我國政府知識管理實施障礙與對策研究

文/湘潭大學公共管理學院檔案學碩士研究生 夏玉婷

知識管理思想經(jīng)過三百多年的發(fā)展，得到廣泛的應用，不僅在企業(yè)中，而且在教育、圖情等行業(yè)也在不斷探索。作為社會進步主要推動者的政府，也是大量知識的貢獻者，近十余年來愈來愈關注知識管理。政府知識管理就是政府部門采用現(xiàn)代化的、先進的信息科學技術對政府有關信息進行收集、整理、傳遞和利用的過程，旨在打造學習型、服務型、創(chuàng)新型政府。知識經(jīng)濟時代的政府在處理所面臨的問題時，政府部門必須重視知識資源和知識的影響因素，并通過知識的管理和利用提高政府工作與行政的效率。

一、政府知識管理的作用與目標

21世紀信息科技的迅速發(fā)展，在現(xiàn)代政府中實施知識管理對提高政府行政管理效率、轉變職能和推進國家信息化建設步伐有著重要的作用，具體表現(xiàn)在：第一，能夠促進知識的集中。在政府這一行政組織中，是通過統(tǒng)一指示實現(xiàn)管理，知識管理能夠使員工表達觀點、處理問題更加自主，他們腦海中的知識會得到充分地發(fā)掘，如此形成的團隊更具集體創(chuàng)造力。第二，能夠促進知識的共享。傳統(tǒng)政府主要通過公文、報表、總結等形式傳達信息，在知識管理系統(tǒng)中，將無形的、隱蔽的人們的經(jīng)驗與知識，在政府組織中得以呈現(xiàn)，如此能實現(xiàn)知識的共享。第三，能夠促進知識的更新。傳統(tǒng)政府有些制度處于僵化的狀態(tài)，沒有活力，引入知識管理，最重要的是調動集體的學習熱情，營造一個學習的氛圍，讓組織處于良性循環(huán)的狀態(tài)。

政府知識管理的實施會使政府保持活力，無論是為實現(xiàn)政府自身的變革，還是推進社會事業(yè)的建設，都要首先設定應達到的目標，然后為實現(xiàn)既定的目標而不斷求索。政府知識管理的目標可以設定為：第一，實現(xiàn)政府部門的知識創(chuàng)新。不僅對基礎設施、技術等方面知識需要進行創(chuàng)新，而且對自身組織結構、制度等方面知識進行創(chuàng)新，并以后者為主要方面加大創(chuàng)新力度，力求形成不斷學習吸收新知識的氛圍。第二，實現(xiàn)政府部門的科學管理。社會的全面進步有賴于政府的科學管理，政府部門兩個重要的職能就是制定方針政策和提供社會服務。方針政策的制定離不開大量充足的知識以作決策的依據(jù)與支撐，社會服務的提供也需要政府部門積極搜集信息進行處理分析，才能提供正確的、人們所需要的服務。

二、我國政府知識管理實施的障礙

我國政府實施知識管理起步較晚，目前仍在初級階段，要實現(xiàn)既定目標仍面臨著不少問題與障礙，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）辦公設備陳舊，缺乏網(wǎng)絡知識共享平臺。政府實施知識管理是一個綜合復雜的過程，其中必然會涉及物質技術基礎設施建設的問題。最基本的是計算機設備的配備，盡管各種相關的辦公設備都已齊全，但是在利用的過程中，系統(tǒng)的維護與更新常常被人忽略，使得先進的計算機設備并未完全實現(xiàn)它的利用價值，其中包括硬件設備的維護、知識庫的更新、信息冗余問題以及有價值信息的加工提煉等。并且在網(wǎng)絡十分普及的今天，雖然系統(tǒng)平臺不難完成，但各項主要業(yè)務的互聯(lián)交換和資源共享并未如設想的那樣實現(xiàn)，各部門間仍以傳統(tǒng)方式交流，并未發(fā)揮網(wǎng)絡知識共享平臺的實質用途，譬如會議仍無節(jié)制的進行，指令由上至下的單向傳達等，因此，隱藏在員工大腦中的知識未被充分挖掘，網(wǎng)絡知識共享平臺只留有形式而無內容，仍然需要進一步推進。

（二）政府知識管理職責不明，知識傳遞不通暢。政府知識管理不僅涉及對知識的管理，還將會涉及政府知識設施與資產(chǎn)、政府知識活動、政府知識人員、知識管理績效評估等諸多問題。這項工程可謂龐大，但一般由政府相關行政人員兼職管理，由此在實施的過程中并不具體或者不夠深入，導致職責不明，許多方面仍停留在表面，沒有專門負責的管理人員進行規(guī)劃、執(zhí)行以及評估等，致使政府部門間知識流通緩慢。另一方面，政府部門用制度與規(guī)則規(guī)范員工，層級分明，從上到下實行垂直領導，下級只能接受上級的指令。知識按以范疇分類并被固化，得不到廣泛的傳播與共享，人民群眾從正規(guī)渠道同樣也很難獲取服務信息。

（三）人員知識共享觀念不強，部門文化創(chuàng)新力不夠。思想牽引行動，政府內部公務人員的知識共享觀念會影響知識管理實施的走向和趨勢。在政府組織的日常管理活動中，員工的思想受到嚴格的約束，規(guī)章制度成為他們行動的指南，固守陳規(guī)，削弱了組織成員展示新想法新方式的積極性。而且政府部門內部對于創(chuàng)新的獎勵措施也十分欠缺，并沒有重視員工的知識和思想，組織內部也就更難有自發(fā)地交流、溝通。同時，文化傳播與創(chuàng)新的力量，能夠促進適應型政府文化的建設，確保政府知識管理目標的實現(xiàn)。然而，目前政府部門并未將文化創(chuàng)新作為重點，政府知識管理研究相對也比較緩慢，在實踐中如何操作也沒有十分系統(tǒng)的論斷。如果在政府文化力仍然薄弱的時候開展知識管理，只會致使進展緩慢、效果不佳。

三、我國政府知識管理實施的對策

針對各方面的不足之處，為了更好地實施政府知識管理，實現(xiàn)其目標，筆者從基礎設施與技術、組織結構與制度、文化氛圍與環(huán)境三方面提出以下相關對策：

（一）完善實施政府知識管理的基礎設施與技術。1.及時維護辦公設備與更新信息系統(tǒng)。用于政府知識管理的辦公設備、系統(tǒng)已基本齊全，為了更好地進行知識管理，要疏通系統(tǒng)運行中的各種難題。首先，應不斷采用新技術、新設備、更新政府內外的辦公設備，及時對出現(xiàn)的硬件問題加以維修，定期檢測，為設備的正常使用提供了良好的保障；其次，做好信息系統(tǒng)的升級，查找漏洞、補丁等，防止黑客攻擊、網(wǎng)絡中斷、信息丟失造成的系統(tǒng)運行受阻甚至癱瘓等問題發(fā)生，為了確保信息的安全，知識共享能夠順利完成，必須維護好信息系統(tǒng)設備。

2.建設知識庫并提高信息開發(fā)水平。政府知識管理必須有方向的長期經(jīng)營，首先，積極建設政務知識資源庫。將經(jīng)過收集規(guī)范化處理的信息存入基礎信息數(shù)據(jù)庫中，再進一步整理加工挖掘和提煉其中的信息形成知識庫，包括顯性知識和隱性知識，為知識共享打好基礎。再者，努力提高信息開發(fā)水平。在政務信息資源產(chǎn)生、傳輸、存儲、管理、維護、服務等環(huán)節(jié)中，遵循一數(shù)一源原則，建立政務信息資源集約化采集、規(guī)范化管理、制度化更新的機制，采取制定政務信息資源采集目錄等措施，以此來提高信息資源的真實性、準確性和完整性。

3.搭建和運行電子政務知識共享平臺。以基本互聯(lián)網(wǎng)絡為基礎，電子政府要求在各級部門間和各組織內部實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的共享、傳遞，這就必須建立一個統(tǒng)一的電子政務知識共享平臺（如圖1），其包含兩個子平臺。一方面，要包括面向公眾的社會服務子平臺。通過業(yè)務平臺使企業(yè)、公民能便捷地獲取所有相關政府部門的業(yè)務應用、組織內容和相關信息，進一步實現(xiàn)個性化、一站式服務，如自主交水電費、辦理手續(xù)、網(wǎng)上審批、設立建言獻策專欄等。另一方面，要包括面向政府內部的網(wǎng)絡辦公子平臺。政府內部工作人員一般都是受過高等教育，集體智慧的收集與管理十分有意義，可借鑒愛問、百度文庫、W i K i的模式，政府內部所有人員在平臺中能互動式參與交流討論，隨時發(fā)表提問、解答問題、搜索答案、資源上傳與下載，打破身份職位的限制。

圖1 電子政務知識共享平臺

（二）健全實施政府知識管理的組織結構與制度。1.設立知識主管，促進組織結構扁平化。政府知識主管（CKO）即專門開展政府知識管理的核心負責人。作為政府CKO應擁有一些特質，如需要掌握現(xiàn)代化的管理方式、善于用系統(tǒng)工程的方法思考問題、熟知政府的業(yè)務、精通計算機等信息技術，且能將組織的工作部署與組織的信息化戰(zhàn)略相結合。政府C K O還應積極促進組織結構的扁平化發(fā)展以加速知識的共享。扁平式組織結構在降低政府管理內部層次、調動員工主動性上具有重要作用，這種方式更益于組織內部學習、開拓思維。管理者能夠通過強化上下級之間的有效溝通，加強實際操作層與領導高層間的直接溝通，逐步縮減以至最終取消中間管理層，這也有利于縮短知識傳遞時間和空間。

2.制定政府知識管理規(guī)劃并使其制度化。要使知識在政府管理中真正發(fā)揮作用，不再是虛談、臨時性工作，就要認真地制定政府知識管理的規(guī)劃，明確政府知識管理的方向、目標、策略、方法等。管理人員應當具有前瞻性，認清當今政府發(fā)展形勢，將知識管理的規(guī)劃納入到政府整體發(fā)展規(guī)劃當中，讓其成為確定要完成和遵循的一項制度，并不斷地加以完善和規(guī)范。在準備工作良好的狀態(tài)下，整個組織有明確目標與方向，就會有強大的動力促進任務的完成，因此這是政府知識管理實施中不可或缺的一部分，總領各項工作的開展。

（三）營造實施政府知識管理的文化氛圍與環(huán)境。1.堅持以人為本，提高公務人員知識共享意識。以人為本是政府知識管理中的一個重要理念。只有領悟到人是最具活力的創(chuàng)造者，是組織一切力量的源泉，在組織資源中是不可或缺并且占據(jù)主導地位的，才能促使高層管理者和公務人員的能動性、積極性和創(chuàng)造性得到充分調動，從而提高管理者的管理水平。為了激發(fā)成員的內在動力，可以對公務人員進行引導，將人員的共享成果納入績效考核的范疇，如完善晉升制度和薪酬體系，即根據(jù)知識管理的貢獻程度制定與之相適應的職位，以及實行“基本＋績效”的薪酬體系等。

2.努力建設學習型政府，推進政府文化創(chuàng)新。政府知識管理是在學習型政府基礎上開展，不斷學習積累知識的過程中才能迸發(fā)出文化創(chuàng)新。政府知識管理中文化創(chuàng)新包括政府組織文化的審核、內化、變革和維護。具體來看，一是政府組織文化的審核。即按照知識管理的規(guī)律對現(xiàn)有的文化狀況進行診斷，了解組織已發(fā)生的事情；二是政府組織文化的內化。即現(xiàn)有的文化與新吸收的文化相結合，明確知識管理的核心價值并考慮是否與政府結構相適應；三是政府組織文化的變革。即需要考慮政府知識管理過程中的學習型目標、創(chuàng)新制度會受項目的進程影響而不斷變化；四是政府組織文化的維護，也就是制定一系列的維護策略與具體措施。

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