案的認識程度。

由于有些工程項目從開工到竣工歷經的時間長，導致檔案的整理歸檔工作時間跨度大，在未完成系統的歸檔工作時，檔案資料的利用頻率高，使用時間久，極易造成檔案資料的流失，檔案管理人員應擔起自身的責任，及時了解資料的動向，督促使用人員及時歸還，必要時可采用相應的懲罰手段，確保資料的完整性。

目前，有些單位還沒有意識到檔案工作的重要性，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，具有重要意義。檔案管理人員應加學習，不斷提高和促進自身的文化水平，做好檔案管理相關知識的傳遞，落實工作，為新時期檔案工作貢獻自己的一份力量。

（作者單位：國投哈密能源開發有限責任公司，新疆 哈密市839000）endprint